新知一下
海量新知
6 3 0 4 2 6 0

钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

领导者管理笔记 | 管理者领导力知识每日学习 2022/01/24 07:23

领导者说

★顶级远程组织会重视入职培训并精心制订详尽的培训计划,因为这是员工想要在组织内部获得短期及长期成功的关键。

中信出版集团供稿《远程工作革命:简单有效的远程工作原则与方法》作者:罗伯特·格雷泽(Robert Glazer)

分享 | 领导者养成笔记「ID:GoToLead 」

新知达人, 钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

图来自网络,侵删

钉钉总裁叶军在全员群发出倡议,从去年 11 月开始,钉钉员工可自由在家办公一天,使用钉钉远程办公、并从用户角度出发优化产品,以身试点,探索未来工作方式。

2019 年末新冠疫情发生开始,出现了大量居家、移动、分散和远程办公的工作场景,给企业传统的办公室工作模式带来了极大的挑战。

尽管不少企业欣然接受远程工作,认为远程工作模式是一种有价值且高效的方式,不仅可以更广泛地利用人才库,同时还能降低管理费用。但是对于远程工作的不确定性也让人深感不安,对很多企业而言,远程办公对员工的办公效率、参与度和创新力等方面都带来了不同程度的影响。

在“后疫情时代”远程办公可能成为未来新常态,管理者该如何引领团队,迈向成功?

许多以前重要的管理方法仍然有用,但作为领导者,应当明白在新的办公形式之下,及时“升级”管理方法,以更好地适应未来发展。

01

引导员工做好全面入职

很多公司常常跳过员工入职培训,只是因为他们在办公室工作,认为告诉员工后面跟着老员工学就够了。然而,这种入职培训方式极为随意,对于远程公司而言,无异于灾难。

新进员工入职公司时需要也应该有一个良好的开端。 公司应该提供他们成长所需的工具、培训和技术,也应该让他们知道有需要是该向谁寻求帮助。

新知达人, 钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

办公室工作环境中,员工也许可以通过向其他员工求助及观察来学习。然而,在远程环境中,员工很可能会独自坐在电脑前,茫然不知该做什么,也不知该从哪里开始。

顶级远程组织会重视入职培训并精心制订详尽的培训计划,因为这是员工想要在组织内部获得短期及长期成功的关键。

如果你没有正确的培训方式,新进远程员工的职场生涯很可能以失败告终。

02

设置会议与接待时间

作为一个领导者,需要 制定会议策略和节奏 ,在帮助员工团队协作和团队沟通,以及保障员工高质量不间断的工作时间来完成项目和交付成果之间取得平衡。

领导应该鼓励员工在他们的日程表中留出大量的时间来专注于工作,并提醒员工确保专注的时间不被打扰。

通过在时间表中明确哪个时间段需要不受干扰地工作,哪个时间段可以对同事做出回应,就可以做到既高效又方便同事沟通。

疫情期间突然被迫远程工作的组织举行的线上会议比他们在办公室面对面时举行的还要多。

微软在一项研究中发现,员工居家工作时视频会议的次数增加了 55% ,这也带来了工作压力水平的提高。

没有指导的情况下,员工居家办公时很可能会开更多的会议。对于远程团队的领导者来说,需要积极主动去明确哪些会议是必要的,哪些是非必要的,这点至关重要。

如果会议 90% 的时间都是一个人在讲话,那会议就应该由电子邮件备忘录或视频信息取代。 花时间安排与会者不能积极参与其中的会议其实是对宝贵的时间和资源的浪费。

03

遵循时区礼仪

随着各公司远程团队日益壮大,他们的员工可能遍布不同的时区。对于相隔一两个小时的时区协调团队很容易,但对于分散在世界各地的员工来说,协调就变得困难多了。

重要的是要具有全球视野,并关注那些时区差异较大的员工。

如果你所在时区是上午或是下午,而你与所在时区已至晚上的人进行会议,花点时间向他们表示感谢,感谢他们在工作日结束后参加会议,然后提议之后的会议在他们更方便的时间举行,或者偶尔轮换会议时间,这样同样的员工就不会总是在不方便的时间参加会议。

