干货推送|采购合同中的问题解析

德客易采 | 为企业提供采购数字化建设方案 2019/10/16 10:59

一般采购或公司法务人员作为合同制订、审查、管理的负责人,需要对合同里面的条款内容较为了解,如果不是专业人员根本就不知道要签订的合同的标的是什么模样,不可能在合同里写出这些设备的质量要求或验收标准了,所以采购合同的采购部门要与法律顾问密切配合共同担当起抵制采购合同风险的责任。

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一般合同主要包含以下要素: 1、主体,2、标的,3、数量,4、质量,5、价款,6、履行期限、地点和方式,7、合同解除、中止、终止,8、违约任, 9、争议解决方法。

而法律顾问主要的审查任务应该是: 1、主体,2、合同解除、中止、终止,3、违约责任,4、争议解决方法,以及合同其它风险的防范如所有权转移的时间、标的物灭失风险问题。

像标的、数量、质量等一般应属采购所要审查事项,因为标的的规格、数量是比较专业和细致的,法律顾问接触的机会少,不够专业,由公司采购审查对方的货物,则有利于工作效能的提高,有利于降低公司交易风险。

一、合同主体

关于合同主体是个很关键的部分。 一个公司的法定代表人来签合同的话是最好的,省了很多步骤,而如果是代理人来签合同的话,那就要看代理人的代理权限、行为能力、是否是表见代理。 其他问题一般只要注意是否合法就行,主要的营业执照是否通过年审。

二、合同标

合同标的要合法,如一般的公司交易不能进行黄金交易。 还有就是要注意对方对标的所有权。

三、数量

只有公司同意,买多少对法律顾问来说都没什么关系。

四、质量

质量是我最关心的问题,也是采购合同出现问题最多的地方。 我审核合同时,关注最多的地方也就是质量问题。 因为公司采购部门一般是独立的(即先由申请部门向上一级申请采购,待批下来后由采购部门统一采购)因此采购部门给过来的合同对标的质量只是一笔带过,而且连验收标准也是模糊不清。 对于采购合同来说,一般都应该由申请采购部门提出质量要求以及详细的验收标准。

五、价款

价款并不是最主要的问题,但是合同上我们应该记得价款的大写。

六、履行期限、地点和方式

这部分只要注意到合约里面有规定就可以了,一般采购部门会提供。

七、合同解除、中止、终止

这里面主要是注意在什么情况下公司可以单方解除合同、以及双方在什么情况下可以中止或终止合同。

八、违约责任

采购合同里的违约责任作为双方无法履行合同时的赔偿方案,最主要的就是违约责任必须清楚,可操作性强。 如对方没有在规定的时间里完成送货就得赔偿总货款的1%,违约责任里面最怕的就是写上一句“如果没有在合同规定的时间里送货,所有责任由对方承担”这样虽然规定了违约责任,但是没有一个具体可行的方案,万一以后合同出事,还得找很多的证据证明自己的损失,操作性太差。

九、争议解决方法

这里面只要注意管辖法院,采购合约,如果是采购方一般都会要求在自己公司所在地法院管辖,这个主要是看自己在合同中的地位而定。 当然绝对不能既选择仲裁又选择法院,也不能在选择仲裁时所选择的仲裁不是唯一的。

十、其它事项

采购合同里面还有一些很重要的东西如标的物所有权的归属时间、标的物风险转移时间、以及关于知识产权等问题。

当然合同用语也是一个应该注意的问题,总不能法律顾问审核过的合同,出现岐义连连模糊不清的语句,那就太不应该了,一般来说应该使用简短的语句,不要用长句。 如果用长句就必须紧扣语法。

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物资采购合同常见问题解析:

合同是明确供需双方权利和义务,维护双方合法权益的重要手段。

一、合同主体

问题: 合同主体不明确,导致合同当事人在寻求法律保护时,被法院驳回。

解析: 合同主体必须是具有独立民事权利能力和民事行为能力的公民、法人和其他组织。 合同应由法定代表人或其委托代理人亲笔签字或盖章,并加盖公章; 公章不得用业务、计划、财务专用章代替; 户名应用全称,且与公章名称一致。

