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所有团队问题,归根结底都是习惯的问题

职场充电宝 | 100万职场人都在看的公众号 2021/11/23 17:21

作者/柏奕晗

来源/管理的常识(ID:Guanlidechangshi)

做好管理,太难了。

明明知道某种方法、某项工具更科学更成熟,所以尝试推行,一次两次可以做到,但最终逃不出“流于形式、不了了之”的命运;

明明知道某位新人拼劲很足,能力也不差,期待他能给团队带来新气象,但短短几个月后,锐气不在,被“老油条们”同化了;

我们希望改变现状,但无论做什么,团队中总有一股力量,让你改不了、推不动、不停地在跟你唱反调, 让你寸步难行、悲愤无奈。

你是否也遇到过类似的状况?想问清楚、想挖出来,管理上这顽固的对手,他究竟是谁?

这个对手,如果是具体某个人,那很好办; 但这个对手,偏偏不是人,而是根深蒂固的习惯, 是团队成员过去的工作习惯,更是团队管理者长期的管理习惯;偏偏还不是个人的习惯,而是集体的旧习惯,这就很难办。

1

棋逢对手:

认识习惯的存在与表现

什么是习惯呢?

古往今来,关于习惯的论述有很多:

古罗马政治家西塞罗,说习惯向来是人类的第二天性;

经济学家约翰·凯恩斯,说习惯形成性格,性格决定命运;

爱尔兰作家塞缪尔·贝克特,说习惯是个体与其所处环境之间的妥协;

先贤们已经意识到习惯的存在与重要性,并隐隐要推开探秘习惯的大门,现代科学对习惯的研究更进一步,揭示了习惯的秘密:

“自我”可以分为“有意识的部分”和“无意识的部分”,相对于有意识地思考和决策,习惯是无意识的、重复性的行为。

走路时,我们不用思考先迈左脚,还是先迈右脚;

在熟悉的路线上开车时,我们不用思考下个路口是直行,还是左转;

躺下时,不用思考就会拿起手机,点开微信,刷个抖音……

这些行为都是无意识的、经常重复进行的,只要处在特定的环境中,接收到相应的信号,就会自动地做出反应,无需经过大脑的思考,这就是习惯。

习惯在工作中、在管理中无处不在,而且影响巨大, 就像亚里士多德所说,人的行为总是一再重复,因此卓越/平庸不是一时的行为,而是习惯。

那么,习惯在工作中、在管理中的具体表现有哪些呢?

有的人接到任务,二话不说就开始埋头苦干,每天干到哪儿就算哪儿,这是一种习惯; 你却不厌其烦,一个问题接着一个问题,一定要明确的具体目标和相关要求,这也是一种习惯;

有的人对待周报月报,就像交作业一样,字数够了,内容OK,等着上级批改,这是一种习惯; 你却早计划、晚复盘,形成文档,而且天天如此,绝不糊弄自己、虚度时光,这也是一种习惯;

有的人对待团队成员,采取一刀切的管理方式,要么事无巨细,什么都管,要么什么都不管,只要结果,这是一种习惯; 你却根据任务、能力、意愿、性格,灵活采取不同的管理风格,在动态变化中找到最舒服的相处方式,这也是一种习惯;

有的人对待绩效面谈,会根据自己的记忆和感受,笼统地做出好坏评价,只要打分相对公正就可以,这是一种习惯; 你却一件一件地反馈自己观察到的重要事实,在此基础上做出分析、给出评价,希望团队再接再厉,做得更好,这也是一种习惯;

……

诸如此类的习惯表现还有很多,单独某个习惯的影响,是有限的, 但一个个习惯叠加起来,其影响就是无限的,决定了我们工作效率的高低,决定了我们职业口碑的好坏,决定了我们未来能走多远、能飞多高。

怎么判断一个习惯是好是坏呢?

标准很简单,在工作中、在管理中, 只要能够帮助我们更高效地达成目标,那就是好习惯,是千金不换的队友,否则就是坏习惯,是让人咬牙切齿的对手。

新知达人, 所有团队问题,归根结底都是习惯的问题

2

知己知彼:

从习惯出发分析问题

管理上有一句俗语:所有的业务问题,都是管理问题,所有的管理问题,都是人的问题。

那“人的问题”具体指什么呢?

