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实务 | 舞弊审计经验分享(干货)

审计经理人 | 审计,财税交流平台 2021/11/26 15:05

 

导读: 对于舞弊审计,不同的内审人员有不同的看法。

有人认为舞弊,比如索贿这种行为已超出审计范围,应属经济犯罪,应该让纪检或者法务的人士来参与,和内审没什么关系;也有人认为作为内审本身就不是政府审计,没有什么资源怎么查;部分人员还认为公司内控很好,根本不会有很大的舞弊问题。

哪有猫儿不吃鱼的道理,常在河边走怎能不湿鞋子,即使像富士康这种台资企业,也会出现以“招待和服务费”为名收受供应商回扣的情况。

确实,舞弊审计不应是内审的工作重点,但审计的范围不是审计人员能说了算的。当老板指定审计来对举报进行调查的时候,那你又能怎么办?

不少内审做舞弊审计无功而返,原因归结起来无非是下面三条:一是没经验,二是方法不对头,三是没资源。

 

下面我们介绍如何进行舞弊审计,就不扯什么舞弊三角理论、冰山理论了。

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信息来源

舞弊一般分三种,第一种是管理层为了公司的业绩虚构利润,第二种是管理层伪造自己的业绩,第三种是个人以权谋私。对于上市公司来说是为了财报好看虚构业绩,对于内审来说不是问题。毕竟老板是自家人,内审是为老板服务的。就像你去做财务审计,有些是为了公关虚构的费用,你就关心一下伪造得好不好,是否会被外审或者税局的人查出来。我们介绍的舞弊通常是以权谋私,表现方式也很简单,小到多报账、大到吃回扣、飞单。

信息的来源有三块,第一块来自外部,比如供应商、客户;第二块来自内部分、子公司的人员或者老板,有些老板本身就是从基层做起来的,自己也经历过舞弊的事,现在来管理公司了,自然希望把舞弊的那一块控制起来,类似事件不要发生在自己身上;第三块来自审计人员在现场的审计发现,这一块其实概率并不大,主要集中在财务审计以及资产审计上,能被发现,只能说明太肆无忌惮了。舞弊审计的难就在第一块和第二块,因为信息相对而言不全,而且还是匿名举报,想进一步获取信息很困难。

除了上面三块外,还有一块是审计人员在现场审计时,被审计单位的人员说出来的与本次审计无关的舞弊信息。比如盘仓库存货,累了,问问仓管工资高不高,中午食堂伙食怎么样。反正不是查仓库,仓管就没提防就说食堂是工会的人搞的,吃的又差,听说一年好几百万的利润,都被工会的人分掉了。工会主任70多了就是不肯下岗,就是眼红食堂的钱。听到这,你就可以心里有底了,下次做食堂审计就朝这个方向去收集证据。

有时做项目,我会和审计组员说,不要死盯着会计凭证或者书面的资料傻看,签字不签字不是我们审计的重点,很多东西都是在与人的沟通中发现的,给你的东西都是处理过的。审计程序是死的,人是活的,我们现场审计往往会因为不熟悉业务或者时间仓促,接触不到完整的信息,而这些信息往往比纸面的东西更重要。有时在审计过程中,无意的闲聊或者八卦,可能就是下一次审计的方向。

接下来看一下举报人,他的目的是什么,归纳起来就两个,一正义人士,内审的辛德勒,坚决打击邪恶分子;二内部分赃不均眼红,这个是最多的,本来就是参与者或者经办人,拿的太少了。

正义人士提供的信息往往效果不大。而内讧的,因为本身就有参与,他所提供的信息就比较直接。

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舞弊审计特征

之所以定性为舞弊,说明这类人不是一般员工能想到或者做到的,他会采取自己认为别人查不出来的行为。比如伪造单据,我们经常在报纸上看到的财务舞弊,伪造银行对账单,销售舞弊中的伪造阴阳合同。

