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你会说话吗?职场沟通就应该让别人更“舒服”

新知事 | 分享有价值的事,让爱星火燎原! 2021/11/28 23:12

知识可以检索,而思想只能磨砺。

前阵子我们邀请了一个公家单位来参加活动,其中有位年轻专员,我跟她打招呼时,她这样向我介绍她的同事:这位是王小姐,负责媒体联系,以后你们有事情就直接找她,她是窗口。

“交代我”的语气,当场让我傻住,因为她的年龄比我小,公司业务也不是由我联系,顿时,我不知道该怎么回答。我看她并不像个性傲慢的人,好奇之下,就默默在旁观察。后来我发现,她对每个人都用同样的方式介绍,千篇一律。

像这样讲话不看对象、不看场合、不看时间,是最容易出错的原因。要是发生在工作场合,甚至经常会让客人翻脸。譬如,饭店对银发族提供用餐优惠,有次一群客人来吃饭,结账时,员工要确认多少人食用?结果他当场脱口而出:5个是“正常”,另外5个是银发族。把本来应该是“内心的对话”说出口,客人当然不高兴:难道我不“正常”?

又或是语助词太多,每讲几句话就插进一个“屁啦、哇塞、靠”,其实他之后还有内容要讲,但听到这个字,我已经愣住了,哪还听得下去?甚至,明明正在指正他,还嘻嘻哈哈地说:哎呀,这没什么,不要这么认真。别人很认真地跟他沟通,却完全没有意识到。

像这类有欠考虑的说话,带来后果常常难以想象。就像之前的例子,如果我不是出于好奇,多留意了一下这位专员,可能一辈子误会她。其实这句话并不难讲,只要说句:这是我们负责媒体的窗口,以后请多指导。就得体多了。

许多年轻人觉得说话不拘小节没有关系,事实上却大有关系。这是凸显自己最好的方式,就像我若是遇到一个说话条理分明、有礼貌的人,会立刻觉得他跟别人不一样。

不会说话的人多,跟东方社会不重视说话教育也有关。在西方,不管要成为成功的企业家还是领袖,常常都得同时是优秀的演说家。他们也习惯从小到大训练自己说话,包括提问、讨论、组织,习惯在大家面前发表意见。

父母从小注重教导小孩社交,灌输谈话的礼貌、禁忌。就像我们知道,和外国人交谈不适合谈宗教、政治、家庭。那要聊什么?第1,聊天气;第2,运动;第3,讲吃,凡此种种都需要练习。

讲话是需要准备的,开口前应该先厘清几点:

第1:你跟谁说话。 如果跟主管,通常他比你忙,但我发现很多任务作者向上报告时,不是讲话没头没尾,缺乏重点,就是说了很多周遭事项,却不知道他到底要主管决策的是什么。

如果是对部属,切记不要先骂人,骂完之后再说应该如何如何,他早就听不进去了。就算他真的做错,用同理心说一句:「我知道你为什么这样做、这样想,但是」会更容易得到共识。

第2:要看时间。 跟主管报告重要的事,希望公司同意,在一天中愈早报告,效果愈好。因为每个人每天都会累积情绪、压力,最好不要在快下班时讨论重要、又希望得到好结果的事。傍晚以后的时间,只适合没有压力地「聊聊」。

第3:要看时间。 很多人在面对错误或遇到客户抱怨时,总是先辩解,追究流程,就是不说自己错。问题是,处理这种事的第一个重点,就是先道歉。事实上,在主管面前勇于先自我检讨,等过程检视清楚,很可能主管会认为不全是你的错,会反过来替你说话。不认错,并不代表会说话,跟客人道歉也是一样。

适当的言谈,令人如沐春风。怎么说话让人觉得舒服,又可以达到目标,这是每个人都该研究的功课。早在春秋时代有「说客」出现时,说话就是种艺术,但今天比起3千年前,又更加重要。

END

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