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那些你不知道的项目管理计划

追光PM | 2021/11/29 10:07

背景

大侠最近接触了好几个项目,而每个项目都在项目进度计划阶段。于是大侠想:“既然都要列项目进度计划,那为何不用一个项目进度计划表来满足这些不同项目呢,这样既省事又能统一管理。”

经过了几个小时后,大侠尝试将这些项目的共性阶段列了出来,如下表所示。

序号

项目阶段

1

需求方案确认阶段

2

项目开发阶段

3

项目测试阶段

4

项目上线阶段

5

项目试运行阶段

6

项目验收阶段

列完这个计划后,大侠却觉得事情反而更加麻烦了。

每个项目的背景和目标不同,项目实施方式不同,关键节点不同,优先级不同。而这个表却过于简单,让大侠无法知道项目实际的完成情况,也无法知道项目是否存在偏差,是否存在风险。

甚至每次汇报项目进度时,大侠还需要询问每个项目团队,了解各个项目的进度之后,再做汇总整理。这样不仅没有减少工作量,反而给自己挖了一个大坑。

那么问题到底出在哪里呢?项目计划应该怎么列呢?

项目进度管理定义

首先对于项目进度管理,我们再次学习一下它的定义:

项目进度管理是指在项目实施过程中,对各阶段的进度程度和项目最终完成期限所进行的管理,是在规定的时间内,拟定出合理且经济的进度计划(包括多级管理的子计划),在执行该计划的过程中,经常要检查实际进度是否按计划要求进行,若出现偏差,便要及时找出理由,采取必要的补救措施或调整、修改原计划,直至项目完成。

经过了很多项目后,重新看到这个定义,对它也有了新的认识。那让我们一起解读一下吧。

1、“对各阶段的进度程度和项目最终完成期限所进行的管理”

这句话,可以这么理解。

各个阶段要分别做计划,并匹配最终计划。也就是说我们在制定项目计划时,要分阶段列计划。

例如:方案确认阶段、开发阶段、测试阶段等等。

2、“在规定的时间内,拟定出合理且经济的进度计划(包括多级管理的子计划)”

这句话怎么理解呢?

就是我们在制定计划的时候,首先要匹配项目的最终目标要求,在规定的时间内完成。

其次,要多级管理,每个项目计划(如上)都进度多层级划分,多层级管理,并对子计划进行管理。

最重要的是,需要列一个性价比高的计划,也就是要如何在耗费成本最低的情况下完全实现项目目标

3、“在执行该计划的过程中,经常要检查实际进度是否按计划要求进行,若出现偏差,便要及时找出理由,采取必要的补救措施或调整、修改原计划,直至项目完成”

这句话是对项目进度计划的监督。

很多人都觉得计划是不可调整的,但是实际上的是,一旦发现项目存在偏差的话就要及时分析原因,以及产生的影响,并在必要的时候调整计划。

一般的只有对整个项目产生影响的需要走变更流程,而内部的项目计划如果对关键节点没有影响,则可以内部团队进行计划的调整。

怎么列进度管理计划

重新学习了项目进度计划后,那么项目应该怎么制定进度计划呢?

在项目实施/开发阶段时的计划,首先要确定为达到项目目标,匹配项目团队和组织架构的特性,应该采用怎样的项目开发模型。

例如:不同项目组采用的不同开发模型,项目计划也是不一样的。比如瀑布模型、V型等~

根据PMI-ACP敏捷管理,项目的生命周期可以分为五类:预测型生命周期,即瀑布式;迭代型生命周期,可以理解为越来越好;增量型生命周期,可以理解为越来越多;适应型/敏捷生命周期;混合型生命周期。

确定了生命周期后,项目进度计划的各个阶段才能确认,比如瀑布模型需要需求确认、开发、测试、上线。而敏捷则需要需求1确认、开发需求1、测试需求1、上线需求1;需求2确认、开发需求2、测试需求2、上线需求2......

确认了项目的各阶段后,则需要针对不同阶段详细拆分任务,这也就我们熟悉的WBS阶段了。然后根据拆分的任务进行工作量评估,并制定出进度计划。

需求

任务项

责任人

工作量

计划开始和结束时间

登陆

判断手机号合规

xxx

0.1人天

2021年5月11日-2021年5月11日

项目管理中包含的其他计划

总的来说,项目管理计划主要是基于项目进度管理计划编制的。在项目进度管理计划的基础上编制项目成本管理计划、采购管理计划、人力资源管理计划、风险管理计划。

3.1成本管理计划怎么列?

首先说一下成本管理计划。成本管理计划是描述如何规划、安排和控制项目成本。

成本管理计划的要做到对计量单位、精准度、组织程序连接、控制临界值、绩效测量规则、报告格式、过程描述、其他细节(例如汇率、记录、筹资等)的规定。

总的来说,成本管理计划可以分为三步完成:

第一步:给出字典,定义出绩效。你的成本管理计划的设计的名词定义是什么?在成本达到什么阶段是出现了成本偏差。

第二步:合理安排成本的投入。在什么阶段投入费用,每个阶段投入多少费用,这些费用是否能达到最高效益。

第三步:监督。定期监督项目的成本使用情况,是否产生偏差以及偏差的解决方案。

阶段名称

计划投入金额

实际花费金额

偏差分析

阶段1

10000

10000

3.2采购管理计划

说完成本管理计划,那我们再说一下采购管理计划。采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业信息系统项目活动过程中对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。

也就是在项目方案确定后,哪些软件或硬件需要采购,预算是多少都已经确定好了。

制定采购计划时需要把握住对采购需求和供应商的把握,做到供需综合平衡。

采购目录

所购产品1

产品要求(技术、数量、规格)

云服务器,8核4 G...

计划采购时间

2021年1月1日

预算费用

10万元

计划交货期

2021年6月1日

特殊要求

3.3人力资源管理计划

人力资源管理计划描述将如何安排项目的角色与职责、报告关系和人员配备管理。

在制定人力资源管理计划的时候需要考虑人力资源的是否可用,是否能用。同时保证在项目周期的每个阶段都要对人力资源进行规划,并保证在项目规定时间内完成各项项目目标。

什么阶段需要投入什么样的人员,人员数量是多少,什么是时候遣散都在人力资源管理计划的范畴内。

角色岗位

架构师

职责

设计架构

水平要求

高级

人数要求

1

所需项目阶段

方案,实施

计划开始时间

2021年1月1日

计划遣散时间

2021年7月1日

其他

3.4 风险管理计划

在项目初期需要预测项目所有可能出现的项目风险,并针风险进行不断更新。而风险管理的更新则意味着项目管理计划的更新,包括:进度管理计划、成本管理计划、人力资源管理计划......

风险项

需求不明确

风险项说明

......

风险类型

需求风险

风险等级

时间安排

2021年3月2日-2021年5月4日

所需预算

0元

处理人及职责

产品经理,分析设计

影响范围

整个项目计划

应对措施

接受

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