做一个让各部门尊敬的采购

德客易采 | 为企业提供采购数字化建设方案 2019/10/21 10:57

作为一个企业中的采购,日常除了与法务、财务、审计这些职能部门有密切的沟通外,与各种各样的业务部门打交道更是每天的必备功课。这些业务部门中,有许多对于采购流程没有充分的认识,把采购流程看作他们开展业务的障碍,把采购看作一个处处刁难他们的部门;也有另外一些比较成熟的部门,能够配合采购并依靠采购部门的指导和帮助,从而使其采购环节做到顺畅、合规地运行。

新知图谱, 做一个让各部门尊敬的采购

采购部门是与内部各部门关系最密切的一个部门,涉及质检,财务,生产,销售,仓库,工程缺一不可等等采购员与公司的各个部门是相互支持的。采购员是服务于各个部门的,同时,各个部门也支持采购员,提供物料及收集信息反馈相互联系,相互支持,相互配合

1、 做一个合格的有大局观的采购员

采购人员的格局决定着我们看问题的高度和全面性。采购项目中,业务部门可能会纠缠在非常具体的细节上,使得采购项目时间拖延,甚至偏离方向;日常采购中,业务部门有时会因为几毛钱的小利,挑战采购流程。采购部门看到的是整个公司的采购行为,所以会有更加全面的信息来指导业务部门。全局视角,以结果为导向,都是采购人员必备的素质,也是回应业务部门挑战的必备法宝。

所谓的合格是广义的你只要做好本职工作,问心无愧的去处理每一件事情就是合格的。但狭义的理解是:一个合格的采购员,不像一个合格的员工那么简单,处处都要为公司的利益着想,每一分钱都要花的值得,而用最适合听价格买到最合适的产品这是每个采购员都应该具备的,而不是合格采购员必备的,合格的采购员,不但拥有采购方面的知识和技巧如:谈判技巧、财务知识、物流知识等,还应该有一定的技术基础,也要有比较广泛的知识;

能够很好的完成公司工作的要求,能够调和好公司与供应商之间的关系以公平、公正的态度做到以合理的价格采购到最好质量的东西。另外,协调好各部门关系,急他人之所急,在产品开发及生产前将所需物料提供到给所需部门。工作方面的协调能力:所具备的团队精神﹔工作中异常问题的处理﹔物料订购时质量问题的处理

2、做一个有原则公平的采购标杆

我们常说采购的原则是公开、公平、公正,在供应商开发和选择过程中,采购部门处于整个流程的主导地位,无论是供应商邀请、供应商评估、还是内部评估会议的组织,一定要在各个环节中巨细无遗地体现这些原则。 业务部门有时候有倾向性是在所难免的,采购在整个过程中要尽量避免倾向性,而是基于事实和公司整体利益的推荐和选择。 另外,采购需要事先把项目的规则定义明确,沟通清楚。 并在各个环节做到信息沟通的透明和一致性,保证项目在既定的规范框架下操作。

回扣是一个很普遍,也很敏感的问题了。因为在大众的观念里,采购都会拿回扣,即使你没有收,别人也不相信。不过如果要在不违背公司利益的原则之下,有时候供应商也是好意,和你合作很久了,因为你解决问题迅速或恰当,合作一直都很顺利,所以他们觉得应该回报你。

这个是坚决拒绝的,采购要始终牢记自己的职责。这个应该归为职业道德这一块吧,坚持做一个有道德的人,呵呵,切记采购的职责,常言道:吃人嘴软,拿人手短。

新知图谱, 做一个让各部门尊敬的采购 3、做一个懂业务的采购专家

跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。原则2的一个重要方法是换位思考,试着站在对方的立场思考。

采购的价值是帮助公司以合理的价格买到符合业务要求的产品和服务,不懂得业务运作的细节和需求的实质,很可能造成供应商的选择只是走形式,而结果解决不了业务部门的实际需要。要成为业务部门可靠的合作伙伴,让业务部门高看一眼,采购必须真正懂得业务,了解业务部门的痛点,并能从采购的独特视角,提出建设性的意见。平时养成对于业务有好奇心和勤于学习的习惯,向业务部门虚心求教;并从另一个角度,多向专业的供应商学习,就能不只成为采购专家,并成为业务专家。

4、做一个严谨的采购执行

采购在公司中是一个重要部门,跟公司利益紧密相连,因为采购成本的高低直接影响公司产品的销售价格;采购一职在任何一家工厂中是外界与内部一座桥梁,进行内外协调,为工厂利益而工作

采购的基本功是对于采购流程的把控,采购工具的运用和采购活动的组织。 这些活动,都以关注细节为其特征。 采购做事严谨,对每个细节明察秋毫,说出去的每句话都有事实和数据支持,不做过分的承诺,这些都是展现采购人员素质的关键要素。 能够打动业务部门的,除了帮他们解决问题,还需要从氛围上感染他们,让他们乐于与一个专业和严谨的采购一起工作。

对于采购来说,重要的是不要把精力都放在解决问题上,而是在问题出现前,有计划,有步骤,有管理的去避免这些问题的发生,或者减少潜在风险和并设定风预案, 比如供应商断料,在断料之前,我们是否有提前发现此风险,有没有针对风险去解决,有没有对应的预案,如果我们提前做好的这些工作,也许就不用再电话中骂爹骂娘或者是低三下四的求人,看似风平浪静,悄无声息的,但它是更高的一层境界。

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