内部的舞弊通过伪造,外部的舞弊则是掩盖自己的行为。 比如在采购舞弊中,聪明的业务员不会让买家将回扣直接转账至自己户头中,要么以现金或物产形式收取,要么让买家将回扣转至自己信任的人的户头上,总之就是不留下证据。内审没有权限调取银行私人账户,因此这里的调查取证将非常难。除非公司的后台特别硬,能够逼迫业务员交出银行账单。有些公司招聘内审要求是刑侦背景的,其实就是利用他的资源罢了。

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舞弊的表现形式

采购: 公司员工逐渐变成了公司的供应商或经销商,或在供应商或经销商内担任重要职务、收取购物卡或者现金回扣

销售 出卖公司客户信息、截留货款、利用接触货款赚差价、飞单

仓管: 多计入库数量或重量、以损耗为由监守自盗、内外勾结将正常货物混入废旧物资、私自变卖废旧物资

财务: 倒承兑汇票吃价差、公款私存、挪用公款

营销: 与总代虚构影子经销商套取渠道费用、侵占陈列费、虚报临促人员

司机: 伪造签字报销费用、虚构维修保养费用、利用公司车辆对外服务收钱

招投标: 泄露标底资料、索贿

研发: 申请新物料时,故意要求很高的性能参数,形成只有某供应商能独家供应的局面、或者直接指定某供应商

人力资源: 和中介机构(中介机构比如猎头公司、劳务派遣公司)合伙,收取求职人员的介绍费或猎头费

售后: 保修期内虚报虚列维修费用、保修期外瞒报少报维修收入

生产: 虚构加班费或者装车费、工序外包收取回扣或好处费

通用: 虚报或者浮报差旅、业务招待费、会务费

当然这些也是我们平时审计的时候重点关注的地方,什么签字不签字,盘点有差异这些都是表面现象。

0 4

收集证据

当然收到舞弊的信息后,先要核实一下这个是恶意举报、内部斗争还是真实信息,在举报信中该有的信息有没有。然后,审计人员要做的第一步是和大老板汇报,取得他的支持,要资源要钱。那如何进行舞弊或者以什么名义来开展审计?

舞弊审计需要做好保密工作,所以我们需要假借其他项目的名义。当有人问起来这个是在审什么,就需要装傻:这是对常规审计的一次补充审计,上次没查清楚,老板让我们再来看看。 在舞弊审计中,最关键的是收集证据,至于如何处理相关人员那是监察部门或者法务部的重点。

一般审计人员没有权力或者没有可能拿到别人收受贿赂的直接证据,所以审计人员只能从周围查出相关矛盾点、不合理点,这时证据就必须尽量周全。舞弊审计的第一条,就是锁定举报人,分析其举报目的以及举报内容。通过分析举报内容的核实,来确认举报人是来自内部还是外部,内部的则私下找人。 外部的则需要通过对公司的客户或者供应商进行筛选。另外可以尝试通过电话或者邮件等,进一步与举报人联系。当然要注意技巧,还要打消对方的顾虑。因为举报人掌握着更多信息。

我们曾经收到一供应商匿名举报,通过分析,我们锁定是哪家供应商,再运用一定的技巧,对方很配合,提供了打钱的单据,且我们的对话全部录音,索贿者已进去吃皇粮了。这个就是善于利用各采购员与供应商之间的微妙关系。

除了找举报人之外,我们还可以找心理脆弱的未得到好处的底层经办人质询、可以利用嫌疑人的敌对势力挖掘、可以停止供应商款项逼迫其说出详情、可以开展外围的调查与拜访、可以利用人脉资源调查嫌疑人的个人财产变动状况等等。

最后一块就是我们平时说的,审计人员需要进行日常的线人培养。这个是老生常谈的话题。平时每次审计都是培养线人的好机会,怎么培养?就是将审计发现中鸡毛蒜皮的东西作为人情去交换,比如没有签字、没有留痕、采购订单未编号等,这种口头说一下就行,就没必要全部写报告中。