我认为一半是“决策”的问题 ,在深思熟虑之后,依然没有做正确的事情,或没有正确地做事,比如业务上盲目的多元化、一味的追求规模大;

另一半是“习惯”的问题 ,在工作和管理中,无意识地做了许多低效的、甚至错误的事情,造成了许多本不该出现的问题。

比如拖延症,一项工作上级给了5天时间,本意是想时间充足,可以做得更好,但员工却下意识地做出判断,既然还有5天,那就先放一放,结果时间花费了更多,产出反而还不好。

所以,关注习惯,可以成为我们分析团队问题的切入点 你在团队成员身上观察到哪些习惯?你觉得这些习惯是好是坏?为什么那些负面行为会重复地出现?根本原因又是什么?

比如,你发现团队成员的日报,字数越来越少,内容越来越水 ,这就是坏习惯的征兆,就此发展下去,我们的日报一定会变成流水账,为什么会这样呢?

下属可能会给出这样的解释,当天晚上到家太晚了,没有时间认真写,或者吐槽说,之前自己认真写了,但没人认真看,这让他觉得没必要;

再往下深挖一层,根源其实在上级的管理习惯上 对于下属提交的日报,只是草草地扫了一眼,没有对内容做反馈,或只是轻描淡写地回复两句,尤其是下属提出的问题和困惑,如果连续几次都是这样,就会让他得出“没人看”的结论;

更严重的是,在第一次偷懒现象发生的时候,管理者没有立即做出警示,你的沉默意味着纵容,越来越多挑战规则和底线的行为、越来越多这样的人,就涌现出来了。

再比如, “静默阅读”是起源于亚马逊,在飞书上大力推广的会议方式,在会议开场的10-30分钟内,与会成员安静地阅读材料,包括会议的主题、资料和议程等,独立思考,提出问题,然后逐条讨论。

你觉得这个方法很棒,想在团队会议上推广,头两次大家都能认真执行,但后来阅读的时间越来越短,草草读完一遍,就开始看手机和电脑,这也是一个不好的苗头,为什么会出现这样的情况呢?

与会者可能会给出这样的辩解,不是只有我一个人在看手机啊,其他人读完之后也在看啊,也可能态度温和一些,说自己看不进去大段的文字材料,而且心里还装着其他事情,没法集中注意力;

再往下深挖一层,根源在会议组织者的习惯: 第一次有人开始分心的时候,主持人犹豫了一下,自动判断为“小问题”,觉得没必要给予警示,没有严格执行静默阅读的规则,也没有隔绝无关信息的干扰,等小问题演变成大问题,再想改变就已经迟了。

所以我们发现,大多团队问题,根源都是上级的管理习惯问题,尤其是对许多“小事”的纵容。

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3

化敌为友:

如何发展好习惯、改变坏习惯

巴金在《论自己的创作》中,第一次提出“积习难改”这个成语,习惯能成事,习惯也能坏事,旧习惯虽然难改,并不是改不了, 有什么行之有效的指导方法,可以帮助我们发展好习惯、改变坏习惯呢?

1.行为心理学的研究,总结了“习惯形成框架”,包括意志、环境、奖励、重复四个要素:

1)意志:

旧习惯的改变、新习惯的形成,往往源于自身意志,先有了改变的想法,再采取行动,意志就像是习惯改变的开机键;

但是,意志通常是靠不住的,在与欲望的思想斗争中,坚持一次两次可以,斗争次数越多,意志越容易败下阵来;

所以改变习惯,虽然源于意志,但不能依靠意志,长期坚持需要依靠无意识的习惯,而习惯的形成依靠环境、奖励和重复。

2)环境:

1936年,库尔特·勒温将物理学中“力场”的概念,迁移到心理学中,提出“场动力理论”,认为人的行为,受到内在驱动力和环境的影响,尤其是环境中阻碍行为发生的摩擦力;

比如认真撰写日报是好行为,可能会遇到什么摩擦力呢?典型的障碍,就是没有充裕的时间,这时候可以组织大家,在下班前20分钟,大家一起做总结,这就减少了时间造成的摩擦力;

所以我们可以有意识地去改变习惯形成的环境,增加坏行为发生的摩擦力,减少好行为发生的摩擦力,这一点对于重塑习惯至关重要。

3)奖励:

神经科学对多巴胺的研究,也从另一个侧面揭示了习惯形成的规律, 当某些行为能够带来意想不到的奖励时,多巴胺就会记录下这种美好的感觉,刺激我们重复进行,再次体验;