二、价格约定

问题: 对货物价格约定不明确,在市场价格波动频繁的情况下,容易引起纠纷。

解析: 市场价格呈上涨趋势时,合同应注明: “供方严格按合同约定价格供货,不随市场变化而调整。 供方不得以任何理由推迟供货,否则,将承担违约责任和需方由此而产生的损失”。 在价格变化趋势不明显时,合同中可注明: “供方按合同约定价格供货,如遇特殊情况需做调整,必须经需方书面确认同意。 供方不得以任何理由推迟供货,否则,将承担违约责任和需方由此产生的损失”。

货物所对应的计量单位应准确,合同金额应明确是否含税金和运费等、运费及卸车费用的承担方、运输过程和运输方式的责任方。

三、质量验收标准

问题: 质量验收标准栏中填写“按国家标准执行”。 实际上很多材料的验收标准是根据使用范围来进行规定的。 例如,无缝钢管的标准有四种,《结构用无缝钢管》、《输送流体用无缝钢管》、《低中压锅炉用无缝钢管》、《高压锅炉用无缝钢管》,如果没有约定明确,供货商可能以低标准供货。

解析: 合同中应明确物资质量验收标准。 由于标准更新较快,合同中还应注明 “质量验收不限于以上标准,其中未包括的内容,执行现行的适用于该物资的国家和行业最高标准。

四、货物验收

问题: 合同中不注明货物的材质和生产厂家,供方可能以次充好。

解析: 货物验收时间、地点应明确。 货物的名称、型号、规格、数量、单价、材质、生产厂家、单位及总价格在合同中应准确、详细。 对技术性能参数较多、较广的货物,应另外签订技术协议作为本合同附件,避免型号不详或材质不清等因素造成发错、用错材料,影响工程进展和工程质量。

五、验收方式

问题: 忽视验收方式的约定。 特别是钢材,容易给供应商钻空子: 如果按理论重量计算,则供应负偏差材料; 如果按重量验收,则供应正偏差的材料。

解析: 验收应按合同中明确的数量,由双方在现场共同清点计量。 如签订钢材采购合同,则须约定是过磅验收还是检尺验收。

六、交货日期

问题: “合同生效后一个月交货”,这种约定比较模糊,交货日期缺乏限制性,存在因材料供应不及时而影响进度的风险。

解析: 对交货日期作出明确约定。 如需方有特殊要求,则应在合同中注明“按需方电话或书面通知交货”,供方不按时按量供货时,应承担相应违约责任。

七、质保期限和质保金

解析: 工程合同中,业主一般扣留施工方一定额度的进度款作为质保金,为了转移和分担风险,供应商应向需方按同等比例留出质保金。 质保期的约定应与工程合同保持一致或遵循相关法律法规。

质保金的额度应不低于合同总额的5%,质保金的支付应注明“无息支付”。 签订大额、重要的采购合同(特别是与初次合作的供应商签合同)时,为了更有效的督促供方完成履约责任,双方有必要在合同中约定“供方在签订合同后*日内,必须向需方提交*万元的银行履行保函,如不按时提交,需方有权拒付预付款或解除合同,且需方不必承担任何违约责任。 *****后,需方将银行履约保函原封退还给供方。

八、结算方式及期限

问题: 提货前全额付款。 这样的条款增加了需方风险,降低了对供方产品质量、售后服务及违约责任的约束,不易维权。

解析: 预付款的支付比例,一般应控制在30%之内。 双方确定预付款、进度款、提货款、验收合格款和质保金的支付条件和比例后,还应明确货款支付方式(如转帐、承兑汇票、现金、支票等)。

付款时应谨慎: 如帐号、户名等与合同上的信息不相符时,应要求供方出具相关证明,经确认无误后,再办理付款手续。 供方提供发票的时间、开具的发票种类(如普通税务发票和增值税专用发票)均应在合同中明确约定,每次分期付款前,应要求供方开具与收款额度相等的单位财务专用收据,不得用白纸条代替。