新知达人, 钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

这些小举动有助于让每个人都感到受重视和受尊重。

在向不同时区的员工发送电子邮件时,还可以考虑设置延迟发送。如果总是在他们的常规工作时间之外发送邮件,很可能会迫使他们立即回复。相反,如果将邮件发送延迟到收件人所在时区的工作时间,那么他们就不会觉得自己工作滞后了,也不会感觉自己总是在加班。

最后,如果与不同时区的人确认会议的时间,通过电子邮件明确时区很重要,最好同时确认两个时区的时间。

04

调整差旅策略

新冠疫情迫使 所有行业的领导者和员工开始质疑自己的业务假设。

也许最令人惊讶的是,销售团队在没有同潜在客户见面的情况下就达成了交易,这在疫情之前是不可想象的,尤其是在高度重视面对面会谈的文化和行业中。

任何在公司做过销售工作的人都清楚销售的标准流程:销售人员确定潜在的客户,然后出差进行面对面路演。大多数传统的销售技巧都重视如何吸引房间里的注意力及面对面建立联系,团队可以通过建立信任关系来达成交易。

许多公司仍然认为面对面路演极为重要,并渴望在疫情结束后恢复路演。然而,公司应该考虑是否有必要每一次都为潜在的销售召开面对面的会议。

虽然视频通话无法完全取代面对面路演,但远胜于电话进行的正式路演。至少视频通话使销售人员可以与客户实现面对面交流,并通过屏幕共享进行销售文档展示。

同样值得注意的是,目前或潜在的客户可能比疫情之前更加分散。随着远程工作越来越普遍,很可能你的潜在客户或客户团队并不都在一处办公,或者他们居家办公,你更无处拜访。

尽管一些公司会特别急切地想要恢复到疫情前的出差惯例,但另一些公司也质疑是否还值得花费时间和金钱进行出差。

销售人员可能会考虑将差旅预留给最有价值的潜在客户,并将差旅预算中的钱重新分配到层出不穷的新策略中。

05

加强团队建设与远程联系

多年来,团队建设一直是各规模组织不可或缺的内容。过去,公司把所有的团建都整合成大型的面对面式活动,如每年的公司培训或聚会。

全球范围内的远程工作体验带来了远程团建的新趋势,公司无需花费时间和资源将所有人聚集在一起就可以增进员工之间的相互了解,建立员工之间的友情。

新知达人, 钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

远程公司可能会决定,与其每年大量投资进行面对面的团队建设,不如进行频繁的线上聚会。

一时之间,许多新的远程公司不确定如何促进远程员工之间的个人联系,在远程环境中确实很难复制职场午餐或办公室欢乐时光中那种自然又即兴的逗趣。

虽然不知道团队未来将如何进行团建活动,也许没有必要总是把所有人聚集在同一处举行有影响力的团建活动,但这块会成为迅速增长的市场,远程团建公司有机会在这个市场中抢占更大的份额。

06

提升远程办公有效性和实用性的技术

员工首次居家办公时需进行重大调整。对于大多数组织来说,十分有必要花些工夫提升远程办公的有效性和实用性。

在技术方面进行重大投资就是其中之一,包括利用提供的多款软件工具来帮助改善员工沟通和用户体验。

即使是喜欢居家工作的员工,也不可避免地会时不时想念社交,而通过技术,我们可以将员工聚集在一起,帮助他们与同事分享个人生活的点滴,鼓励员工在工作之外多多联系和互动。

还可以使用各类平台来促进员工社交活动。疫情期间,许多组织都有员工自愿组织活动和远程社交聚会。在加速伙伴营销公司,几名团队成员聚在一起举办了一场 展示和讲述 活动,活动包括员工分享孩子和宠物趣事、集体瑜伽课、问答游戏等。

07

做好管理,更要做好领导

在新冠疫情期间,当领导者和管理者不得不领导一个远程团队时,他们很快就会感觉到:在远程工作中管理员工是一项截然不同的任务,要使双方都受益,更需要的是领导力而不是管理。

