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在大厂,开好一场会有多难?

字母榜 | 让未来不止于大 2021/10/15 12:18

新知达人, 在大厂,开好一场会有多难?

在国内一家电商平台任职的李晓,十一期间在家仍然忙于开会。她不停接收领导各种会议安排,整理材料,并通过群消息、邮件、日历等各种手段,反复提醒同事们会议时间和参会链接……繁琐的开会程序让本来打算回老家度假的李晓非常郁闷。假期结束回到公司后,李晓对开会的恐惧变得更严重了。

在家远程视频起码不用担心会议室的问题。而在公司, 抢会议室已经成为所有科技大厂的普遍难题。

眼下正值双十一备战期,李晓每天需要参加的会议平均下来七个以上,再加上组内的周会、部门例会等,需要李晓预定的会议室每天就得三四个,有些楼层会议室可以提前一周预定,而有些楼层的只在前一天才会放出来,“抢这些会议室,就像打仗一样,(时间)精确到秒。”

其中一次得而复失的经历给李晓留下深刻印象。那天她们小组好不容易定到一个会议室,遇到组长的领导临时召开一个会议,结果组长就讨好地让出了。

抢不到会议室后,李晓她们就只能转战到公司休息区讨论, “一堆人要弓着身子盯着一个电脑屏幕,真想骂人。”

这还没完,会后小组成员还要轮流整理会议纪要,做成文字版发给全员。李晓最害怕的就是被公司派去参加行业大会,回来整理会议资料,动辄几小时的语音,“要么自己辛苦熬夜,要么就得花钱找专业速记。”

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在动辄过万人的科技大厂里,随着各工种之间越来越强调团队配合,会议占据的工作时间越来越长。但一个骨感的现实是,反感开会的年轻人也越来越多。

钉钉新任协同产品负责人傅徐军在采访时介绍,过去一年,钉钉上就有超过2亿场线上会议,但也有大量用户反馈希望有一个更好的开会工具。

从社交平台上随手一搜,有关“大厂会议”的吐槽随处可见,总的来说, 年轻人讨厌的并非会议本身,而是与开会相伴的其他事项:

比如 没有实际输出的会议 ,“二十分钟能说完的事情要用一两个小时blabla一堆,人都听困了”,或是 工作时间之外的会议, “要下班了开会,要去吃饭了开会……然后开会占了工作时间导致工作没做完又要加班。”

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说到底, 在时间即成本的高强度工作下,大厂员工反对的是毫无效率的形式主义会议。

为了避免浪费时间,打工人开始利用会议时间各种摸鱼。针对全美国微软员工的开会摸鱼情况,斯坦福大学和微软研究院还联合发表了一篇论文。

论文中写到,微软美国员工会在30%的会议上编写邮件,25%的会议上编辑文档,“如果不用打开视频或音频,那直接变成了‘干私活’的天堂。”

而且,时间越长、参会人数越多的会议,员工分心的可能性也就越大。论文提到,80分钟以上的会议,员工分心概率是20分钟的6倍;10人以上的会议,员工分心的概率接近1对1会议的3倍。

可想而知,在大厂想要开好一场会,该有多难。

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同样在互联网大厂担任产品经理的魏磊,也没少吃开会的苦。在魏磊看来, 一些会议表面是头脑风暴,其实就是领导带着下属胡思乱想,跟会议主题毫无关系。

苹果创始人史蒂夫·乔布斯在世时曾说过:“除非你清楚知道自己要达到什么目标,否则,不要召开会议。”

有一次,魏磊临时被通知参加一个会议,开始之后才知道是关于一个产品新功能上线的复盘会。在经历差不多两个小时的七嘴八舌讨论后,什么有意义的结论都没推导出来。最后,领导拍了板,说要再找个时间继续讨论。

