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工作中被打断,如何用“不”厘清界限

我们HR | 国内顶级名校、知名企业HR社区 2021/11/26 10:45

上篇文 章谈到 了时间管理的本质是:有选择性地放弃,管理自己的目标,由此决定做什么,不做什么。

回到现实的工作场景,有一些工作是我们可以自主安排的,有更多的工作是我们需要和他人合作完成的,当牵涉到后者的时候,往往就会出现两难困境。完全按照自己的节奏来,不回应他人的需求,一来很难做到二来也容易得罪人;但如果一味迎合别人的安排,又会觉得被动低效,妥协的次数多了,还会觉得委屈。

怎么办?

今天我想分享的一个观点是: 如果你不学会规划自己的时间,你的时间就会被别人规划。 你是自己时间的主人,这是毋庸置疑的, 重要的是,用“不”厘清界限

我们来看一个真实的案例,我邀请大家边听边想一想你的解决方案。

我的一位生涯咨询学员M女士找到了一份新工作,在一家大的集团公司做部门总监的助理,她的工作是协助总监的日程安排和会议组织。她很满意这个工作机会,也非常希望尽快融入这个新环境。老板经常出差基本上主要靠电话邮件联系,几周下来,有的同事就找到她说,哎,你现在有空吗,我最近跑客户忙不过来,你能帮我把这份出差报销单贴了吗?她一想,这似乎不是自己的职责范围,可是初来乍到的,都是部门同事,也不好拒绝,就接了下来。还安慰自己说,我是新人,多做几次也好熟悉公司的系统。可是有了第一次就有第二次,找她的人越来越多,她越来越忙也心生委屈,想着怎么自己从总监助理变成了部门秘书,感觉又累又怨。

老板也逐步交给她一些数据分析和汇报PPT的工作,她不好推掉同事们的报销单,只好白天忙老板的活,加班忙同事的活。有一阵子,老板回来发现她总是加班,敲敲桌子,语重心长地说,身体要紧,别总是加班,注意工作效率。听了这话,她真是欲哭无泪,感觉自己好心帮忙,却被老板打上了“工作效率不高”的标记,在公司的职业前途堪忧。

显而易见,在这个案例中,M女士需要果断地用“不”厘清界限。因为占据她大量时间的部门同事出差报销单工作不是她的职责范围,也不能给她带来有含金量的拓展和价值提升,而且已经影响到她主要工作任务的时间和投入。可是该怎么说“不”呢?她忧心忡忡地找到了我,告诉老板吧,怕老板不支持,回绝同事吧,怕破坏了同事之间的关系。

你是否也曾经遇到过这样的两难困境,到底是什么阻碍了我们说“不”呢?

最大的心魔就是从众,害怕说“不”会破坏我们工作中的“关系”。 破解这个心魔的关键就在于:分清楚什么才是重要的事情,有勇气说“不”,用人气换尊重。

你是想做一个事事都说”Yes”的老好人,还是想坚定地向着自己的目标和方向前进?说“不”看起来会在短时间内对关系产生影响,但从长远看,你是在告诉他们, 的时间是非常宝贵的。对关系最具有破坏性的不是说“不”,而是你口是心非大包大揽后的抱怨委屈,一旦累积到一定程度,势必会爆发,这种爆发对关系才是最具有杀伤力的。

相反,当你能把时间和精力聚焦在你的精要目标上,体现出你应有的价值,勇敢说“不”,渐渐地你会赢得尊重, 而在职场中,受人尊重比被人喜欢更重要。

破除了心魔,我们来看一下,具体怎么开口呢?

这里我特别想指出的是, 用“不”厘清界限并不代表必须使用“No”。我们可以有很多的选择。 今天的文字我们给大家分享3个具体的方法,这些方法的主要来源是《精要主义》这本书和我在实际的工作和案例咨询中积累的。

1.  我需要看一下日程表,然后再答复你。

每当有人找上来时,有求必应会给自己打上“万事帮”的标签,这样会招来更多的事情。这句措辞会留出一个缓冲期,让自己好好想一想,重新获得对自己决定的控制权,而不是别人一提出要求,就仓促答应。

2. 使用电子邮件的自动回复功能,在办公软件中设置不被打扰的模式。

当收件人外出或者不在办公室的时候,发件人会很自然地希望获得邮件自动回复。实际上,这是接受度最高的一种说“不”的方式。使用这种自动回复的人,没有说他们不想回复你的电子邮件,而是说在这一段时间里,他们无法回答你。

只有在出差的时候才可以用吗?当然不是,当你投入在一个重要的工作,不希望被打扰的时候,也可以应用这种方式。有的公司还会有即时沟通的办公软件,你也可以设置自己的状态,例如“我在会议中”,“几点到几点请勿打扰”等等,这种方式就是在向他人传递一种界限,大多数人都不会介意这个时间段的不回应的行为。有些份外之事,也就逐渐被过滤掉了。

3. 这个我做不了,但是XX可能会帮到你。

很多人都倾向于认为自己的帮助具有无可比拟的价值,但是人们在提出要求的时候,通常不在乎帮助他们的究竟是不是我们,只要有人帮忙就行。

如果你发现这不是你的份内事,而你也知道是哪个部门的职责,大可以这么说,既没有给自己背上额外的工作,也给同事提供了指引和帮助,各司其职。

还记得我们开头提到的那个案例吗?后来这位学员是这样处理的。

当同事来找她的时候,她说,我需要看一下日程表,然后答复你。我看过了,接下来一周,我需要密切配合总监做报表和会议组织的工作,他的要求很高,你是知道的,所以我没有时间来做报销贴票的工作。这样拖延下去,也会影响你的报销进度。一开始,同事有点不开心,可是也自知理亏,也就不多说了。

她也主动找到了老板,汇报了自己的工作强度和时间,表示自己过去的操作不太成熟,希望能得到总监的理解和支持,接下来会专注在总监布置的重要任务上。总监也打消了对她工作效率低下的印象,并且告诉她,贴报销单是员工自己的职责,如果他们再来找你,就说我说的,你不需要帮他们做。

她和同事的关系也没有因此闹僵。而且她还从同事们的抱怨中留意到他们报销流程中遇到的困难,会主动提醒,这类问题,可以去咨询财务部哪位同事,这类问题,哪里有参考样本。没有亲力亲为,同事们对她的尊重却大大提升了。

这就是智慧说“不”的魅力。

总结一下,在工作中被频繁打断会干扰我们的工作效率, 如果我们不学会规划自己的时间,我们的时间就会被别人规划。我们要勇敢用“不”厘清界限。 我们破除了说不会影响关系的心魔,用人气换尊重,传递“我的时间是宝贵的”信号。

用“不”厘清界限并不代表必须使用“No”。我们提供了三个方法:

1) 我需要看一下日程表,然后再答复你。

2)使用电子邮件的自动回复功能,在办公软件中设置不被打扰的模式。

3)这个我做不了,但是XX可能会帮到你。

所以,当你在工作中被干扰的时候,先迅速判断一下是否是没有价值的份外事,然后从上面的三个方法中选择合适的去回应。试试看,期待你的践行反馈。

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