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时间管理。

王智远 | 智远的独立思考空间 2020/03/11 09:00

“勤奋不一定效率

要聪明的利用“时间管理”。

在现实生活中,很多人对于时间管理的理解有所误区,认为通过各种 “时间管理的软件” 就可以提高自己的工作效率,而实际中, 单纯的增加效率的快慢,只会让自己变的更忙。

当然你也肯定感叹过自己为什么时间不够用,前些天看到一个特别有趣的问题: “工作占据了自己太多的时间了,没有精力去学习,锻炼和提升自己的机会都没有了,怎么办”。

但凡工作了几年的人,多多少少都面临着以上的问题, 忙了一整天还在忙,所以,你可能真的需要时间管理。

网上对于时间管理的定义各种各样,在智远看来,时间管理的目的, 首先是帮自己过的更幸福,提高生活质量。

从而让自己分清生活中哪些事情是 最重要的,把时间花在可以成长,可以利用的地方。

其次“时间管理”,能让我们更有效的去梳理自己的“业务”, 自己每天CPU大脑要处理的多项进程,从而给大脑留出缓存的空间,不那么的忙碌。


01

什么是时间管理

在维基百科上是这样定义的: 时间管理就是利用技巧,技术和工具,帮助我们完成核心的工作,实现目标。

时间是一种快速移动的资产:

上帝是公平的,给予我们每一个人一天24小时的资产,但是为什么很多人抱怨时间不够用, 真的有那么忙吗? 这是我们应该去反思的问题。

其实我们拥有的时间可完全由自己支配,既然时间是一种资产,那么浪费时间必须要承担风险,规避风险唯一的途径,就是 “学习有效的管理自己的时间”。

新知达人, 时间管理。

(图片来源图虫创意)

了解全天时间拆分:

要想学会“时间管理”,首先要弄清楚时间的拆分,智远结合自己的实战,我通常会把一天的时间分为3 个方面:

1.工作中的时间

2.外界占用的时间

3.自己占用的时间

工作中占用的时间:

我们每天到达公司,面对自己的上级领导,开会,总结,汇报,日常布置的任务, 每天要完成的核心事件,拜访的客户,回访等日常工作,这些都是属于工作当中的时间。

外界占用的时间:

早起起床洗脸刷牙,上下班的路程,吃饭,刷短视频,信息流,回到家中陪家人,孩子,妻子,晚上睡觉等这些时间,智 远通常称为外界占用的时间,这些时间是不可避免,而每天必须发生的。

自己占用的时间:

智远把这部分时间也称之为可以支配的时间,比如下班后,周六日双休,单休的时候, 这部分时间可以不受到领导,乃至公司大范围的控制,可以利用这些时间去读书,学习,健身等。

新知达人, 时间管理。

(图片来源图虫创意)

时间管理的重要性:

以前不相信这句话,现在备有感受: “怎么样过好一天,便如何过好一生”。

“时间本质是一种复利思维” 我自 坚持写作开始,每天都会让 自己的 大脑进行输入,输出,思考,复盘, 这样才能 更好的去成长 ,打破不同时段的 认知瓶颈,我认为这就是时间管理的重要性。

其次智远认为 “时间管理”针对于每个人的阶段不同,产生的效应也是不同。

比如对于小学,中学生而言,时间管理是为了培养孩子的 “启蒙阶段正确意识” ,好比参天大树幼苗时期。

到了大学时间, “时间管理”,较多的投入在于“学习” ,养成良好的作息习惯。

比如这个阶段的学生,可能面临不想上课,玩游戏,谈恋爱,社会社团活动,人际交往等, 任何一个问题的出现,都可能让大学生步入弯路。

步入社会之后,成年人需要的“时间管理”, 在于更好的支配自己的时间和精力。

把工作,生活,学习成长,职业规划合理化的进行分配,然后进行量化,从而让自己的每个阶段的目标感更加强烈,激发奋斗的动力。


02

时间管理STP1- 列工作清单

时间管理的本质就是 ”自我掌控 “, 从“精力”和“时间“两个方面进行掌控。

前者掌控的是大脑,而后者操控的是“时间”,只有先把这两方面分离,我们才能更好的去规划和运用自己的每一天。

我身边的故事:

