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【Excel操作技巧】Excel里的自动填充与序列

Excel高效应用 | 用好Excel工作高效不加班! 2022/01/03 11:56

本文内容节选自《 Excel2019应用大全

Excel2019应用大全

除了通常的数据输入方式外,如果数据本身包括某些顺序上的关联特性,还可以使用Excel提供的填充功能进行快速批量录入数据。

自动填充功能

当需要在工作表内连续输入某些“顺序”数据时,如“星期一、星期二……”“甲、乙、丙……”等,可以利用Excel的自动填充功能实现快速输入。

首先,需要确保“单元格拖放”功能被启用(系统默认启用),在【Excel选项】对话框【高级】选项卡【编辑选项】区域中,选中【启用填充柄和单元格拖放功能】复选框,单击【确定】按钮,如图5-21所示。

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图5-21启用单元格拖放功能

示例:使用自动填充连续输入1~10的数字

以下操作可以在A1:A10单元格区域内快速连续输入1~10之间的数字。

步骤1在 A1单元格内输入数字“1”,在A2单元格内输入数字“2”。

步骤2 选中A1:A2单元格区域,将鼠标指针移至选中区域的右下角(此处称为“填充柄”),当鼠标指针显示为黑色加号时,按住鼠标左键向下拖动到A10单元格,松开鼠标左键,如图5-22所示。图5-22自动填充数字

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图5-22自动填充数字

示例:使用自动填充连续输入“甲、乙、丙……”天干序列

步骤操作如下。

步骤1 在B1单元格中输入“甲”。

步骤2 选中B1单元格,将鼠标指针移至填充柄处,当指针显示为黑色加号时双击。完成自动填充的效果如图5-23所示。

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图5-23自动填充天干序列

注意示例5-2和示例5-3中步骤的区别。

首先,除了数值类型数据外,使用其他类型数据(包括文本类型和日期时间类型)进行连续填充时,并不需要提供前两个数据作为填充依据,只需要提供一个数据即可。例如,示例5-3步骤1中的B1单元格数据“甲”。

其次,除了拖动填充柄的方法外,双击填充柄也可以完成自动填充的操作。当数据填充的目标区域相邻单元格存在数据时(中间没有空单元格),双击填充柄的操作可以代替拖动填充的方式。在此例中,与B1:B10相邻的A1:A10中都存在数据,所以可以采用双击填充柄的操作方法。

提示: 如果相邻区域中存在空白单元格,那么双击填充柄只能将数据填充到空白单元格所在的上一行。自动填充的功能也同样适用于“行”的方向,并且可以选中多行或多列同时填充。

在某个单元格中输入不同类型的数据,然后拖曳填充柄进行填充操作,Excel的默认处理方式是不同的。

对于数值型数据,Excel将这种“填充”操作处理为复制方式;对于内置序列的文本型和日期型数据,Excel则将这种“填充”操作处理为顺序填充。

如果按

键再拖曳填充柄进行填充操作,则以上默认方式会发生逆转,即原来处理为复制方式的,将变成顺序填充方式,而原来处理为顺序填充方式的,则变成复制方式。

序列

前面提到可以实现自动填充的“顺序”数据在Excel中被称为序列。在前几个单元格内输入序列中的元素,就可以为Excel提供识别序列的内容及顺序信息,以便Excel在使用自动填充功能时,自动按照序列中的元素、间隔顺序来依次填充。

用户可以在Excel的选项设置中查看可以被自动填充的序列。在【Excel选项】对话框的【高级】选项卡中,单击【常规】区域的【编辑自定义列表】按钮,打开【自定义序列】对话框,如图5-24所示。

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图5-24Excel内置序列及自定义序列

【自定义序列】对话框左侧的列表中显示了当前Excel中可以被识别的序列。所有的数值型、日期型数据都是可以被自动填充的序列,不再显示于该列表中。用户也可以在右侧的【输入序列】文本框中手动添加新的数据序列作为自定义序列,或者引用表格中已经存在的数据列表作为自定义序列进行导入。

Excel中自动填充的使用方式相当灵活,用户并非必须从序列中的第一个元素开始进行自动填充,而是可以开始于序列的任何一个元素。当填充的数据达到序列尾部时,下一个填充数据会自动取序列开头的元素,循环往复地继续填充。例如,图5-25所示的表格中,显示了从“星期二”开始自动填充多个单元格的结果。

除了对自动填充的起始元素没有要求外,填充时序列中的元素的间隔、顺序也没有严格限制。

当用户只在第一个单元格中输入除了数值数据外的序列元素时,自动填充功能默认以连续顺序的方式进行填充。而当用户在第一个、第二个单元格内输入具有一定间隔的序列元素时,Excel会自动按照间隔的规律进行填充。例如,在图5-26所示的表格中,显示了从“二月”“五月”开始自动填充多个单元格的结果。

但是,如果用户提供的初始信息不符合序列元素的基本排列顺序,Excel则不能将其识别为序列,此时使用填充功能并不能使得填充区域出现序列内的其他元素,而只是单纯实现复制功能效果。例如,在图5-27所示的表格中,显示了从“甲、丙、乙”3个元素开始自动填充连续多个单元格的结果。

用户也可以利用此特性,使用自动填充功能进行单元格数据的复制操作。

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图5-25循环填充序列中的数据

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图5-26非连续序列元素的自动填充

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图5-27无规律序列元素的填充

填充选项

自动填充完成后,填 充区域的右下角会显示【填充选项】智能按钮,将鼠标指针移动至该按钮上,在其扩展菜单中可显示更多的填充选项,如图5-28所示。

在此扩展菜单中,用户可以选择不同的填充方式,如“仅填充格式”“不带格式填充”等,甚至可以将填充方式改为复制,使数据不再按照序列顺序递增,而是与最初的单元格保持一致。【填充选项】按钮下拉菜单中的选项内容取决于所填充的数据类型。例如图5-28所示的填充目标数据是日期型数据,则在扩展菜单中显示了更多与日期填充有关的选项,如“以天数填充”“填充工作日”等。

