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累死你的不是工作,而是工作方式

同心动力管理洞见 | 激发积极改变 铸造商业信仰 2022/11/24 10:07

一个接一个地参加大小会议,面对微信中不断弹出的消息信息手忙脚乱,在繁杂的多线程工作中不断地切换注意力……你看起来非常忙碌,但却并没有产出什么成果。

面对这种困局,我们应该怎么办?接下来,和笔记君一起走进今天的文章,相信你一定会有所思考。

《浪潮之巅》的作者吴军,在《得到》专栏里,提及了Google刚进中国时候的一件事。

刚开始,Google总部对中国研发团队的评价非常低,因为“出工不出活儿”,北京的三四个工程师都抵不上Google总部的一个工程师。

后来吴军帮忙分析了原因,他发现,那些工程师都不善于找到最重要的工作并优先完成它们。

中国研发团队里,所有的工程师都是新人,没有人告诉他们该如何工作;

而在Google总部,新员工只是一小部分,所以很容易在有经验的员工带动下快速掌握工作技能。

之后两年,Google总部的工程师陆续来中国帮助团队梳理工作方式,而中国团队也会去Google总部交流,这种情况就得到了改善,中国研发团队也最终得到了总部的认可。

Google工程师这么聪明的一群人,尚且需要学习正确的工作方式,才能有效产出,何况大多数人?

我们一直都认为,如果一个人智商情商正常、学习和工作意愿高,就一定能出成绩。

但在职场上,有一些人,十分有意愿学习,也非常努力,工作产出却非常低。究竟是什么原因导致了差距?

通过对比这些人与产出高的人的工作方式,发现他们无一例外都存在三个问题。

1

只关注任务,不关注目标

假如你的老板正在飞机上,还有1小时落地,下来之后需要给客户做一个重要汇报,而你需要给他做一份PPT。

但因为你错估了时间,导致PPT草草做完,而且发现其中一些数据没有,你怎么办?

低效人士的做法是:疯狂地找数据,最后可能数据有了,然而PPT没有来得及做完,或者质量不高。

一般人的做法是:找人帮自己一起找数据。

而最高效的那些人,会根据老板此次汇报的目的,判断这些数据在其中的作用大小:

如果作用不大,那么就把时间花在完善重要页数、而不是找数据上,如果很关键,那么就找其他人帮忙,或者找一些替代数据。

这三类人之间的差距,其实就是 任务导向与目标导向的差距。

高潜力的人才是有共性的,具备这些共性的人,几乎做什么都能做好,而不具备的,几乎做任何工作都会障碍重重。

这其中,有一项共性就是 Result-driven(结果驱动)

那些高产出的人,未必动作更快,而是更善于判断,什么事情对结果是最有效的,然后,用尽一切办法保证结果达成,而不是死守着原有的工作任务。

实际上, 结果驱动不仅仅是一种工作习惯,更是一种思维方式。

比如,很多人经常喜欢问:“如何让自己对一个行业有真知灼见? ”

想想看,如果是你,会如何回答?

更好的回答方式,是反问她:“ 具备真知灼见的目的是什么呢?是想让客户更加信任你、还是想让老板看到你的进步?”

假设你是希望客户信任你,觉得你懂他,那你要做的,就是看这个行业里的客户有什么痛点,然后针对这几个痛点,下功夫研究和分析,有更多洞见,然后借机沟通出去。

了解一个行业,是一个太大的话题,没有目标,根本无从下手。

所以, 没有结果驱动的思维,而仅仅死守着工作任务,最终就是,出工不出活儿。

2

应激式工作,而非统筹式工作

如果你观察周围的同事,会发现,整天风风火火、急得上蹿下跳、各种任务来回切换的人,有时候产出并不高。

看他们工作,就好像打地鼠一样,打完一个,另一个又冒上来,连看的人都跟着焦虑起来。

而另一类人,他们做事专注、条理清晰、看起来很淡定,但最后,多困难的事儿都默默搞定了。

两者的差别就在于,第一类人总是应激式工作。

他们每天起来的第一件事,不是规划当天的工作,而是马上投入工作,以至于到了下班之后,发现还有很多事情没做完,而没做完的,可能又是最重要的。

另外,领导临时给个任务、客户临时有个要求、同事临时要个数据,他们都会停下手里的事情,去忙这些,最终,在任务的切换上花费了巨大的精力。这种应激式工作方式无疑是低效的。