九、违约责任

问题: 有些合同的“违约责任”为“按《合同法》执行”,这样过于笼统,不便执行; 另有一些合同只对单方违约责任进行了约定,这是不公平的。

解析: 供方的违约责任主要体现在货物质量、数量、交货时间和售后服务是否完全履行合同; 需方的违约责任主要体现在付款、提货和验收是否完全履行合同。 合同中明确违约金标准,应能有效维护守约方利益,降低违约行为的发生概率。

如材料供应商在价格波动频繁的时候签订供货合同,而合同对迟延供货或不供货的违约责任没有约定或约定不明,那么,供方可能在材料价格上涨时停止供货。

十、争议解决

问题: 有些合同对争议的解决只是“双方友好协商解决”,而当双方真正发生纠纷时,往往因为解决方式和地点的争议而变得难以协商。

解析: ①明确合同签订的时间和地点。 ②提出异议的期限: 对外观验收,可约定到货后几天内提出异议; 对需安装调试的设备,则要约定试运转正常、整体验收合格后几天内提出异议。

③解决争议的办法有和解、调解、仲裁和诉讼4种方式,但是,仲裁和诉讼是采取或裁或讼的原则。 合同中应尽量约定纠纷解决地为我方所在地的人民法院或者仲裁委员会,这样便于我方处理法律事务,降低维权成本。

十一、合同生效与失效期限

问题: 一份合同同时约定了合同生效或失效的多项条件,无法确定合同的真正有效期限。

解析: 合同生效有以下几种约定: ①双方签字盖章后合同生效。 ②预付款付出之日起合同生效。 ③合同自签订之日起开始生效。 ④合同有效期: ****年*月*日起至****年*月*日止(此期限必须大于工程承包合同中的质保期限)。

合同失效有以下几种约定: ①货、款两清后合同失效,但不免除供方的质保期责任。 ②在特殊情况下,合同无法继续履约时,经双方协商,书面签字盖章确认后,合同失效。

③当一方拒不履约或毁约,也不积极协商解决问题,给另一方造成重大损失时,守约方可书面通知违约方,提出终止合同的要求。 此时,守约方可以不继续履约,且不必承担此期间的责任,但违约方并不能消除其违约责任。 ④合同有效期(****年*月*日起至****年*月*日止)满后。

十二、其他约定

1、质量证明资料的约定: 货物的材质证明书(或产品合格证)必须随货同行,供方不能提供生产厂家的材质证书原件时,应在复印件上加盖供方公章。

2、售后服务承诺: 应要求供方在合同中承诺接受问题的响应速度和处理问题的最长等待时间。 如: 接到客户投诉后两小时之内予以回复,如需现场维修,*天之内安排工作人员上门解决问题等。

3、合同中信息的填写应真实、准确、全面。 如单位名称、委托代理人、电话、帐号、税号、开户行等。

4、对合同双方的简称应统一标准。 如供方与需方、卖方与买方、甲方与乙方,在一个合同中只能体现其中一组。

5、合同一式*份,双方各执*份; 合同的传真件、复印件均有效,具有同等法律效力。 必要时,还可将供方的投标资料及其他书面承诺等资料作为合同附件,约定具有同等法律效力。

6、技术协议(或补充协议)作为合同附件,具有同等法律效力。

7、在合同中应注明“供方确保所供货物的性能、原材料等在安全、环保方面符合国家相关标准、规范和规定”,需方在采购时,应优先选择通过了安全、环保资质认证的供应厂(商),倡导健康环保,安全生产。

8、当需方驻厂监造或供方工作人员到需方施工现场进行作业时,应在合同中明确双方各自应承担的安全责任、费用和应尽的义务。

十三、其他注意事项

1、在签订合同前,必须对供方的资质进行评审: 供方是否具有所供货物的资质; 供货范围是否在其营业许可范围内; 代理人是否持有法人授权委托书; 提供的评审资料是否在有效期内; 所签合同金额是否低于其注册资本等。 若采购特种设备等特殊物资,供方还必须提供相应的专业生产资格许可证。

2、采购合同必须经会签后才能正式盖章签订。 大宗材料采购必须实行招标,对市场进行充分调查,选择性价比最优的供应商。

3、物资管理人员应了解材料的性能、规格和质量标准等,熟悉《合同法》、《民事诉讼法》、《仲裁法》等相关法律法规条款。

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