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Zoho Projects项目管理软件应用集锦

Zoho云服务 | 企业运行和管理的一站式云平台 2022/09/23 17:35

今天,我们继续分享上周的Zoholics中国区用户大会内容,如果您错过了直播,不用担心,我们将陆续分享本次用户大会的话题。今天的内容是 《Zoho Projects项目管理软件应用实践集锦》 ,主讲人是Zoho中国项目产品经理,董小峰。



大家下午好,我是Zoho中国的董小峰,我今天为大家分享的主题是“Zoho Projects项目管理软件应用实践集锦”,我将从以下三个行业典型应用来为大家讲解。


新知达人, Zoho Projects项目管理软件应用集锦


什么是Zoho Projects项目管理软件?


它是一款在线项目管理工具,可以从项目规划,成员协作,数据统计等方面帮助企业实现系统化的项目管理。也可以帮助我们对项目进行WBS分解,让我们的项目规划可以清晰的展示在系统中。


Zoho Projects拥有多种成员协作的方式 ,即时聊天,论坛/wikis等,让团队成员之间可以直接进行线上协同合作,任务信息的更新也可以及时通知给每个成员,节省线下的沟通时间。系统中的甘特图和报表可以对项目进度进行清晰地展示,让用户节省制作各种报表的时间。同时,它还有Android和IOS的APP,让用户可以随时随地去管理他们的项目。


新知达人, Zoho Projects项目管理软件应用集锦


Zoho Projects相比于同类型项目管理软件,主要有以下几种优势:


  1. Zoho Projects在全球拥有 20多万家 的企业客户,值得信赖。


2.国际品牌,目前旗下拥有50多款软件, 可以延伸项目管理的范围


3.Zoho Projects从2006年到现在已经拥有了 16年的历史 ,产品功能比较稳定。


4.可以根据不同用户的需要对系统中的布局,字段,权限等进行 灵活的自定义


5. 扩展能力强 ,对外开放API接口,用户也可以自己开发插件进行嵌入。


6. 界面简洁,简单易操作 ,员工的学习成本低。








大家了解完Zoho Projects的基本情况后,接下来我们看一下Zoho Projects 的一些客户是怎么使用它来做项目管理的。


首先,我们看看Zoho Projects在新零售行业中的运用。


我们要介绍的这位客户是一家大型零售公司,在全国目前已经有了300多个直营连锁分店,遍布各个商业中心,我们在各个时尚潮流的购物广场中都可以看到它的身影。


在客户不断扩大他们业务的同时,简单的数据处理方式就不能满足他们现在的需求。同时进行的项目比较多,成员协作,异地交流,实时的进度汇报,数据分析汇总等等的情况就让他们必须要采购一个高效的项目管理软件去管理他们的项目。Zoho Projects就可以为解决他们目前遇到的问题。


新知达人, Zoho Projects项目管理软件应用集锦


复杂的任务关系


客户采购项目管理软件是做新店铺设计开张的工作,每个图纸的设计和物料的准备都需要一些其他工作去做支撑,这些工作存在着复杂的关系,比如图纸和物料准备的工作都要完成后才能进行对应的建筑工作。


Zoho Projects里面支持开始-开始 (SS) ,开始到结束 (SF) ,结束到开始 (FS) ,结束到结束 (FF) 这四种依赖关系的设置以及一对多的设置既一个任务可以设置多条 依赖关系和多个任务 相关联。系统可以根据每条任务的持续天数和之间的关系,自动把每条任务的时间进行确定, (相比如我们只需要把开店的日期确定好,不需要再确定其他具体任务的时间,系统会自动将其他任务时间根据他们的关系进行确定) ,我们还可以在系统甘特图中看到这个项目的关键路径,知道最短完成这个项目的时间。


除此之外,如果任务进行过程中出现延迟或者提前完成,系统会自动把之后和他有关系的任务自动提前或者延后,这些信息我们都可以 在甘特图中清晰的看到 。使用了Zoho Projects后用户就不需要对这些复杂的关系人工进行梳理,只需要查看系统处理过的结果就可以得到他们想要的信息。