这样的无效会议越来越多,不堪其扰的魏磊选择了跳槽。

相比魏磊,从一场场会议中磨砺到互联网大厂中层领导的费文,对开会的态度颇有哲学意味:你无法改变会议,那就只能选择适应会议。

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作为部门领导,在推进公司项目时,费文经常要在不同的部门之间进行沟通,加入了各种各样的群,然后他就开始不停在群聊天中切来切去,一会儿要看这个群文档,一会儿要向另一个群转发邮件,一边点进视频会议,一边还要在新打开窗口审批邮件。

这种低效的协同办公体验,大大降低了费文处理问题的效率,同时各种碎片化的操作,也在不停打断费文思考的连贯性。

有时听取下属汇报时费文也感到头疼,因为很多人都没有事前准备,讲话中缺乏明显的逻辑,开会过程中还容易走神拖沓。

PPT的汇报方式,曾一度让费文出丑。 作为一种凝练浓缩的汇报内容,PPT上呈现的句子在缺失上下文语境时候,很容易对阅读人产生困惑。

有次听取员工汇报时,费文就对PPT上的内容提出了一堆问题,等到员工一一解答完翻到下一页时,费文才发现原来答案就在这页上。

尽管反感着下属的PPT汇报形式,但身处其中的费文也不得不精心准备着自己的一个个会议PPT,向更高层领导汇报。

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亚马逊成为站出来改变这一切的第一家科技大厂,弃用PPT,改用文档开会。

亚马逊创始人杰夫·贝佐斯对着全体亚马逊员工说到:“为什么写一份优秀的备忘录要比写20页PPT更难,因为备忘录使用的是叙事体,这就使得人们不得不更用心地去思考和弄明白,究竟什么比什么更重要。并且,备忘录的句子结构很完整,有主题句,有动词和名词,而不仅仅是对概要的简单罗列。”

同时,文档开会还让人们在听取其他人意见之前,有时间提前形成一套自己的思考逻辑。

禁用PPT,代之以6页文档,构成了后来业内闻名的亚马逊30分钟“黄金沉默”开会原则。这些开会小技巧甚至被亚马逊副总裁布拉德·波特描述为亚马逊的重要战略优势之一,因为“正是这样的创新做法才使得亚马逊跑得更快、规模更大、决策更好。”

为了提高信息流转、决策、沉淀的处理效率,提升组织和员工的生产力,谷歌则率先在全球启用了OKR考核制度。每个季度,每位员工都需要更新自己的OKR,并在公司内发布,好让大家快速了解彼此的工作重点。

想弄清一个员工背后的驱动力是什么,“通过其自我描述来审视其工作内容以及他关注什么,这是最快的途径。”谷歌首席人才官拉斯洛·博克说到。

国内互联网公司对于生产力的探索也从未止步。

从手工化办公走到自动化办公,从本地部署的Office办公软件,走到基于云的在线协同办公时代,一场全新的数字化解决方案正在各行各业发生。

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以科技大厂为例,一方面为了加强内部协同,另一方面也是为了内部信息安全,它们都自研有办公产品,如阿里的钉钉、百度的如流、字节的飞书、腾讯的腾讯文档等。

这些协同类工具产品的出现,都是为了让工作环节,比如让开会变得更加目标明确,议程清晰,过程有序,内容聚焦,和结论明确,并且能够让员工会后还可以高效跟进。

实践方向有了,难的是如何去高效落实。尤其是考虑到多工种协作正在成为企业和组织的工作常态后,摆在这些协同产品面前的最大挑战是,如何把开好一场会议的流程固化下来。

据字母榜了解,阿里巴巴内部曾一度想通过直接的物理方式,减轻员工开会的痛苦。

2020年,阿里巴巴多个高增长业务的技术团队,为提高效率,尝试每周安排一个“无会议日”。这一举措在阿里内部引起激烈讨论——没有会议,信息和决策如何准确传递到位?