那什么才是高效的呢?统筹式工作。

真正的统筹式工作,有几个特征:

1.有计划地工作

我通常周日晚上就会排好下周每天的工作,而每天早上会排好当天的工作。

而且,任务清单在工作的时候一直开着、实时更新,完成一项删掉一项,临时增加一项就插入相应的时间段,当天完不成的、非紧急的任务,我就改成第二天的日期。

这种方式,会让自己很有掌控感,多少事情来了,都不会乱了阵脚。

当然,在做计划的时候,你需要为高价值问题分配最多专门的时间。

因为, 大部分人在80%的时间里都是做无用功,根本原因就是没搞清楚真正要解决的问题。

2.形成自己固定的时间习惯

比如,在上午做需要烧脑的事情、在交通工具上听书、在饭后效率不高的时候集中回复微信消息和留言、在等人的时候构思下篇文章主题、在疲劳的时候刷一下公众号、在傍晚的时候跟团队开会、在晚上做一个简单总结。

这种习惯,一方面把不同难度的工作跟自己的效率波峰波谷相匹配,达到效率最大化;

另一方面,可以清楚地知道,5分钟、10分钟、30分钟,对我来说分别可以干什么,这样就不会一有碎片时间,就习惯性地刷朋友圈了。

3.及时记录、每天总结

当你正在工作的时候,老板布置了一个任务、客户又来了一个问题,你会如何呢?

很多人就直接扑到临时任务上去了,但真正好的做法是:

如果不是十万火急,你可以快速用关键词记在笔记本上,不需要任何思考,然后马上回到刚才的任务,做完再看笔记本。

另外,你在一天当中,学到了什么、犯了什么错误,当时也要记下来,因为过了那个时候,你很快就会忘,然后继续犯这个错误。

当然,这些记录,晚上都需要进行整理。

另外,记录还有一个好处,就是可以减轻大脑负担。每天的例行工作、自己常犯的错误,这些都可以列清单。

你的大脑是用来思考的,是很宝贵的,别把一支笔就可以做的事情,强加给你的大脑来做。

3

几乎从不“偷懒”

“懒癌”是第一生产力。仔细盘点一下,我们哪样创新不是因为懒呢?

不想走路,有了汽车;不想爬楼,有了电梯;不想打扫,有了扫地机器人……

工作中的大部分事情,并不是一次性的,而是持续的,那么就可以在第一次做的时候,搭好框架。

比如,每周要做的数据分析,这个事情是重复性的,所以高效的做法是:建一张excel表格,把固定需要分析的参数都做好公式,每周只需要把导出来的源数据贴进去,刷新之后参数就出来,然后只需要看参数来得出结论。

当然,这里所说的“偷懒”,不仅是善用工具,还包括善用他人。

比如,你从来没做过数据分析,那么就先去找找前人怎么做的;

比如,你有自己的团队或者实习生,那就不要做任何他们就可以做的事情;

再比如,去运营社群,摸索出一套群主激励机制,比你自己去做群主,要高效得多。

所以,这三个让你Work Smart的工作方式,听起来难吗?一点也不,而且你很可能也听说过。

但是,为什么很多人做不到呢?

