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如何正确选择RPA软件丨应用RPA需注意的10大关键点

UiBot | 国内RPA领航者 2021/11/25 11:44

琐碎的工作剥夺了员工可以从事更富有成效工作的时间。如果使用得当,RPA可以消除大量琐碎的事务。所以,该如何选择正确的RPA解决方案。

RPA(机器人流程自动化)将能够使商业用户从枯燥、重复的工作中解放出来。

“机器人”所执行的工作往往是机械和低水平的。企业应用RPA软件来创建软件机器人,然后机器人会执行预定义的结构化工作,这些工作通常涉及填写电子表格、处理交易或发送消息。

银行会使用RPA对贷款、发票处理和客户支票进行尽职调查。销售团队会使用RPA来实现报价和发票工作的自动化。保险公司会使用RPA来加快索赔裁定。此外,在机器学习技术的帮助下,RPA可以自动转录已录制的对话,从图像和视频中提取文本和数字,并从手工填写的表格中提取信息来填充数据库。

RPA系统包括流程挖掘、机器人创建工具、用于连接到企业系统的插件以及调度或编排层。RPA系统中的工具通常具有局限性,因此人们有时会使用手工编写的自动化脚本来填补这些空缺。

使自己的预期与RPA可处理的工作相符合,这很重要。RPA的供应商常常会暗示他们的产品拥有比实际更多的智能,这通常会导致人们对RPA感到有些失望。而且,首次使用时需要仔细规划和实施,以避免RPA部署失败。在选择RPA产品之前,您需要明确自己要对哪些工作进行自动化,并确保您选择的产品具有所需的功能。

新知达人, 如何正确选择RPA软件丨应用RPA需注意的10大关键点

如何选择合适的RPA产品

在使用某一RPA产品之前,组织需要知道每个产品都使用其专有文件格式。尽管这些文件格式很实用,但它们都没有很好的使用体验,完全缺乏可移植性。这并不是说这些格式无视标准,而是根本没有标准。在您的公司首次使用某一产品之前,要仔细评估和进行概念验证,因为之后再改变主意将会很痛苦且要付出高昂代价。

要验证所有基本功能(以及您认为以后会需要的不同功能)在您的业务环境中都能正常工作。使用所提供的全部工具来构建脚本,并证明该编排功能可以正常工作。测试无人值守机器人,检验该机器人是否可以解析您的非结构化文档和PDF文档,以及是否能完成流程挖掘程序。

应用RPA需要特别注意的10大关键点

1、 机器人设置的便利性

有多种方法可根据不同的角色来设置机器人。商业用户能够指向并点击他们经常使用的应用程序,而记录器会记录这些操作。平民开发者可使用低代码环境来定义机器人和业务规则。最后,专业程序员应该能够编写真正的自动化代码来调用RPA工具的API。

2、低代码功能

通常,低代码开发是一些操作的组合,包括从操作工具箱中拖放构建时间线、填写属性表单和偶尔编写代码片段。编写少量代码,例如“loan_amount < 0.20 * year_income”比详细说明某一业务规则的图解法要快得多。

3、有人值守与无人值守

某些机器人只有在业务用户需要它们执行明确定义的任务时才会按要求运行(有人值守)——例如,“将此图形转换为文本,并将其放在剪贴板上”。其他机器人则更具智能,会对某一事件(无人值守)做出响应,例如“对从网站提交的每个贷款申请进行尽职调查”。您需要使用这两种机器人。

4、机器学习功能

几年前的RPA工具还难以从非结构化文档中提取信息——通常,公司中80%的信息都存在于非结构化文档中,而不是在数据库中。如今,使用RPA机器学习功能来解析文档,查找所需的数字,然后将其返回给用户,这是很常见的情况。一些供应商和分析师将其称之为超级自动化,但花哨的词汇并没有改变其功能。

5、异常处理和人工审查

分类机器学习模型通常会评估一些可能结果发生的概率。例如,某一模型会预测贷款违约概率,当该贷款违约率为90%时,可能会建议拒绝该贷款申请,而当计算某一贷款违约概率为5%时,可能会建议批准该贷款申请。当计算出的概率在这两个数值之间时,则需要人员参与进行判断,RPA工具应能够提交该案例以进行审查。

6、与企业应用程序进行集成

如果某一机器人无法从您的企业应用程序中获取信息,那么它对您的公司来说就没有多大好处。这通常比解析PDF文档更容易,但您需要为所有数据库、会计系统、HR系统和其他企业应用程序提供驱动程序、插件和凭据。

7、编排和管理

在使用任何机器人之前,都需要对其进行配置,而且通常需要在安全的凭据库中为其提供运行所需的凭据。另外还需要对用户进行授权,以创建和运行您的机器人,并对无人值守机器人进行配置,以在特定资源上运行,从而可响应特定事件。最后,您需要对机器人进行监控,并将异常情况直接发送给工作人员。

8、云机器人

RPA刚开始出现时,RPA机器人只在用户桌面电脑和公司服务器上运行。但随着IT资产已发展到云端,企业已建立起供机器人使用的云端虚拟机。最近,一些RPA公司已部署了“云原生”机器人,这些机器人会使用云端API以云应用程序形式运行,而不是在Windows、macOS或Linux VM上运行。即使您的公司目前对云应用程序投入很少,但最终您也会对其进行更多投入,因此这一功能非常有用。

9、流程和任务的发现和挖掘

为实现自动化而明确您的流程和对其进行优先排序,这通常是实施RPA中最耗时的工作。RPA供应商的应用程序越能帮助您从系统日志中挖掘流程和通过观察构建任务流,则实现自动化就越容易和越快。

10、可扩展性

随着RPA实施工作在企业内推广并实现更多的自动化,您很容易遇到一些扩展性问题,尤其是涉及到无人值守的机器人。云端实施(无论是云原生、在虚拟机中、还是在容器中)通常都可以缓解这一扩展性问题,尤其是如果编排组件能够根据需要提供更多的机器人。

最终,RPA实施工作的成败与否将取决于是否能找到那些具有最高回报的流程和任务。例如,如果某一银行中具有最高回报的流程是对贷款申请进行尽职调查,则应将该流程(或该流程中的某一关键任务)进行RPA概念验证。

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