项目类型雷同


客户大多数项目都是做的是相同的工作,包括这些任务的时间,关系和负责人都是一样的。怎么将这些重复信息录入到系统中是客户的难题。Zoho Projects里面有 项目模板 的功能,我们可以 使用项目模板将之间项目中的信息包括一些配置都可以复制到新的项目中 ,这样的话,用户只需要把项目信息录入一次,再有新的项目直接使用项目模板就可以完成项目的创建。


文档难以统一管理


客户在设计和开业的过程中,会输出很多文件,这些文件审核和储存问题也是他们的痛点。在客户使用Zoho Projects后,就可以使用Zoho Projects自带的 文档功能存放文件 ,任务上也可以关联附件,我们可以把文件放到对应的任务上,审核人员可以通过查看附件来对文件进行审核。Zoho Projects的文档模块除了可以上传本地文件进行储存还 支持创建writer,sheet,show (也就是office中的word,exlce,ppt) 这几种在线文档,团队成员可以在线进行文档编辑,进行协作。


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项目进度难以管控


客户新店铺设计的项目有很多,有很多的项目在同时进行,很难监控这些项目的进度。


Zoho Projects中的 报表和仪表板 功能可以实时同步项目信息,将信息自动汇总,以报表的形式展示在客户面前,节省客户自己做报表的时间。


同时,Zoho Projects也可以集成Zoho Analytics,使用Zoho Analytics 制作自定义报表 来满足客户更多的报表需求。


接下来,我们再看一个Zoho Projects在软件行业中的运用。


新知达人, Zoho Projects项目管理软件应用集锦


客户全生命周期管理


我们在软件行业要介绍的客户是国内全栈智能业务运维解决方案商,他们为金融、运营商、能源、交通、制造等数十个行业客户提供了数字化运维体系建设及生命周期运维管理解决方案。


为了更好地服务客户和更加高效率的对内管理, 客户需要一套可以从客户管理到项目实施全过程管理的软件,Zoho就成了客户的不二选择


Zoho目前有50多款软件,覆盖了企业办公的放放面面。在客户关系管理系统上,Zoho CRM可以从线索的获取,商机的培育到最后客户的成交整个过程都可以覆盖。作为一家软件运维服务商,在管理客户的同时,还需要注重项目的交付。Zoho Projects弥补了CRM在交付过程上的不足,让用户项目落地的过程可以更加细致的进行管理。


Zoho CRM与Zoho Projects集成之后,我们可以 在CRM中的客户模块中关联这个客户的项目 ,销售可以随时在CRM中查看每个项目的进度。同时,CRM中会有增加一个项目的模块,有项目访问权限的人可以直接在CRM中访问项目。项目的信息也可以和CRM中的客户信息同步,打通项目和客户信息。


系统之间信息不能同步


客户目前使用了很多软件系统,客户希望项目管理软件可以和他们的HR系统的人员信息可以同步,项目的花费可以同步到财务系统。Zoho Projects提供开放的API接口,客户可以根据自己的需要将Zoho Projects中的 信息和其他系统的信息进行同步 ,便于企业的统一管理。


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归档项目的导入


客户之前使用的是其他项目管理工具管理的项目,在更换系统后,需要把之前的项目全部导入到新的系统中进行保存。


Zoho Projects 支持Excel表格类型的导入 ,客户可以将之前的项目导出为Excel,再按照Zoho Projects的任务导入模板的格式简单改一下就可以进行导入。Microsoft Projects 的MPP格式的文件可以直接导入到Zoho Projects中。


各种任务需要填写的信息不同


客户的项目中需要处理很多类型不一样的任务,这些任务需要填写的信息不一样,比如,开票计划的任务就需要有计划开票日期,开票金额等字段,在JIRA工单任务中需要优先级,经办人,所属产品等字段。Zoho Projects 支持用户添加自定义字段 ,将这些字段进行分类,然后再使用任务布局规则就可以实现创建不同任务的时候,系统自动显示对应的字段。








