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同程艺龙行政负责人肖鹏飞丨行政进化论:组织变革与企业文化品牌重塑

知行晓政 | 行政设施行业媒体 2022/09/28 09:26

 “在这个不确定时代,行政要如何调整自身来应对企业发展中遇到的困难?”

这或许是面对当下境遇,每个行政人都在不断思考的问题。

同程艺龙行政负责人肖鹏飞先生 洞察到如果没有新的组织模式、组织机制做支撑,即使企业看到了未来的发展方向,配备了好的战略思路,也可能由于组织惯性、组织能力跟不上,企业的战略目标难以实现。

因而他认为应对这个不确定时代的不确定性,行政的发展也需要有相应的组织变革和企业文化重塑来跟上企业战略的脚步。

新知达人, 同程艺龙行政负责人肖鹏飞丨行政进化论:组织变革与企业文化品牌重塑

在2022知行晓政S100行政峰会上,他 分享了面对企业业务受到疫情冲击,同程行政是如何从组织变革和企业文化重塑两方面,展开行动赋能业务充分发挥自身价值的。

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组织变革:持续「革命」发挥价值

“用个形象的比喻说,这几年我们持续在革命。‘革命’这个词有两层含义,一是我们不断革自己的命;二是我们通过革命让组织的健康度更高,在公司大环境里、在市场环境里,我们希望可以让自己的价值能发挥得更充分一些。”

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为了达到上述效果,肖鹏飞先生带领同程行政选择如下三步走:

1、自我革命

“第一步,革自己命的怎么革呢?其实我们做的很多举措很多大家都做了,比如降本增效,我们在全国有50多个职场,职场面积在20多万方。针对这么大的职场里, 分析逻辑肯定都是一样,首先看成本结构里哪些是可以调整的。

“举个例子,比如能耗,我们聚焦水、电,再把电进行细致分析,看楼宇里的用电结构哪一块用得比较多,比如核心机房占了用电的1/3及以上;还有餐食,我们有很大的食堂,食堂用电量也很大。就这样一点点拆分,拆分到机房,机房用电量最大,就到机房里和研发一起看机房服务器上架有没有冗余空间,比如现在有20个通道,每个通道服务器上架是不是合理,有没有可以调整的空间,可以降低能耗成本。 通过一步一步的分析、找举措,有助于降本增效举措的达成。

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我们不仅对能耗做降本增效的动作,还对所有商务合作模式做了调整。 譬如我们之前合作了很多物业企业,以前的合作模式主要是全包。但从2019年底到2020年我们开始逐步转变,从全包变为做部分外包,自己管一部分,把自己的成本盘活。我们行政团队的用工形式也在调整,更多采用灵活用工的形式,特别是分职场。 不断通过行政方式的转变‘革’自己的命。

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“不仅如此,我们还做了 采购调整 。以前集团的物资库存标准控制在2%, 我们慢慢调整库存标准和物资结构,以及采购下单比例。以前是见单就下,后来我们引导需求,做成集成订单 ,这样整个资源流转快一些,也不影响服务。”

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“同时, 我们扩展更多渠道 ,因为我们很多职场是自建职场或者购置的物业,所以我们调整职场里的空间,将释放出来的空间进行市场化。全国的职场基本上都在去年同步采取了这样的措施,空间利用充分了很多。”

2、主动承担

不给自己的工作边界设限,肖鹏飞认为行政还可以主动承担更多的服务职能。

“我们打破了组织的边界。 行政从2021年开始把行政服务延伸到综合服务 ,综合服务是什么? 我们把HR一站式人员入、离,IT装机,财务的报税,公共事务对外的一部分对接等等,都整合到自己的一站式服务里。”

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“大家肯定会认为一站式里人员成本会增加,但我们 优化所有流程,把冗余流程拿掉,把所有职能部门里涉及到服务的一些流程、系统、平台做调整,行政同学一个没加,但优化了很多其他职能岗位 。截止目前,用一年多的时间,将这块工作梳理得十分通顺,比如北京、成都等核心职场都已经跑得很顺畅了。”

“在这里,行政就不仅仅是行政,而是一个综合部门了。”

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除了综合服务,行政能做的还很多,肖鹏飞继续分享了同程行政主动承担的另一部分事务。

“我们一直在做一件事,就是文化的触达。通常企业文化由HR团队来做,但其实行政管全国这么多职场和物业,是最容易做文化和触达的部门。我们把这部分工作承接了下来,做文化的下沉。”

“承接文化下沉和组织的能力有很大关系,组织想发挥怎样的作用、能做哪些事情、能为公司做哪些事情,这当然取决于公司对行政的信任度,还取决于组织有没有承担的能力。”

