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COP场景篇 | 建筑行业证照管理:实现“人、事、证”一体化管控

致远互联 | 中国领先的协同管理软件提供商 2021/11/26 08:58

在建筑行业,“资质”代表着这家企业承接工程的能力,是建筑公司进入建筑市场的准入证、承包工程的凭证和参与竞争的重要依据。

但由于很多建筑企业信息化建设不完善,导致针对公司相关证件、资质等文件的管理较为落后。特别是很多中小企业,仍在沿用人工表格的方式来管理,容易出现统计缺漏或错误、统计不及时等情况,而且一旦证照管理有漏洞、缺少相关资质,会直接导致企业无法从事工程建设和公开招标。

可以说,传统的人工管理和简单的表格管理模式,严重制约了建筑企业的发展,成为当前企业管理的新难题。

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建筑企业证照管理痛点

在日常经营过程中,不少建筑企业证照管理较为混乱,很多企业及员工相关证书的管理工作由人工进行,效率低、信息不同步、统计繁琐且极易出错。具体表现为:

证照使用缺乏规范性: 大型建筑企业有大量的资质和证照,而且借入、借出频繁,造成使用情况混乱,缺乏有效规范。

证照支出成本无法计算: 针对证照使用中需要成本计算的,企业难以进行成本把控,同时无法及时了解当期证照的支出成本。

证照状态无法实时了解: 企业无法及时了解每一个证照的状态、借出所在项目、责任人等具体信息,证照的到期时间、再教育时间也难以第一时间掌握。

证照数据无法综合分析: 由于缺乏信息系统,导致各类证照、数量等数据无法准确掌握,难以形成针对证照的多维度、综合分析。

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证照管理解决方案

基于协同运营平台COP,致远互联为建筑企业搭建的证照管理平台,通过建立档案门户、证照信息台账,对企业及员工从业资质情况统一登记,从人员和证照维度计入档案,建立人、证管理统一。同时,通过该平台进行证照的借用与归还,相关人员可以实时了解证照的使用状态,保证证照资源使用的唯一性。

证照档案台账

致远互联证照管理平台,以协同运营平台COP为平台基础,为相关证照管理人员提供统一管理入口,实现各类证照维护、借用审批、借用跟踪、证照查询等一体化管理。

新知达人, COP场景篇 | 建筑行业证照管理:实现“人、事、证”一体化管控

证照登记

通过证照管理平台,建立证照信息管理台账,可对建筑企业相关员工的从业资质情况进行统一登记,并可以及时查询证照的使用情况,实现从人员和证照两个维度记入证照档案,形成“人、证”的管理统一。

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证照使用与归还

通过证照管理平台,无论是借用还是归还,相关管理人员都可以实时查看证照的使用状态,由此保证证照资源的使用唯一性。此外,管理平台也会及时提醒相关证照的更新,彻底避免由于证照过期给企业造成的损失。

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智能分配投标人员

在建筑企业进行项目投标过程中,相关项目人员必须符合投标要求,具备相关资质。致远互联证照管理平台,可以联动项目管理和人事管理,智能化分配项目投标人员,保障投标工作顺利进行。

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“人、证”统一管理

在证照管理过程中,会涉及到人事管理流程、项目管理流程及员工档案、证照档案、项目档案等信息。通过致远互联协同运营平台打造的人事管理、项目管理和证照管理,可以实现数据互联互通,形成一体化管控。

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应用价值

通过规范证照管理和有序化证照使用,极大的解决了建筑企业证照管理信息化不完善的问题,保证了证照信息的完整性、有效性和安全性。同时,通过对企业证照数据的有效统计和分析,也为更科学地进行证照管理提供依据。

记录信息全覆盖

记录企业、单位相关证照以及员工个人证照的信息,对证照进行分类别管理、分人员管理,使各类别证照的持有人、可用数量、借出状态、应还日期等都清晰明了。

使用过程全留痕

证照的借出、使用、归还过程清晰,从使用人发出、借用审批到证照管理人借出,再到归还证照,完整记录借用人、借用数量、借用日期和归还日期等信息,随时可以查询各项记录。

管理操作全智能

证照管理员清楚掌握证件状态、使用记录的各种情况,证照借用时间到期前自动提醒管理者和借用人;人员变动导致证照状态发生改变时,证照管理员可以批量调整证件状态。

人员信息全联动

操作电子规范化,按需生成各种报表;对接人事管理,人员信息适时联动;功能可以方便地进行适应性更改,并可与其它业务管理应用进行对接。

基于协同运营平台COP,致远互联为建筑企业打造的证照管理平台,打通证照、人事管理和项目经营实现全过程。实现证照管理规范化、制度化、合理化才能有效促进建筑企业的经营管理活动有序。

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