最后,我们来介绍一个Zoho Projects在制造业企业中的运用。


在制造业客户中,我要为大家介绍的是上海西门子开关有限公司。上海西门子开关有限公司,成立于1993年,是西门子公司和上海电气集团共同投资建立。公司主要生产的产品是中压开关柜和断路器等设备,被应用于多个国家重点项目以及各种横跨中国的工业应用, 例如电厂,变电站,钢厂,石油化工厂等。


近年来,随着信息化管理的普及,客户需要采购一款标准化的项目管理软件去管理公司的项目,Zoho Projects为客户解决了这一问题。


支持多语言转换


系统支持多种语言是很多跨国企业的需求,客户需要和国外的同事一起办公,就需要使用的软件可以支持多种语言。Zoho Projects 除了支持中英文,还支持众多其他国家的语言 ,让客户的每个同事都可以用自己熟悉的语言界面去进行工作。


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可以和Teams集成


Teams是微软开发的一个协作办公平台,里面的功能有会议,通话,聊天,协作和一些其他的应用程序。用户可以用teams进行在线沟通,共享文件,管理任务以及协作处理文档等。Teams作为西门子公司的沟通工具,客户希望可以在teams中集成项目管理工具,这样员工就可以在teams中查看项目进度和处理任务,不需要另外再打开一个软件,方便员工的工作。


Zoho Projects在teams中开发了现成的插件,只要客户需要使用就可以直接在应用商店中进行集成。 集成之后在Teams中会增加一个项目的模块,点击这个模块就可以直接进入到Zoho Projects的界面,去处理任务,减少了员工的工作量。


系统安全验证


西门子公司总部对公司采购的 软件安全性 十分注重,其中一项就包括登录工作软件时必须要经过公司内部的认证。


Zoho Projects在数据安全方面在业内率先 实现GDPR合规 ,对全球客户都按照最严格的欧盟个人数据保护条例去执行,为用户提供安全可靠的服务。同时,Zoho Projects国内版的客户数据储存在 北京和上海的数据中心 ,极大保护了我们的数据安全。


Zoho Projects支持 单点登录功能 ,只需要简单的配置就可以在实现用户登录时,跳转到客户公司的页面验证之后才可以完成登录。实现了客户对系统安全的需求。


项目WBS分解


客户的项目很多都是时间跨度比较大的项目,需要对项目进行分解,进行阶段性管理。


Zoho Projects支持 对项目进行分解 ,用户可以把项目划分为里程碑,任务列表,任务,子任务等多个层级。用户可以将项目分成多个里程碑进行阶段性管理,每个里程碑和项目一样,我们可以添加负责人,日期,进度等信息,方便用户对项目的管理。


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项目风险管理


客户使用项目管理软件的是产品研发和设计的团队,在项目过程中会出现很多问题,问题出现后,技术团队要应对出现的问题给出对应的短期和长期的解决方案,然后分配给对应的人员去进行解决。问题处理的进度需要做成报表去查看,如果没有按时解决问题需要对问题进行升级。


Zoho Projects 自带问题模块 ,我们可以 将风险,问题,工单等都可以放到问题模块中进行处理 ,问题模块也支持添加自定义字段,方便用户信息的录入。问题模块还可以和任务相关联,问题的解决方案可以转换成任务去进行处理,任务的完成情况可以在这个问题中显示。Zoho Projects也有问题升级机制SLA,在问题没有及时解决的时候通知给对应的人进行知晓和进行相应的操作。


以上就是我今天分享的全部内容,感谢大家的观看!


END



Zoho Creator低代码开发平台是Zoho的核心产品之一。我们将在近期举办一场在线课堂帮助大家 了解如何使用Zoho Creator :例如减少人为错误、自动化工作流和流程、简化系统发布,期待您的参与!


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