3、赋能业务

组织慢慢渗透、延伸,能做的还有对业务的支撑, 肖鹏飞总结了同程行政助力业务拓展的两大支柱:助力业务推广和行研命脉诊断 ,针对这两大支柱,分别举了很详实的例子来进行说明。

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“2021年,我们为公司业务拓展做了很多工作。 第一是在政企方面,因为行政在全国拥有很多直接接触的资源,包括政府资源,在业务部门进行业务下沉落地之时,可以将其中一些资源与公司的战略进行匹配,我们作为桥梁,链接业务和政府。 比如去年,我们在安徽省苏滁中新产业园里落地了1000个工位的办公场地,这就是行政成为政府和企业之间桥梁的很好案例。”

“很多大企业都在做行研,我们也向大家学习,做了很多行业调研,比如采购环节、服务的行业调研,为什么要做这些? 一方面是为了让我们对市场有更多的把握和了解;另一方面,行研是为了促进公司在发展过程中,减少我们工作模块内的偏差。 我们的行研报告输出之后,能够对业务拓展输出一些保障。2020年我们就开始行研,并输出内容,其中会对收入结构、行业结构进行分析。 虽然不像很多咨询公司做得那么专业,相对来说,我们做得贴合实际,能够为公司在工作落地过程中提供支撑。

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肖鹏飞总结了这些措施的核心理念:“我们在组织建设过程中没有给自己太多限制,虽然组织在设置过程中有很多职能分工,有很多边界,但是,真实落到具体工作中, 我们没有给行政组织那么强的边界,还是希望以公司的核心发展为重心, 思考公司快速发展的时候,我们要做什么?公司遇到困难的时候,行政组织要做什么?怎么赋能业务?如何配置快速的组织机制?

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行政品牌重塑:与企业战略同行

随着企业发展变化,企业文化同样也在不断随之调整,要跟上企业战略的调整,肖鹏飞认为行政的使命、愿景、价值观也需要一同调整。

2020年4月同程艺龙品牌升级为同程旅行,推出了全新logo和slogan,需要将新同程文化因子融入行政文化中,通过行政品牌&文化建设,将公司文化落地沉淀,为此在今年3月19日也是同程行政日,同程行政做了2.0版本的品牌升级。

支撑行政标准化品牌升级外显的底盘,来自于 五个服务窗口、三大系统平台、两个管理体系

“为什么要做五个窗口、三大平台、两大体系? 文化形象的输出意味着我们需要把自己的工作晒出来 ,让职场里各个角落都有同程行政的logo,有同程行政的联系方式,设计自己的IP形象,在公司内部有自己的形象代言人,让同程行政的服务对自己员工、也对外全部开放。”

“为此我们建立了五大沟通渠道,企微里有渠道可沟通,也可以随时call所有服务前台,同时在同程OA系统上线了匿名的‘乐问’,什么都可以提、什么都可以问,包括对外显示。”

“所有沟通渠道搭建完,就考验我们业务底盘做的是不是扎实了。 底盘做得扎实与否主要在三个方面:第一,流程是不是规范,是不是能随时跟得上前端的业务诉求、前端需求;第二,是否设定了自己的目标;第三目标之外,市场化的东西有没有做得很好。

为了夯实底盘,我们整合打造了三个平台 ,第一,基于职场维度,比如职场业务布局、职场需求到职场租赁、职场购置,一直到职场运维,职场退出,以这条线为主,我们做了 极光平台 ,和所有HR系统、财务系统,包括服务系统全部打通;第二个平台基于物,比如物资需求,从需求到供应商的引入、供应商评价,到采购订单执行,再到后端的收货入库、出库、物资管理、物资退出,整个链条搭了 供应链管理平台 。第三个平台是将所有服务类进行整合,比如我们把员工餐食、访客预约等职场服务为主的平台进行了整合,整合之后形成了 行政综合服务平台 。三大平台支撑有力的支撑了我们的前端业务和前端服务。”

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“有了平台,就要解决人的问题、解决能力的问题,所以,这两年,我们针对自己的人才管理体系、人才过程培养、过程评价,我们有自己一套逻辑。我们希望人才的结构能够支撑前台的业务,支撑公司业务的拓展。”

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“这就是我们做文化方面拓展出来的策略,核心就是敢把自己晒出来,晒出来之后知道自己要做什么事情,而且怎么做才是最好的。这给了我们行政文化指导的方向, 希望行政管理标准化,推动综合服务平台化,然后促进行政内部服务更贴心和暖心,核心要促进行政组织健康运营、持续经营 ,为此我们更要经营好组织!”

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面对这个时代再多的不确定性,行政的核心价值和初心是不变的,变的是我们展现核心价值的路径。

在这条路上,有很多行政人在探索,每一种探索都可以带给我们对行政工作新的理解和顿悟。

再次感谢 同程艺龙行政负责人肖鹏飞先生 在本次峰会上的精彩分享。

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