新知一下
海量新知
6 0 7 2 1 1 8

管项目 | 流程如何落地

解放号软件生态云平台 | 专注软件定制领域,使能双边市场 2021/12/02 09:38

流程如何落地是很多人关心的问题。流程落地有两个层面的含义:第一是流程可以落地,这是流程落地的前提;第二是流程能够落地,这是实现流程落地的方法。

流程落地的前提,是流程在设计的时候需要考虑这三个方面:

1.流程是基于现实的设计;

2.流程必须到操作的细节;

3.确保流程的合理性。

1.流程是基于现实的设计

有人说,如果流程只是基于现实的呈现,而不是优化后的结果,那么它的存在还有什么意义呢?——其实问题正好相反。流程是基于现实的设计和呈现,这是流程管理工作的前提。

流程之于运营就像工艺之于产品。制造产品之前我们总是要设计产品的工艺,然后按照设计好的工艺去制造产品,工艺就是制造产品的方法。如果要改变产品制造的方法,就首先要重新设计和修改工艺然后再去操作。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

同样的道理,流程就是对企业运营方式的设计,我们要改变企业运营的方式,就首先要优化流程,然后按照优化后的流程去运营。如果我们总是先改变了现实的运营再去呈现流程,那么就像做好了产品之后再编工艺一样,流程也就失去了它存在的价值。

流程梳理和优化是两件事,流程的呈现本来是我们在企业运营之前就应该做好的事情,而现实的流程显性化是缺失的,所以我们做流程梳理只是在补上企业运营设计的这一课。然后在流程呈现的基础上来进行企业运营的再设计。这样我们才能进入一个正常的循环,设计、执行,再设计、再执行。

如果我们能够清楚这一点,那么流程落地就是一个悖论。流程本来应该和现实保持一致,自始至终都不应该让它飞起来,如果流程不会飞起来那么也就不用担心它的落地。

2.流程必须到操作的细节

很多时候企业的流程设计很粗糙,操作的细节没有体现出来,这就增加了实际操作的自由度,对于活动控制的效果就会打折扣。

比如,测试完成之后要将产品传递到工位,具体操作是要测试人员将产品送回,还是通知工人来取?通知到工长、转工员还是操作工人?是电话通知还是系统信息传送?这些细节都应该非常清楚的呈现出来,具体操作才不会有疑问。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

一旦出现大家都不清楚的情况怎么办?

我们就需要通过讨论来完善这样的流程,然后把流程确定下来。比如有这样的例子,企业中工装工具是有人负责的,包装物也有人管,有一次突然出现了一个例外情况,工装工具的包装物发生损坏,这种情况应该怎么做,谁来负责?这时候就该流程管理员出场了,组织讨论之后确定了工装工具包装物损坏处理的流程,也明确了相关的责任人,以后再出现这样的情况就照此办理。

若非如此,没有固化的流程和责任,今天领导临时指派一个人去处理了,明天再出现这样的情况员工还会再去找领导,这样做的结果就像我们在职能型组织特征的章节中描述的那样,领导总是被杂七杂八的事情困扰,而无暇顾及更重要的事情,企业的运营也会漏洞百出。

有一种提法叫做:高标准严要求——实际这是一个悖论。如果制定的工作标准比较高,又如何能够严格要求员工做到呢?高标准总是对少数人说的,这需要相当的技术能力和经验;对大多数人来说制定的标准应该比较低,通过严格要求才能确保预期结果的实现。

在流程设计中就表现在尽可能的分解到活动的细节,确保员工不需要很高的能力就可以很好的完成。就像麦当劳那样,将流程细化到操作,并且借助各种设备和工具使得流程操作非常简单,这样流程才能被很好的执行。

有一句话:细节决定成败。

3.确保流程的合理性

流程是企业的最佳实践,既然是实践就离不开最有实践经验的人,一线的操作者应该有相当的话语权。

有很多企业不重视员工的智慧,流程是领导说了算的,领导拍板之后就照此执行。是不是合理的不好说,依靠组织的强制力来推行。以个人的好恶来决定流程是非常可怕的,因为管理者并不总是能够通晓业务的全部细节,久之就会形成各种流程与具体操作的不协调。虽然流程的执行是需要组织强制力作为保障的,但是在流程设计的时候不能只出自管理者的意愿。