接下来我们谈谈证据,舞弊收集的证据有很多,人证、物证。比如做采购舞弊审计,询价最好能有供应商盖章的电子版报价单或者电话录音,不能光是打电话要价格。也有人说录音不能作为证据,有可能是被胁迫或者冤枉的。还是先回到舞弊审计的处理结果,无非就是冤枉、开人和吃皇粮,只要老板接受你的证据,接受你的观点即可,这就是为什么审计人员一接触到舞弊信息一定要先汇报老板。就像我们查回扣,如果供应商提供了送回扣的信息,我们只要把收集到的信息交给老板即可,不一定非要采购人员拿钱的证据。当然如果要吃皇粮,那么可能就需要审计人员收集更多的证据。

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政策攻心

审计人员在收集完证据之后,需要把这份证据给当事人看看,听听当事人的解释。因为仅仅一份经过签字的文件,这是远远不够的。咱也不能匡人家,要晓之以理、动之以情。说白了就是给他做选择题,要么主动坦白,内部处理,要么送派出所查办。

如果审计部门没有在报告中确认舞弊事件的发生,仅仅披露了线索,那么处罚部门就太草率了。当然如果你嫌你的经验不够,你也可以找几个公司权威的领导找这些员工谈话,表明立场,坦白从宽,抗拒从严。

如果不老实交代,一经查出,将立即移送司法机关,先来个下马威。心理素质差的,立马漏马脚,还给你的调查工作提供了线索,有时候还可以牵出超出举报内容的舞弊事件出来。除了人证、物证,审计人员还要尽量搜集统计一下经济影响,比如给公司造成的资金损失等等。至于公安能否接受报案或者进一步处理,比如经济警察,还需要公司法务部门平时的打点。

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核实舞弊后应采取的措施

一旦核实舞弊真相之后,审计部需要做以下的措施:

1、禁止人力资源部签收离职申请。

2、获取个人电脑以及往来邮件记录。

3、调离原部门。

第二条是特别提出来的,往往会存在个别人员离职后,通过公司邮箱,向公司通讯录发审计部刑讯逼供导致自己被迫离职,这会给审计部带来极大的冲击。

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注意事项

舞弊审计有时并不一定有直接效果,这可能和审计人员的能力以及举报者提供的线索或者证据不足有关。

1、不要打草惊蛇

在常规审计中间发现一个有力证据,怀疑该名员工有舞弊嫌疑。那么就应当请示审计负责人,是否有必要转入专门舞弊审计程序。因为一个我们自认为有力证据,可能我们还没有完全掌握情况,舞弊人员找一个借口就会把此类证据解释过去。

所以在与舞弊人员摊牌之前,不要与他沟通敏感的问题。可从侧面或第三方,搜集全所有相关证据。相信这么多证据,他不可能完全推翻。如果过早的打草惊蛇,舞弊人员就有可能保持戒心,甚至销毁一些证据。

2、一切低调

在没有过多的证据表明该员工是舞弊人员之前,所有调查小组人员,尽量不要声张,如果过多的人知道了XX员工舞弊是内审人定性的,尤其是在高管人员面前,一旦他们知道舞弊定性了,审计人员就没有退路了。

如果后期没太多证据证实该员工是舞弊,前面证据又被涉嫌舞弊人员解释过去,我们在高管面前就没有解释的余地了。严重的就成了审计人员诬陷别人,后果……

3、尽量小心求证

因为舞弊审计处理经常会涉及到法律,所以最好有公司法务部或者监察部门一同参与。因为他们知道怎么取证是合法的。一旦舞弊人员反驳什么,法务部也可为审计人员证实。另外借助法务,也可以调查到相关人员的背景资料。尤其是供应商、客户的其它公司拿不到的资料。