1.工作环境所限

很多人的工作性质,就不是结果导向型的,而是任务导向型的。

他的工作岗位要求他做的,就是完成任务,至于背后的出发点,不需要知道。而且,领导有可能就是考核努力、考核苦劳,而不是考核产出。

实际上, 工作性质对一个人的思维方式、行为习惯的影响,大到超乎想象。

2.没有资深的人辅导

从开头的案例可以看出,Google工程师那么优秀的一群人,在从校园进入公司之后,也需要有经验的人辅导。

但很多公司并不像Google那样,重视对新人工作方式的培养,将Work Smart提到非常高的位置。

他们往往只重视教员工What (需要做哪些事情、用什么工具等等) ,却没有How (如何聪明地做这些事情) 和Why (这些事情对公司、对客户有什么帮助、要达到何种目的) ,导致员工的聪明才干发挥不出来,没有成就感。

3.思维方式固化

一部分人,会在工作多年之后,发现工作性质和工作环境的负面影响,醒悟过来想要改变。

然而,从学校踏入社会的这几年,是思维和工作方式形成的关键几年,如果任务导向、应激式努力、闷头蛮干的工作方式在大脑中固化了,形成了下意识思维,是很难扭转过来的。

4

学会深度工作,拯救专注力

1.不要不断分心,而要不断专注

科学研究发现:一旦你的大脑习惯了随时分心,即使在你想要专注的时候,也很难摆脱这种积习。

比如说,需要排队等5分钟或者是在餐厅坐等朋友—都是用刷手机来打发,那么你的大脑就可能已经被重新编排,从某种程度上说,就像是研究所里说的“心智残疾”。

这时你的大脑已经不能够胜任深度工作,即使你也会经常安排时间来训练专注的能力。

2.像罗斯福一样工作

美国第32任总统罗斯福在学生时代,爱好十分广泛,有拳击、摔跤、健身、舞蹈、阅读诗歌和自然学,他也把自己的课余时间都投入到了这些爱好中。

但是,他的学习成绩并没有因此惨不忍睹,相反,在大一7门课程中,他有5门优秀。

他是怎么做到的呢?

从上午8点半到下午4点半这8个小时,他预留出时间给背诵和班级课程、体育锻炼 (通常是一天一次) 以及午饭,余下的时间全部用于专注学习。

通过在这些时间内只攻读课业并以极大的强度攻读,他可以实现最高效的时间利用。

这个策略要求你在日常工作中,不时地像罗斯福一样发起冲锋。

特别要找出一项优先性很高的深度任务 (即需要深度工作才能完成的任务) ,估算出通常完成此类型任务需要的时间,然后设定一个硬性截止期限,但留出的时间远远少于估算时间。

每一次冲锋都是一个抵抗分心刺激的过程,实践越多,抵抗力也越强,专注度越高。

3.有成果的冥想

在身体劳作而心智空闲的时候 (比如走路、慢跑、淋浴) 将注意力集中到一件定义明确的专业难题上。

因个人专业不同,这个难题可能是为一篇文章列提纲,写一篇讲话稿,或者是打磨一个商业策略。就像佛教的打坐,你的注意力可能会涣散或停滞,但你必须不断的把它重新集中到当前的问题上。

4.远离社交媒体

在网络使用习惯中,采用关键少数法则。

关键少数法则也叫二八法则,是指在许多情境中,80%的已知效果源自20%的可能原因。这个法则告诉我们,只有最重要的2~3个活动将决定我们能否实现自己的目标。

把花在低影响力活动上的时间 (比如在微信上找老朋友) 转投到高影响力的活动上 (比如和一位好朋友共进午餐) ,这样你就能取得目标的更大成功。

因此,放弃使用一款网络工具的逻辑是放弃它所能带来的小益处,转而致力于你已经知道的可能带来更大益处的活动。

5.减少网络消遣

现在我们很多人都被手机“奴役”,恨不能一天24小时都拿着手机刷新闻、打游戏或者聊天。

如果是抱着打发时间、消遣的心态来刷手机,很可能大块儿的时间都被手机占据。

如果想摆脱手机的“奴役”,那就给大脑找一些高质量的替代活动,比如阅读、锻炼身体、和良师益友交往。

5

结 语

上班前,首先要根据轻重缓急将工作进行排序,思考今天最重要的几件事是什么,没有完成这几件事之前,坚决不做其他小事。

下班后,及时复盘今天的时间都用在了哪里?为什么会这样?如果这样高效,如何坚持?如果低效,如何改变?

周而复始,坚决执行。相信,你会迎来更快的成长。

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