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同事三天两头找我帮忙,怎么拒绝才能既不显得敷衍,又不伤感情?

三茅HR成长社 | 职场人的聚集地,不定时分享资料 2022/09/21 23:44

 作者 | 安晓辉 

来源 | 安晓辉生涯

问题:前两天工作交付任务比较紧急,为赶进度已经是在连轴转,有同事遇到问题找我求助,希望我抽时间给他解答一下。我估算了大概需要1个小时才能讲清楚,就给他一份文档让他看。同事有些不满意。

像这种情况,需要拒绝别人的时候,怎么做会比较好一些?

别人找你求助,你拒绝了他,他不开心,对你不满,这是再正常不过的反应。换到我们自己身上,有人拒绝了我们的求助,我们也会觉得很不爽,也会对他有看法。

所以这本身是很常见的一个现象,我们可以做的,是找到更合适的拒绝方式,让对方感受好一些,不满少一些,不至于影响到彼此的关系。

我经常使用的拒绝方式,由三个主要部分组成:

表达帮忙的意愿

展示有心无力的状态

提供替代方案

接下来逐一做简要说明。

新知达人, 同事三天两头找我帮忙,怎么拒绝才能既不显得敷衍,又不伤感情?

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一、表达帮忙的意愿

向你求助的人在被拒绝后心生不满,主要是他认为你不愿意帮助他。 反过来,只要你让他知道你其实愿意帮他,只是当下没时间,他就可能理解你。

所以,在拒绝别人求助时,可以讲究一点策略,不要一上来就说“抱歉,我真的帮不了你”这类生硬直接的话,而是在拒绝前做个过渡,先在言语上表达一下你乐意帮忙的意愿,比方说你可以在拒绝的说辞前加上类似这样的话——“你遇到困难能想到我,我很开心,也很愿意跟你一起解决问题。”

这样对方就会感受到你的善意,就不容易认为你不想帮他,就不大会被激起强烈的不满。

新知达人, 同事三天两头找我帮忙,怎么拒绝才能既不显得敷衍,又不伤感情?

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二、展示有心无力的状态

当然,你只是简单说一下你愿意帮对方,然后话锋一转就拒绝了他,还是很容易激发对方的不满,甚至可能让对方感到你在套路他。像下面这样的说法,就很容易收到这种效果。

“你遇到困难能想到我,我很开心,也很愿意跟你一起解决问题。只是我现在真的特别忙,抽不出时间帮你。”

这是因为,多数人在被拒绝时都想要一个“说法”,即想知道原因,想了解更细节的东西,以便能合理化你的行为,消解他自己受到的打击。如果你不给原因,对方就理解不了为什么你现在不能停下手头的事情帮他一把,进而他就会认为你看人下菜碟,你在针对他或看不起他。

所以, 你在给出暂时无法提供帮助的结论后, 应当立即展示一下你的状态,消除对方的认知失调。 比方说你可以这样说:“我现在手头有A、B、C这些事情,明天就要交付,我连轴转了三天,还是差好多……我时间真是特别特别紧张,上个厕所都要算时间。你说的这个问题,初步估计得两个小时,甚至会更久,我现在时间方面真是不允许啊。”

你用类似这样的说法,把你争分夺秒的忙碌状态展示出来,对方就很容易理解,就很可能认为你是情有可原的,就不会滋生不满情绪,就算有,也是一点点,不会太多太强烈。

新知达人, 同事三天两头找我帮忙,怎么拒绝才能既不显得敷衍,又不伤感情?

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三、提供替代方案

在拒绝他人时能做到展示状态,已经可以大大降低不满程度。如果你能更进一步,为对方提供一些替代方案,会让对方感觉更好。

典型的替代方案有三种。

第一种替代方案是提供信息。

在做好前面铺垫(表达帮助意愿+说明自己状态)的情况下,你提供一些有用的信息给对方,也能让对方感受到帮助。比如你可以说,“我这里有一份文档,你可以先看看,再有问题,我们找时间讨论。”

注意,如果你没有做任何铺垫,直接甩给对方一份文档,告诉对方你看下文档就能搞定,非常容易带给对方不好的感觉。

第二种替代方案是延后帮助。

顾名思义,延后帮助,就是后面再找时间帮助对方。

举个例子,你可以这样跟对方说,“我现在真是没有时间,预计明天早上可以抽出时间,你看我们明天早上8点到来讨论你的维内托,可不可以?”

如果对方的事情不是特别紧急,你前面的铺垫都到位了,他是很容易接受这种方案的。就算对方事情比较着急,你实际上帮不到他,但他看到你给出这样具体而有诚意的方案,也不会对你不满了。

我现在做职业规划咨询,经常有熟人突然发微信,约我当天中午或者晚上出去吃饭,帮他分析一下工作上的事情。对于这种突然的邀约,我都会告诉对方,当天不行,接下来某某天的中午可以,请他们看看是否合适。

我这就是在用延后帮助这种替代方案,它通常可以帮你婉拒掉不是非你不可的帮助请求,筛选出真正需要你的求助。

第三种替代方案是转介他人。

转介他人就是请求助者去找另外可以帮他的人。比方说你可以这样回复对方,“张三对这块也很熟悉,要不你找他帮忙看一下?”

转介他人时,要注意的一点是你提到的这个人,跟求助者的问题要是匹配的,不然就很容易被人当作踢皮球、没诚意、套路。

前面这几种替代方案,也可以结合起来用。比如这样:“张三对这块很熟悉,你着急的可以先问一下他。如果他眼下没时间或者不能解决,那我们明天早上找时间一块研究。你看如何?”

以上就是婉拒别人求助的三个步骤,先表达你想帮助对方的意愿,消除产生不满的主因;然后展示你当下的忙碌状态,让他看到你当下确实没办法帮他,进一步获得理解;最后给对方一个替代方案,让对方进一步感知到你帮他的心意。

你照此操作,即便求助者没有从你这里得到实际的帮助,他看到你已经做了很多工作,又有切实的缘由,也能理解你,不会对你多大不满。

作者:安晓辉,职业规划师,已服务2000+人,创建了职业分析模型“职业罗盘”图书作者,著有《职业复盘》《这本书能帮你成功转行》等图书,软件技术专家,12年开发与管理经验,出版有《大话程序员》等书。来源:安晓辉生涯。 三茅HR成长社编辑发布,著作权归原作者所有,如有侵权请联系删除。

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