有经验的法务人员,也会提醒审计人员,哪些可以做。哪些证据更有说服力。当然,如果没有过多的证据,或最后证明该员工舞弊的可能性比较小,建议销毁一些敏感证据。

4、尽量书面记录

如果审计人员与涉嫌舞弊人员做沟通,尽量让他写下来。或者我们录音,做成铁证。如果只是口头说,一被审人员可能会不重视,二容易被翻供,这样审计人员就处于被动地位。

5、小心抗拒人员

如果在常规审计中,审计人员遇到被审对象,十分不配合审计人员,或者想方设法不提供任何审计人员想要的资料,就应该引起审计人员的注意。这样的人可以大胆假设为嫌疑对象。

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突发事件的处理

舞弊审计毕竟不像常规审计,会有很多突发事件,下面我们来谈一谈一些突发事件的处理。

1、当相关人员要求不要上报舞弊事件,如何处理?这需要讲究方式,比如他找你时,你告诉他当时还有其它人参与,或把结果已经上报给经理了,至于经理报不报,你也没办法。这种事情,要多动动脑子,把风险转给其他人,让他没办法越权处理事情。

2、是否有必要通过舞弊人员的上一级来确认问题?这往往容易变成内部处理。一方面他的上一级可能参与了这种事项,另一方面家丑不可外扬。

案例: 审计人员在查采购人员收取购物卡,没有任何信息。只好与其部门经理沟通希望得到线索,结果他与直属老大汇报,那个老大找那个接受购物卡的员工谈话,承诺交回财物即可,从轻发落,结果那员工就坦白了,因为那个老大比较有份量,审计总监就不满,因为少了一个立威的好机会。

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总结

从现象上看,舞弊的存在,说明被审计组织的内部控制系统存在薄弱环节,如不加以改进,将会影响组织经营目标的实现。从本质上看,不论舞弊所涉及的金额有多大,在性质上它都被认为是重要的。确实在某种意义上,舞弊不好做。但是一旦成功了,就比什么制度、流程、风险这种审计发现价值更大,制度、流程、风险只是四大或者咨询公司骗钱的说辞。

针对舞弊事件,我们还是需要把握以下几点:

一是审计中发现舞弊迹象,不能放过,尽量查清楚;

二是对领导安排或举报的舞弊问题,应该查,但尽量隐藏在正常的审计项目中,避免搞专项的舞弊审计;

三是纪检查出的舞弊问题,尽量争取参与配合,了解舞弊的具体作案手法,如果对该领域曾经审计,但没有发现问题,要总结当时的审计的程序方法是否存在问题;如果没有审计,今后对这方面要完善。对于舞弊审计还是一句话:外围求证,内部确证。在外部的证据都没充分的情况下,贸然求证只会失败。

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案例分享

案例1 采购舞弊案例

审计部发现公司有一个监控项目存在舞弊, 该监控第一次在前年安装,虽然搞了招标,但很假。第二次,时隔大半年,追加了30个,居然,都不招标了。价格还是按前一次的。审计人员拿着设备清单,找其他公司报价,初步报来的价格低一半,据他们部门内传出的小道消息,返点在40%。审计人员上门拜访,由于IT经理事前打过招呼,被吃了闭门羹。审计人员向财务了解,还有几十万的工程款未支付。经过与老板的沟通,财务部停止支付剩余的款项,要求供应商提供细节。供应商提供了IT经理要求回扣的邮件以及打款的银行记录。

案例2 没有证据的成功案例

在某次招投标审计中,审计人员通过招标价格的趋势分析发现折扣突然下降,另外中标人和付款人不同。随后审计人员走访了投标的企业,发现围标了。

审计人员本来是想拿正确的价格,反推回扣的数量但是供应商圈子太小了,问了一家马上发现泄密了所以就是硬谈。不过因为背景都挖过,所以在与工程部的人做了解的时候,对方以为审计人员知道了,就招了。

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整理/编辑 :审计经理人

内容来源 首席审计官、内审之友,审计之家等

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