阿里反对派人士认为:“简单粗暴地减少会议,带来的效率提升其实有限,破题的关键在于会议质量如何提高。”

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不仅是亚马逊,享誉全球的各类工作法,背后基本都有对应的一家先进公司的雏形,OKR、Scrum以及国内此前被推崇的番茄工作法等等。这些各类“法则”,其实背后始终是对工作效率的追求,在深一层,是追求生产力的提升。

而与之对应的各种培训、经营管理课程长期存在,反映出的是国内大多数企业,都知道有那么一套“法则”,但关键是落地不下去。

在基于对亚马逊文档等开会原则基础之上,钉钉近期推出了更进一步的高效开会功能“钉闪会”,在文档开好一场会。

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除了像亚马逊一样提倡会前提前阅读文档,建立思考之外,会议中员工还可以随时插入音视频、PPT等,支持同步编辑,文档一键发起闪享后,就能实时出现在所有参会员工手机上,会后相关音视频还可以一键转为文字纪要,并将会议结论转成待办任务分配给相关员工。

上文提到的李晓“一堆人要弓着身子盯着一个电脑屏幕”开会的问题,和小组成员会后轮流整理会议纪要的痛苦,以及费文之前遭遇的PPT汇报出丑情况,都有望被钉闪会解决掉。

钉闪会的本质,其实是给了一套标准路径,即便一个团队并不懂那些高大上的开会法则,只需要按照钉闪会的界面一步一步往下走,就可以获取到那些高效“法则”背后的工作方式。

当然,不可能完全吸收,但意义依然不小——要知道, 中国大多数千万级的中小企业与传统企业,在管理方式上依然停留在一个较低的水准。

对比当下国内协同文档开会方面的同类竞品,借助钉闪会功能,重心重回协同办公效率的钉钉,在激发员工和组织创造力与创新力上,可谓实现了一个大的突破,也宣告着 一种新的心智转变,即从服务管理者的固有认知,重塑为提升员工个体生产力的效率平台。

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不止钉钉一家将目光盯向了文档开会。腾讯、字节跳动也都有相关布局。

科技大厂纷纷下注背后的直接原因是,疫情正在让数字化办公进程提速。

傅徐军在采访中提到,原来预计用三到五年实现从离线转入在线工作的计划,被疫情催熟到了一年走完。

尤其是混合办公模式的到来,员工和组织之间协同的需求被进一步引爆。

最早赶上这波东风的Zoom,被外界视为这一需求下的最大受益者。其股价从2020年初的68.72美元,飙升至2020年10月中旬的568.34美元高点,市值一度逼近2000亿美元。

看到这种时机,腾讯2019年底上线了腾讯会议,华为也将内部软件WeLink对外开放。

IDC《2020年IDC中国视频会议与协作市场跟踪报告》显示,2020全年中国视频会议市场规模达到9.5亿美元,同比上涨18.9%,预计2021年会突破10亿美元,到2025年将突破15亿美元。

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在知名经济学家樊纲看来,作为数字经济的一环,协同办公产品“提高了效率,降低了成本”,正在成为新的数字技术生产力。

这也是钉钉推出钉闪会的目标,创新协同产品,成为新生产力工具。如钉钉总裁不穷所言,就像 PC时代电脑被视为生产力工具,移动时代协同办公产品就是最好的新生产力工具。

显然,面对后起之秀的竞争,尤其是2020年以来飞书在协同领域的心智建立,钉钉在做好教育、政务等行业的深度价值后,开始回头补课,加大对协同、文档、音视频的投入。

但钉钉产品创新的底层逻辑不大一样。在傅徐军看来,这一次钉钉协同产品升级,尤其钉闪会,不是简单改造音视频通话, 打破了传统视频会议应用的固有产品形态。 其背后思考是从做一个“功能”,转向围绕用户需要的一件事去设计产品,这是钉闪会的创新点,也是以事为协同这个思想的创新点。

接下来,考验协同办公产品的重心已经不在于对功能改造,或者功能的从无到有,而更多看重对用户的数字化服务,从有到好。

谁能把李晓他们从会议流程中更彻底的解放出来,谁就有可能赢下这场事关生产力解放的新较量。

(文中李晓、魏磊、费文均为化名)


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