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开会,从问题开始有奇效

创乎网 | 只有知识干货 2022/09/29 09:09

  • 内容来源: 精益管理人 ,作者 精益管理人 


开会是一种最高效的管理形式,人齐,当面锣对面鼓,快速决断。但当前,开会,成了众矢之的,有点像过街的老鼠。

实际上,是会议组织的不行,避重就轻,一言堂或万言堂,没有内容,没有责任人,没有时限,没有考核。

当时参会的人,人人欢喜---茶话会嘛;会后,人人义愤填膺---自己的困难一个都没有解决!

久而久之,会议就成了过街的老鼠。

一次,一位朋友告诉我,他刚调到一个单位的事业部当负责人,每次事业部例会,他问各个部门有什么困难需要协调的,大家头摇得像拨浪鼓似的,异口同声说没有。

于是,他就讲讲一些当前的工作,安排好之后就结束了,会议开得很“ 轻松 ”。

可是他经常看到售后服务经理,每天电话挂在耳边,不是扑这个现场的火,就是要去灭那个现场的火,一会儿请示这个,一会请示那个,一会邮寄这个物料,一会儿派人到现场干那,全公司就他一个人最忙,费用每天哗哗地流出去。

感觉他处理的事情99%都是突发事件,没有时间准备,客户投诉,领导骂,但是一切仿佛很正常。

售后服务经理忙的焦头烂额,好像已经习惯了;而别人该干什么干什么,仿佛与他们无关。

于是,他决定改变会议召开形式。

在接下来的一次会议上,他说道:售后经理忙,99%是为在坐的各位擦屁股,请问大家,为什么要把事情拖到最后让售后经理忙?

这么多紧急的事件,请问有几个是昨天才大风起于青萍的?

售后经理,你每天处理这么多事情,请问有几件溯源闭环了,有几件追责考核了?

本来在厂内花1元就可以解决的问题,到了现场要花1000元才能解决,每年因此造成的失败成本有多少?......

工作有问题很正常,问题就像是炸弹,但定时炸弹不可怕,可怕的是不定时炸弹!

于是,大家像倒豆子似的:这个事情太难了,我自己处理不了,没有能力处理,我就不说了;类似的问题我以前说过,最后都不了了之了,几次以后我就再不说了;

我以前就知道这是个问题,但我属于协同配合部门,主责在XX部门,应该由他们处理;因为以前发生过,一旦有人说了某个问题,一时找不到负责人,就谁说谁管;

这个问题一直有,经常紧急处理这类问题......

结果: 这个事业部,随时准备不知道何时飞来横祸,每一件事情都是十万火急的灾难,此时上上下下一片鬼哭狼嚎,客户投诉,领导骂,每个人肾上腺素飙升10几倍,战战兢兢,愁眉苦脸!

花费的代价是正常处理的几十倍。

我这位朋友,会上接话说到:这不是工作,更不是生活!从现在起,我们改变一下会议召开的形式。

  • 1/3 第一必须暴露 问题,谁不说,追责


今天会议,请所有人把自己负责的、配合的、纯属别人的问题(帮人就是帮己),不管是历史的,现在的,还是将来将要发生的,全部说出来,请会议秘书一条条的记录下来,投射到大屏上。

说出来后,事情不一定由你负责,由集体和领导评判谁负责;同时,如果分配给你的任务,你觉得有困难,可以当场提出你解决不了原因。

公司根据具体情况,确实超出你能力范围的,由公司领导解决。

如果属于你职责范畴,是你能力不够,一次、二次,公司领导可以帮助解决,长期以往,必将换人。

如果今天不说出来,以后假如遇到任何一个紧急事件,经过事后溯源,经判断是谁应该早就知道的,知道的不说重罚,主要责任的重罚,次要责任的跟罚。

接下来的会议进行地异常热烈,每一个人滔滔不绝,困难不说白不说。

最后一共罗列了40几条各式各样的隐性问题,威力有的像是手榴弹,有的是地雷,有的是核弹......全部投射在大屏幕上,不禁令人后背生冷汗。

  • 2/3 第二根据职责,落实问题处理主 体,干不好的,追责


有的是技术问题,让技术部领回去,制定闭环措施,写明责任人和处理时限;

有的是漏发货问题,让发货班组领回去,制定闭环措施,写明责任人和处理时限;

有的老是某一类物料质量问题,责令安质部仔细找出问题根源,约谈供应商,彻底解决产品质量问题,制定闭环措施,处罚供应商;写明责任人和处理时限;

有的是......

有的确实是重大棘手问题,由事业部领导亲自负责处理,制定闭环措施,写明责任人和处理时限。

总之,40几条问题立刻、全部名花有主!!!

会议要求会议秘书,会议纪要必须次日12点发布出来,所有责任人按此执行。

  • 3/3 最后每周 二例会,定期汇报进度完成状况,随时进行资源调配


固定每周二例会,40几个问题,一条条过,每一个责任人汇报一周以来开展情况。

无故不推进的,该完成而未完成的,会议当场批评,当月考核。

问题任务完成的,则销号。

有新问题的,直接往后添加。

......

就这样,时间过了3个月,在新问题不断添加的情况下,问题总体从40多条降到了20多条,半年后,问题常态化稳定在10几条上下。

尤为可喜的是,问题从刚开始 久、大、难、多 ,变成了 新、小 、(可) 控、少 ,一切尽在掌握!

会议问题导向,将不定时炸弹拆除了引信,变成了日常工作!

会议开得真正“ 轻松 ”起来!

这时候,售后服务经理,终于过上了这个行业,不是,所有行业售后服务经理应该有的工作和节奏。

平时不慌不忙,没有几个问题会留给他处理,因为凡是留给他处理的,必溯源追责,谁敢无故遗漏问题?!

他脸上,终于露出了久违笑容。

每一个人的工作,也开始真正变得轻松起来!

企业中,很多人喜欢将工作出现的问题,捂起来,养起来,导致问题越来越大,直至东窗事发。

组织,必须要建立一个问题主动暴露系统,然后逐步建立一个问题主动解决系统,目的就是将问题防于未萌。

实际上,只要你肯发狠,真正的问题没有几个。

没有问题是最大的问题,有问题正视问题却不是问题。

如果我们不能开诚布公地讨论问题,寻找解决问题路径,我们就找不到同甘共苦的伙伴。

领导者必须创造出能够让员工畅所欲言的企业文化氛围,不管是好点子还是馊主意,这才是一个企业的核心所在,否则受损的一定是整个企业。

法国思想家伏尔泰说过一句名言:“ 当雪崩来临时,没有一片雪花是无辜的 。”

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