流程设计和决策需要通过一种机制来实现,就是流程的生命周期管理机制。需要经过一定范围内的讨论,来确保流程本身的合理性,这个讨论的范围包括管理者,也包括实际操作者,上下游流程以及相关者。不合理的流程实施起来就是削足适履。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

流程设计过程的讨论对于流程实施也具有重要的意义,操作者参与了流程的设计,他们也就更乐于接收流程设计的结果,在流程实施的时候,培训和宣贯的过程也就要简单得多。

实现流程落地的方法

1.法律地位

在流程文化里我们说到契约精神。流程和制度一样都是企业中的契约,契约不是单向的,是为了降低交易成本而共同制定的。如果期望人人都能够遵守,首先就需要契约面前人人平等,这才能保证契约的权威性。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

流程 经过设计、讨论、评审、发布之后,需要形成一个正式文本。 这个正式的文本在企业中需要具有法律地位,以企标或者制度的 方式确立起来。 它应该是具有威慑力的,需要企业的强制力来保证。

2.检查和控制

人总是企业中最活跃的因素,人的行为也充满不确定性。我们不能相信所有人都自觉的遵守流程,离开了检查和控制,一个群体中总会有个体试图去破坏规则。

威尔逊和凯琳在犯罪学中提出破窗效应:有人打破了一个建筑物的一扇窗,如果不及时维修,其他人就很有可能去打碎另外的窗,是这种破窗的示范效应纵容着人们去打碎更多的窗。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

企业的规则也是如此,如果一个员工的一次违规行为不能够及时发现和制止,就会有更多的员工尝试着不去遵守规则,最后企业的规则就会千疮百孔、名存实亡。

流程执行过程必须有检查和控制,有现场检查,也有事后检查。发现不符合规则的现象就要及时纠正,只有如此才能强化流程作为规则的法律效力。

同时,这种检查和控制不是在流程所有环节的,因为这样的成本过高,需要在关键节点上进行控制,而这样的关键节点和控制方式也是流程设计过程中需要考虑的内容。没有控制措施的流程设计本身也是不完整的。

3.绩效激励

绩效激励的作用比较容易理解,包括正向激励和负向激励。对于维护流程权威和流程优化做出贡献的人给与正向激励;对于那些触犯规则的人给予相应的负向激励,也就是处罚。激励应该具有及时性,及时激励才更有效果。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

4.员工训练

我们之前说到关于企业文化,企业文化是群体心智模式和行为模式。这些心智模式和行为模式,很大程度上是通过员工训练养成的一种习惯。

训练有素的员工按照习惯思考和操作成为了一种本能。军队里的操练,很多都是一些基本活动的训练,包括齐步走、叠被子等等,而不只限于作战的技术性训练,正规军和游击队的主要差别就在于此。这和很多企业推行5S(现场管理)的目的是一样的,通过训练要让团队养成习惯。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

员工训练首要的目的是让员工能够遵守集体规则和指令,训练之后的员工能自主的按照规则去完成工作。曾经在一家日资企业看到的一幕让我印象深刻:员工上工的时候首先面对面站成两排,从头到脚的互相检查头盔、衣领、腰带,一直到鞋子,整齐划一的分解动作,完成之后相互拍手上工位。

员工训练在企业管理中是很容易被忽视,因为这看起来似乎并不很实用,但其实对于团队执行力来说是非常重要的。

5.IT固化

IT固化对于流程落地的作用是不言而喻的,通过信息技术的手段能够让运营更透明,降低人为因素的影响。现实是企业往往陷入另外一种极端——对于IT的过度依赖。很多企业的管理者会认为没有IT流程就不能固化,现实并非如此。企业中总是有部分流程能够被固化,而部分流程是没有办法固化的,即使是IT固化的流程也要通过人机交互的方式完成。

新知达人, 管项目 | 流程如何落地

对流程落地的手段来说,IT固化只是其中的一种而不是全部,毕竟企业还是要靠人的,而人才是真正能够实现价值增值的因素。

企业管理是多维度的,流程落地的手段和方法也是多方面的,需要综合运用,不能在某一方面形成短板。短板不会因为你的忽视而不存在,也无法通过其他方面的长板来弥补。

更多“流程管理”相关内容

更多“流程管理”相关内容

新知精选

更多新知精选