比如静默阅读是好行为,在头两次团队成员认真执行之后,能够当面给予认可表扬,把团队成员在静默阅读中认真撰写的问题,拍照片发朋友圈;

另外高效流畅的会议体验、看到自己认真思考后的笔记,也会让与会者感到成就与满足,这些都会让人更有动力坚持下去。

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4)重复:

重复的次数越多,我们越容易形成肌肉记忆,感觉也越来越轻松;

要重复多少次呢?与大众熟知的“21天效应”不同,从行为到习惯,并没有明确的界限,受行为本身的难度、环境的阻力等多种因素影响,但研究表明, 通常需要9周左右的时间,“有意为之”的感觉就会消失得无影无踪;

比如积极承担责任是我们提倡的好行为,我们为团队成员创造了鼓励承担责任的环境,团队成员负责任的行为次数越多,就越容易形成习惯。

2.习惯形成框架,如何指导我们发展好习惯、改变坏习惯呢?

1)首先是意志

大多时候,我们根本没有意识到习惯的存在,也不知道旧习惯是不好的,更不知道要怎么做才能更好;

所以我们需要认真倾听他人的反馈 ,珍惜那个愿意和你说真话的人,也需要提高对自我的觉察,吾日三省吾身就是很好的方法;这样才能让我们更准确、更全面地认识自己,知道哪些习惯需要改变。

不过知道只是第一步,真正的挑战是,即便都知道到了,为什么还是不去做呢?或尝试了一两次之后,就不了了之呢?

因为意志通常没有那么强大,只有不依靠意志、真正形成新的习惯,才能取代旧的习惯。

2)其次是环境

在办公室里,我们面对着同样的物理环境,接触着相同的人与类似的行为风格,这些熟悉的信号,会不断在我们耳畔私语:就按原来的方法去做吧,那是最简单的,别给自己找麻烦,这就激发了我们的旧习惯。

刻意营造环境,给旧习惯的发生增加摩擦力,给新习惯的发生减少摩擦力,是发展习惯最高效的法门。

这里的环境,是指除自己之外的一切,通常包括所处的空间和时间、所接触的物品和人、能获取的信息与难易程度等等。

比如静默阅读时 ,手机放在自己身边,随手就能拿到,就给拿手机这个习惯增加了便利性,如果我们把手机集中保管,放在谁都够不到的地方,就能让拿手机这个习惯中断;

再比如想要改变自己与下属的沟通方式 ,让自己不要下意识地否定或泼冷水,而是采用教练式的提问,可以在办公室的醒目位置,贴上三行大字:听他说完,重复一遍,你觉得呢?这样就能不断地提醒我们。

刻意营造环境,就像是在给我们的大脑编程一样,一旦接收到相应的环境信号,就会自动唤醒特定行为,反之就会中断某项行为,所以我们需要让激发新习惯的信号,尽可能更明显,比如固定的时间、鲜艳的颜色、刺耳的提示音、一起行动的同伴。

3)再次是奖励

旧习惯之所以顽固,一方面,我们会对新方法、新工具抱有过高的期望,能立竿见影、药到病除,实际却难一蹴而就,导致没有达到我们的心理预期,产生了负面激励;

另一方面,改变习惯,还需要面对走出自我舒适区的痛苦,承担与集体习惯相对抗的压力,这些都会削减我们改变的动力;

所以,在新习惯养成期,我们得想方设法给自己设置一些奖励,比如心里默默夸自己一下、发朋友圈看到点赞、奖励自己一杯奶茶,最好的奖励还是行为本身,能够让你产生乐在其中的体验;

作为团队管理者,对于提倡的新习惯,可以给予公开表扬、解锁荣誉称号、准备神秘礼物、坚持以身作则;对于不提倡的旧习惯,每次出现时,就应当明确给出反馈,让旧习惯中断。

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4)最后是重复

习惯的形成,只有下笨功夫,每天不断地重复。

重复的过程其实没那么难, 想要重复的次数更少、重复的过程更轻松,需要发挥好环境和奖励这两个要素的作用 ,环境会让习惯形成的道路更通畅,奖励让我们尝到甜头、产生动力,自然而然就更愿意重复了。

习惯在工作中无处不在,管理上之所以改不了、推不动,很大程度上就是“集体的旧习惯”这个顽固的对手在作祟;

我们可以有意识地去观察团队习惯,从习惯角度分析团队问题产生的根源,并依托习惯形成框架,去努力改变坏习惯、发展好习惯,进而减少团队问题,提高目标达成效率。

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