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图5-28【填充选项】按钮中的选项菜单

除了使用【填充选项】按钮选择更多的填充方式外,用户还可以从右键快捷菜单中选取这些选项,鼠标右击并拖动填充柄,在到达目标单元格时松开右键,此时会弹出一个快捷菜单,快捷菜单中显示了与图5-28类似的填充选项。

使用菜单命令填充

除了通过拖动或双击填充柄的方式进行填充外,使用Excel功能区中的填充命令,也可以在连续单元格中进行填充。

在【开始】选项卡中依次单击【填充】→【序列】命令,打开【序列】对话框,如图5-29所示。在此对话框中,用户可以选择序列填充的方向为“行”或“列”,也可以根据需要填充的序列数据类型,选择不同的填充方式,如“等差序列”“等比序列”等。

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图5-29打开【序列】对话框

ÂI文本型数据序列

对于包含文本型数据的序列,如内置的序列“甲、乙、丙……”,在【序列】对话框中实际可用的填充类型只有“自动填充”,具体操作方法如下。

步骤1 在目标单元格(如A1)中输入需要填充的序列元素,如“甲”。

步骤2 选中输入序列元素的单元格及相邻的目标填充区域,如A1:A10。

步骤3 在【开始】选项卡中依次单击【填充】→【序列】命令,打开【序列】对话框,在【类型】区域中选中【自动填充】单选按钮,单击【确定】按钮完成操作,如图5-30所示。

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图5-30填充文本型数据序列

提示: 【序列】对话框中【序列产生在】区域的行列方式,Excel会根据用户选定的区域位置,自动进行判断选取。

ÂII数值型数据序列

数值型数据可以选择以下两种填充类型。

™等差序列:使数值型数据按固定的差值间隔依次填充,需要在【步长值】文本框内输入固定差值。

™等比序列:使数值型数据按固定的比例间隔依次填充,需要在【步长值】文本框内输入固定比例值。

提示: 如果选定多个数值开始填充,Excel会以等差序列的方式自动测算出“步长值”;如果只选定单个数值型数据开始填充,则“步长值”默认为1。

对于数值型数据,用户还可以在【终止值】文本框内输入填充的最终目标数据,以确定填充单元格区域的范围。在输入终止值的情况下,用户不需要预先选取填充目标区域即可完成填充操作。

除了用户手动设置数据变化规律外,Excel还具有自动测算数据变化趋势的能力。当用户提供连续两个以上单元格数据时,选定这些数据单元格和目标填充区域,然后选中【序列】对话框内的【预测趋势】复选框,并且选择数据变化趋势,进行填充操作。例如,图5-31显示了初始数据为“1、3、9”,选择等比方式进行预测趋势填充的结果。

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图5-31预测趋势的数值填充

ÂIII日期型数据序列

对于日期型数据,Excel会自动选中【序列】对话框中的【日期】类型,同时右侧【日期单位】区域中的选项显示为正常可用状态,用户可对其进行进一步的选择。

™日:填充时以天数作为日期数据递增变化的单位。

™工作日:填充时同样以天数作为日期数据递增变化的单位,但是跳过周末日期填充。

™月:填充时以月份作为日期数据递增变化的单位。

™年:填充时以年份作为日期数据递增变化的单位。

选中以上任意选项后,需要在【步长值】文本框中输入日期组成部分递增变化的间隔值。此外,用户还可以在【终止值】文本框内输入填充的最终目标日期,以确定填充单元格区域的范围。

例如图5-32显示了以“2020/9/5”为初始日期,选择按“月”递增,“步长值”为2的填充效果。

当填充的日期超过Excel的日期范围时,则单元格中的数据无法正常显示,而是显示为一串“#”号。

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图5-32日期型数据按月间隔填充

快速填充

在图5-28所示【填充选项】智能按钮的扩展菜单中,最后一项为【快速填充】,它能让一些规律性较强的字符串处理工作变得更简单。例如,能够实现日期的拆分、字符串的分列和合并等功能。

快速填充必须是在数据区域的相邻列内才能使用,在横向填充时不起作用。启用“快速填充”有以下3种等效方法。

(1)选中填充起始单元格及需要填充的目标区域,然后在【数据】选项卡的【数据工具】组单击【快速填充】命令按钮,如图5-33所示。

(2)选中填充起始单元格,使用双击或拖曳填充柄至目标区域,在填充完成后会在右下角显示【填充选项】智能按钮,单击该按钮,在出现的扩展菜单中选择【快速填充】选项,如图5-34所示。

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图5-33功能区的【快速填充】按钮

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图5-34【快速填充】选项

(3)选中填充起始单元格及需要填充的目标区域,按

组合键。

除此以外,在生成快速填充结果之后,填充区域右侧还会显示【快速填充】按钮,用户可以在这个选项中选择是否接受Excel的自动处理,也可以直接在填充区域中更改单元格内容生成新的填充。

ÂI字段自动匹配

快速填充的基本功能是“字段匹配”,即在单元格中输入相邻数据列表中与当前单元格位于同一行的某个单元格内容,则在向下“快速填充”时会自动按照这个对应字段的整列顺序来进行匹配式填充。

如图5-35所示,在H1单元格输入B1单元格中的内容,如“店铺名称”,在向下快速填充的过程中,就会自动填充B2、B3、B4……的相应内容

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图5-35字段自动匹配

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