以前我在一家公司负责市场品牌部的时候,招聘了一位新媒体运营H先生, 他的工作时间不长,但是每天却苦恼非常的多。

我发现他效率不是很高,有一次闲暇的时候我私下找他谈心,交流工作,他就给我吐槽:

周一到公司,从早起吃完早餐, 打完卡开始,自己就一直在忙。

为什么感觉事情这么多,本来安排的下午有一个用户要来公司参观,计划上午12点给用户发个信息,告诉下行程, 结果到下午临近两个小时,才有空发过去。

下午了4点了 ,却发现今天自媒体文章的推文素材还没有找完,内容创造写了一半,配图设计师没有做出来。

5点了发现 ,后天过节,你给我要的新媒体社群的“用户活动方案”大纲,还没有写出来, 感觉每天都要加 班,工作好累。

同样的时间和精力的投入,KPI以及结果自己还没有另一位同事的好 ,我该怎么办?感觉好心累。

新知达人, 时间管理。

(图片来源图虫创意)

听完了他的问题,相信很多初入职场工作的朋友也有感同身受过,这类问题的核心在于 “时间管理”上 ,时间管理不好, 特征就会出现很多。

比如 无法合理的把我自己的工作进度 不擅长分配长期项目和紧急事务的时间 工作忙碌或者空闲的时间安排不合理 ,自己独立推进一个项目的时候手忙脚乱等。

那么如何进行合理化分配,时间管理的呢? 我给他分成了四步骤, 第一个步骤就是“列清单”。

第一步按照上面所说,从自我掌控的部分开始梳理,列下清单, 把自己每天要做的每件事情写下来,明确相应的目标。

为了 目标的切实可行,我们在 目标设定的 时候 ,需要遵照 (SMART法则) 我让他私下学习这套分析工具 ,然后在根据自己的经验进行合理的预估要投入的时间。

S-Specific:目标一般要足够明确的,不能够模糊

M-Measurable:一个目标必须可以经过努力实现的

R-Relevant:目标必须和其他目标具有相关性的

T-Time-based:目标必须有明确的截止期限

然后,经过沟通,我帮助H先生梳理了下周某一天要做的事情,大概的清单如下:

1.完成日常自己撰写品牌推文1篇

2.沟通其他类目频道文章2条,3条内容推送

3.和社群运营沟通一周社群活动

4.和商品部对接一周APP首焦商品排期,提前规划内容

5.与品牌部门媒介沟通公众号换量要求

6.当天其他自媒体号内容的分发

7.做好上周公众号的周报

列清单只是手段,找 出核心要做的事情的排序才是最重要的 ,其次列清单可以避免我们在那些不重要的事情上 消耗自己大量的注意力,耐力和个人精力。


03

时间管理STP2- 做任务排序

在时间管理中,做排序最常用的工具是 “二八效应定律” ,也成为帕累托法则, 核心表达的意思是 工作中80 %的成效是由 20 %重要的事务决定的 ,而 那些毫无效果的琐事, 占据了我们80%的时间

所以进行优先顺序的排列,确认事务紧急度和重要度,是保证我们工作效果的关键, 这也是整个时间管理中最重要的部分。

新知达人, 时间管理。

(二八定律)

80%多半来自于琐碎的事物,20%重要的少数事物,那么在工作中, 我们怎么判断少数的重要事物有哪些呢? 我们其实可以重点思考这几个方面的问题:

1.这件事情的价值是什么?

2.这件事情是必须完成还是非必须?

3.这件事情是否需要我亲自做?

4.这件事情如果不做,是不是就错过了窗口期?

