流程管理如何在企业落地?

2019/05/13 18:08

新知图谱, 流程管理如何在企业落地?

昨天部门开流程优化方法研讨会。主要是总结流程优化项目管理方面存在的一些问题,反思过去一年中流程优化方法的推广效果,希望能更好地完善方法论并很好地应用到以后的工作中。

具体细节就不在啰嗦,我主要是想说说有关流程管理方法在企业推广和落地的问题。因为之前也有很多网友咨询我类似的问题: 流程管理方法如何落地? 主要是以流程优化方法论为例讨论一下这个问题,也算是“抛砖引玉”,请大家不吝拍砖。

流程优化工作是我们开展最多的一项工作,所以在此方面经验也是非常丰富。为了便于工作中推广,我们甚至专门提炼了一套方法,命名为“ 流程优化六步法 ”。

我们在日常工作中非常注意方法论的推广,但我们同样也会遇到类似的困惑:怎么别人就不采用呢?后来我们做了很多方面的尝试,在这方面终于算是有点进步,这也是为何今天想和大家分享的原因。

遇到方法推广不力的情况,大多数人都喜欢找外在的客观原因。比如公司在这方面投入资源和注意力不足、别人不重视不支持等等。这些阻力是客观存在的,而且是非常真实地、强大地存在。但如果你的努力就止于此,那么你只能继续“郁郁不得志”下去。 突破在哪里?突破在于积极主动

新知图谱, 流程管理如何在企业落地?

首先你要认识到别人不接受你的方式是很正常的,为什么?因为流程优化项目工作是别人兼职工作,而非主业。流程管理方法论是我们关心的,而不是他有动力、主动关心的。就好像我们对他们的专业同样如耳边风一样。你必须客观接受这个客观现实才行。 不要抱怨,抱怨解决不了任何问题,也不要幻想“如果...就好了 ”。你只能基于现状去积极面对,努力改善它。别人为什么要接受你的方法呢?因为这个方法对他的确有好处,实实在在的好处,而且是一点就透的好处。

大部分人的做法是在公司内部做培训,为了加强效果一遍遍地培训。做到最后,流程管理人员像“过街老鼠”。原因就在于 培训对于方法论的落地只起10%的作用 ,就相当于告诉别人有这么回事。这也是不有意贬低培训的作用,这是非常残酷的客观事实。要落实到实际工作中,还有漫长的路要走。你心不甘是吧?想想你接受过的培训,培训效果难道不是一样吗?除了记住一些大的概念,你难道在2个小时的课程中掌握了所有吗?

根据我们的经验,一套方法真正落地, 只有别人在应用的时候才能记住它的好 。所以,这就是方法落地的关键所在。我举几个例子帮助大家理解。

主动提示别人应用

生物学上,只有不断刺激才会形成习惯,这同样适合于此。培训过后大家已经把“流程六步法”抛到脑后了。

那么在流程优化项目工作正式启动后,你就需要在必要的节点(比如六步)和必要的时刻(在此项目的风险点和核心质量把控点),把方法搬出来。比如发一个友好提示邮件,内容要非常简练。主要是把接下来的步骤、大概的工作、开展的方法、重要的风险及质量点、以往项目的案例模板发给项目经理参考。

新知图谱, 流程管理如何在企业落地?

这个时候,一般项目经理是比较乐意接受的。当然,如果你的公司有专职流程优化项目管理人员可能不能这么做,这样做也许他会反感,但对于大多数公司兼职推行流程优化工作的情形下,这样做有利于与项目组建立信任、推广流程优化方法、把控项目质量和风险,这是共赢的!

在一些颗粒度比较大的优化项目上线时,测试往往是非常至关重要的环节,可以说关乎整个项目的成败。但经验不足的项目经理会这样安排测试工作:A和B下周做测试。这样就行了吗?远远不行。到底该怎么测试才能保证效果呢?

这其中涉及到测试方案全面性的设计,涉及到测试过程的管理及人员安排等一系列问题。所以,针对核心项目,我们有时候亲自编排“提示性”《上线测试设计表》,比如我们会考虑到新流程需要测试的单量、单的类型、交叉功能点、不同区域、服务器负荷等等。项目经理看到这样的例子,马上就会心领神会我们曾经使用过此方面,结果有几个项目经理主动在项目上线阶段使用了《上线测试设计表》并运用的非常好。这就是方法落地最好的例证。

让方法变得更简单

新知图谱, 流程管理如何在企业落地?

也许作为专业人员,你的流程优化方法加上所有的模板和案例可能有100页PPT,但要想让别人接受,最好控制在5页PPT之内。也许这让你很为难,你不愿意舍弃任何关键知识点,因为他们都像你的孩子一样宝贵。但我告诉你,这样做的后果是别人忘记所有。所以,既然如此,倒不如就 保留你最想让别人掌握的 。比如在方法推广初期重点在于推广“流程优化六步法”框架即可,里面的细节可以先不讲。我们现在计划把10个工具模板,减缩为3个,这是需要勇气的。

注意引导的力量

全员流程优化建议,我相信很多企业都在开展,但很多效果很不理想,意见箱中永远空空然。为何,因为很多人并不知道提什么?他对优化空间视而不见。这个时候我们就需要 注意引导 。比如 我们会总结一下以往所有流程优化项目/优化建议等案例,然后总结出来一个“创新葵花宝典”,告诉每一位同事,一般优化的空间在哪里?帮助他一起找到改进的空间 。这种力量是巨大的。这样做的效果就是,我们的流程优化提案需要排队等候立项。

新知图谱, 流程管理如何在企业落地?

流程优化需求申报是流程优化方法论的核心之一 。每年一度的流程优化需求申报活动,也有同样的问题。如果你只是发一个邮件告诉各部门要提交优化需求申报了,这样做的效果就是激发了个别对优化特别感兴趣的人的创意,但大多数同事仍然无动于衷,原因是多方面的:不知道为何一定要提、不知道提什么、一时忘记了等等。

这个时候我们要做得就是,邮件要多发几次,要亲自找部门领导引导申报。他说不知道该怎么提?你说比如你们部门哪些工作占用工作量比较大?经常发生的问题环节在哪里?客户投诉多的地方在哪里?等等。如果他说好像没什么需要提的,你可以提示“XX工作好像经常出现问题的,要不要申报”等等。很多事情就是一个循环,当你激发引导好的话,流程优化就开始向正循环发展,否则向负循环发展。 所以方法论的落地离不开具体工作配合,要相辅相成

以上只是拣了一些代表性的案例说明了一下。流程管理方法论落地的方式是多种多样的,有时可以说是千奇百怪(比如我们为利于大家好记好传播,就给方法论起个名字;有时候我们写一封表扬信,其实意在提醒、激发、引导或者推广某些核心方法)。所以,今天也不可能道尽所有的落地策略。而且方法的应用,要考虑企业当时的具体环境,所以方法并不一定能照搬。

但, 有一个东西确实通用的,这是所有让方法论落地的灵魂,那就是主动积极 。你只有坏着这个态度和信念,落地的方法就会源源不断。

免责声明:本文系网络转载或改编,版权归原作者所有。如涉及版权,请联系删除

END

更多新知

知识库

已收录新知
2 4 3 9 0 5