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如何做好正确的需求管理,从源头保障项目

有谱科技 | 一站式企业管理云平台 2022/01/29 09:43

当我们决定开启一个项目,那么我们首先需要去了解的就是项目要做些什么,即:项目需求。

只有有需求需要,才会有项目的存在,项目运行的目的就是为了实现这些需求,所以需求是项目开展的根本。

在项目这个周期活动中,大家会发现很多需求并不会一成不变的,它会因项目本身或是个人想法而发生变更。因此在项目这个牵一发而动全身的活动中,为了不让随意地改变对项目带来负面影响,那么项目组就需要做好需求管理,以此保障项目的成功率。

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一、尽可能清晰化需求内容

多数项目需求都是项目执行前由客户提出的,然后我们就会发现在文本合同中,不少关于需求范围的说明不太明确,甚至只有少数几行说明,亦或具体内容描述含糊不清。这种情况就可能是之后项目需求发生变更的源头,因此项目经理应该尽全力避免。

项目经理需要有整体把控的态度与能力,要让所有项目干系人清楚需求内容,同时让客户认可项目需求,并进行书面确认。如此,既然大家对需求产生重视,不随意更改,也会对自己提出的内容更加负责。

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二、多学多问加深彼此了解

所谓“隔行如隔山”,即使都是通过项目形式做业务,但行业不同,其中也会有各种特性与差异存在。项目团队很多时候对于客户的业务不太了解,亦或只是外行了解到表面,所以对于客户提出的需求并

不能判断出其真实目的。打个比方,手机研发的客户,想要能有护眼功能材质的手机屏;但项目团队发现这种材质的屏幕成本过高或是有其它不合适之处,于是就会与客户出现分歧。但事实上客户提出这个需求的目的是因为现在人们看手机的时间过长,而且晚上使用过多,所以才有这个需求,因此客户的深层目的就是护眼,而并不是真正在于屏幕,所以其它可实现的这个真正目的的方案也是客户可以接受的,例如:运用手机显示功能选择不同明暗度来调节,达到目的。

由此可见,对于客户提出的需求,我们应尽量多了解其目的是什么,多问多想,不然可能会导致后期无休止的变更。

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三、避免信息耗损产生误解

制定某个需求的来源,可能是源于客户、合作方或是最终用户等,在整理或传递需求信息的过程中,就可能会出现信息的耗损与变形。这类似于以前谣传的由来,即:信息经过不通的人传着传着就变了味,可能与原本意思南辕北辙。

因此,项目经理需要对项目的各个阶段进行实时跟进与监控,确保每个时期项目参与者都了解了当前正确的需求信息,同时确认大家对需求信息的理解是否一致,避免出现偏差而导致任务失败。

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四、加深客户各个阶段参与

我们提到需求就是客户想要的东西,我们需要了解其真正目的。为了实现这点,我们就需要加强与客户间的沟通交流。因此在项目管理过程中,最好是能够让客户积极参与到项目的具体实施阶段。

只有真实参与、了解了项目实施的各个任务,才能让客户由“理想转为现实”,对于自己业务的项目管理有一定了解。同时,项目组也能够随时让客户针对性地提出自己的真实想法与建议,而不会导致在项目收尾阶段客户才提出各种需求,项目组非常被动。

特别是当需求发生变更时,项目团队要及时与客户一起评审需求,验证其可行性及影响范围,让客户清楚需求变更带来的项目风险,共同协商应对。这样客户才能知晓自己所提要求的困难点,项目组所需付出的努力;同时,在提出需求或建议时也会更加严谨,并考虑实际性。

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项目管理是团队协作的工作,大家共同努力向同一个目标进发,任何一个环节流程的失误都可能会对整体造成影响,而决定大家工作内容的需求更是如此。因此为了让所有人不做无效工作,所走的每一步都是为了实现最终成果,那么从开始就做好需求管理是项目管理工作的重中之重。

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