衡量出事物的重要度和紧急度之后,我们需要 根据“时间管理”矩阵来进行相关事务的优先级别的排列。

时间管理优先矩阵,是一种结合现代实际行为的 “时间管理理论” ,把时间按照紧迫性和重要性ABCD四个种类, 形成时间管理,紧迫性是指马上,立刻需要处理,不能拖延。

时间管理矩阵,也叫时间四象法则 ,美国艾森豪尔将军指出,我们的精力往往被紧急但不重要的事情所占用着,而并未完全或者尽可能的将时间的分配与精力用在重要的事情上。

该法则的核心观点指出: 留多一点时间给重要的事情。

新知达人, 时间管理。

(时间管理矩阵,四象限法则)

那么对于时间管理矩阵的工作内容,我们采取的措施不同,分类的情况也是不同的,分别如下:

1.重要且紧急:

处理的方式也相对简单直接,就是“立刻去做”

通常优先级别最高,要立刻马上去做的,同时,如果放在“重要”的内容总是很多的,说明自己在“时间管理”方面出现了很多的问题,需要想法设法的去减少它。

2.重要但不紧急:

处理的方式通常是“有计划的去做,平时多做”。

这类工作通常饱和但不是很忙碌,可以集中精力快速处理或者攻下,做好计划,先紧后松,尽可能在日常,把时间花在重要但不紧急的事情上, 这样重要和紧急的工作量就会减少。

3.不重要,紧急:

处理的方式通常是“有选择的去做”

这类工作紧急,但是不是太重要,自己可以选择去做,也可以授权别人帮忙去做,比如自己在写某篇文章的时候,要找一个配图,当下要用,自己可以请别人帮忙,也可以让设计师协助。

4.不紧急,不重要:

处理的方式通常是:“日常做,少做”

这类工作通常完成周期性比较长,在当下也不紧急,也不重要,日常处理一点点就好了,比如自己用一周写篇文章, 那么每天码字一点就够,可以少做,合理抽出零散的时间去执行。

新知达人, 时间管理。

(图片来源内容创意

同样,我按照上面帮H先生列出来的清单, 按照时间的四象限法则和二八定律进行了分类和排序,得出了几个结论:

1.重要但紧急

(做好上周公众号的周报,因为今天晚上要发给领导,观察数据,做合理的新媒体运营规划,这件事要第一时间敲定)。

2.重要但不紧急

(完成日常自己撰写品牌推文1篇,和社群运营沟通一周社群活动,当天其他自媒体号内容的分发)。

3.不重要但是紧急

(沟通其他类目频道文章次条,三条内容的推送,和商品部对接一周APP首焦商品排期,提前规划内容)

4.不重要也不紧急

(与品牌部门媒介同事沟通公众号换量的要求)

这样下来,就非常的清晰,哪些应该排在上午需要完成的,哪些是下午可以进行的。

当然不重要和不紧急的,是不是在碎片化的时间, 比如喝咖啡的时候,午餐后下楼一起散步的时候进行沟通。


04

时间管理STP3- 计划并执行

当优先级排列后,我们就可以制定相关的工作计划了, 要记住,好记性不如一个烂笔头。

在这一步中,智远推荐你可以借助一定的辅助工具,使我们的工作计划可视化, 我经常用的是印象笔记 ,也有邮箱日历,台 历都可以,自己如果不喜欢也可以使用笔记本自带的软件。

印象笔记当中有很多“时间管理”工具模板,按照不同周期的都有,比如,年,月,日等, 智远推荐读者朋友使用这个PDCA工作计划模板,给大家截图参考:

新知达人, 时间管理。

(“日”PDCA计划进度表

那么在用这个工具之前,首先需要了解工具的基本作用是干什么的,先说下什么是PDCA的原则:

P-plan(计划):

包括方案和目标的确定,以及活动规划,任务规划的制定。

D-Do(执行):

根据自己已经知道的信息,设计出具体的方法论,方案和计划布局,然后在根据设计和布局,进行具体的运作,实现计划中的内容。

C-Check(检查):

总结执行计划的结果,分清哪些是对的,哪些是错的,明确效果,然后找出问题。

A-Action(处理):

对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并给予标准化,对失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决。

每一件事情,通常我们 会先做计划(P) ,计划完了以后 去实施(D)。

实施的过程中 进行检查(C) ,检查执行结果是否达到了预期,分析影响的因素,出现问题的原因,并提出解决的措施,然后再把检查的结果进行改进, 实施,改善(A)。

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