在远程组织中,经理们无法在办公室里和员工面对面,也不能看到办公室在上班前和下班后是有人还是没人。 团队领导和组织领导需要确定的是如何在没有监督或微观管理的情况下激励员工,跟踪员工进展,提升员工的责任感。

建立了清晰的目标追踪机制,就很容易强化员工的责任感并实时评估团队的表现。对于那些正在管理一支新组建远程团队的领导而言,如果想知道员工居家工作时是否仍然有效率,这是一个至关重要的衡量标准。

新知达人, 钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

当公司的目标和支撑这些目标的员工目标被明确而具体地制定出来时,管理者相信员工确切地知道他们要完成的目标,并且可以在不进行微观管理的情况下使他们达到该标准。

此外,在任何工作环境中,管理者都不应该令团队成员窒息,也不应该立即为他们解决所有的问题。

08

通过视频进行绩效谈话

在办公室工作中,管理者总是在面对面会议中进行重要反馈,不管是积极反馈还是批评性反馈。

尤其是重要的绩效管理实践,如季度审查、年度评估和困难的谈话,包括终止合约等,都是当面进行的。在此之前,很难想象以远程方式进行此类谈话。

然而,远程领导者和管理者必须适应这种无法面谈的情况。

除非情况特殊,你能经常与远程直接下属见面,这类讨论往往十分重要且对时间非常敏感,无法等到下次与员工在碰面时再讨论。

为了表达得更清晰,所有绩效评估和敏感对话必须通过视频通话方式进行,而不应通过电话、电子邮件或即时通信草草了事。

09

为团队成员营造心理安全感

不言而喻,远程工作的面对面互动远少于办公室。正因为如此,远程团队领导才有必要创建信任感强和透明度高的环境。

如果你不能看到员工整天都在做什么,你需要要求员工清晰地描述他们手头的任务,落后于进度之处,以及如何帮助员工改进。

从事远程工作的领导需要创造环境,在缺少监督的情况下让员工感受到被信任,遇到问题时能够放心地将问题反馈给视线范围之外的管理者,而不用担心受到批评或惩罚。这就需要创造心理安全感高的环境,让员工不害怕犯错,不害怕给领导带来麻烦。

新知达人, 钉钉员工每月在家办公一天,远程组织领导的10条有效管理策略

作为领导者或管理者,你有责任帮助员工认识到他们可以犯错误,出现问题时开诚布公地讲出来,并积极参与问题的解决。

10

掌握团队进展

你是如何追踪每位员工的进展的?提出这一问题,本身就是基于对远程工作的误解。言下之意是,远程公司不清楚某个时间段员工在哪里,在做什么。

怀疑论者认为远程环境中与员工保持联系就像是一场捉迷藏游戏。

尽管员工可以灵活地制定适合自己的时间表,但这并不意味着团队成员可以在不提前通知的情况下消失几个小时。

如果员工只是跑个腿,他们不需要报备。但是,如果团队成员需要花几个小时去看医生,整个下午都请假,或者很长一段时间见不着人,他们应该把情况明确地告知经理。

这就谈到了问责制。在工作时间,除非员工与团队和经理另有安排,否则员工必须在岗。这些要求与办公室环境中相似。

借用以上几点对公司战略和战术进行细致、有意的调整,几乎任何一家公司都能在远程工作中获得成功。有时候,阻碍公司发展的原因可能更多的是因为他们的业务运作方式已经过时及缺乏灵活性。

远程工作对许多组织来说似乎是一个挑战,但它实际上也提供了宝贵的机会,让领导者能够坦诚地审视自身,思考如何为未来的业务做好准备。

在远程工作方面取得长远成功的组织往往能够迅速适应变化,而不是固守现有的流程和策略。

*本文整理自罗伯特·格雷泽(RobertGlazer)著。《远程工作革命:简单有效的远程工作原则与方法》,中信出版集团2021年10月出版。版权归作者及本书所有,转载请注明出处。

更多“领导”相关内容

更多“领导”相关内容

新知精选

更多新知精选