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采购合同审计清单

CPPM培训采购经验分享者 | 18610087835同微 2021/10/15 00:01

01

主要内容

公司采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免不必要纠纷的前提下,具备以下主要条款:

(1)商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。

(2)商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装的办法,使用的包装材料,包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等,均应有详细规定。

(3)商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。

(4)交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式是送货、代运,还是自提。

(5)商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

(6)违约责任

签约一方不履行合同,必将影响另一方经济活动的进行,因此违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:

不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

不按合同中规定的商品质量标准交货;

逾期发送商品。

购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。

(7)合同的变更和解除条件

合同中应规定,在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等。

此外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。

02

合同签订

合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人,是有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。

合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

 签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

 签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

 当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。

 采购合同应当采用书面形式。

新知达人, 采购合同审计清单

03

签订程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:

订约提议

订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺,即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

接受提议

接受提议是指提议被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也叫承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。

填写合同文本

履行签约手续

报请签证机关签证,或报请公证机关公证

有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。

04

合同管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作

(1)加强对公司采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

(2) 建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行。

企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。

(3) 处理好合同纠纷。

当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。

(4) 信守合同,树立企业良好形象。

合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。

如何‖审查‖采购合同

一、关注合同主体

合同主体可以从两个方面分析:

1、小规模纳税人和一般纳税人

如果企业是一般纳税人,应尽可能和一般纳税人合作,当然这不是绝对的,如果销售价格差异过大,小规模纳税人也无可厚非。

2、合同主体的法律身份

常见的合同主体分为公司制企业、合伙企业、个人独资企业、个体工商户、自然人,不同主体的涉及的税种不同,发票的开具也不同。

合同最核心内容是对双方交易行为的描述和界定,交易行为性质决定了供应商应如何缴纳增值税。实务中特别注意的是交易行为是否涉及兼营和混合销售。

二、关注合同主要标的(交易行为)

兼营是企业同时从事多项经营行为,而混合销售是一项经营行为同时涉及产品和服务,采购合同中通常涉及混合销售较多。如设备生产企业销售设备的同时提供技术服务,门窗生产企业销售门窗的同时提供安装,这些都属于混合销售。按照国家税务总局的规定,混合销售跟随主业交税,对方企业如果是生产企业则应该全部缴纳17%增值税。但不同地区税务局对这个问题有不同意见,典型的如河北山东和湖北国税,认为如果企业在协议中能够分清销售和服务两部分价款,且在自身财务核算中将两种业务分开核算,可分开各自按照产品和服务适用税率交税。

具体工作中,如本省有明确规定,按照本省规定执行,如果没有明确规定,应按照国家税务总局规定执行。尤其是对于下游取票单位而言,应关注票据风险。

三、合同关于付款、发货和发票的约定

采购合同中,销售模式区分为款到发货型、预付款型、分期付款型三种类型,这些模式会影响付款、发货和发票之间的关系,需要特别关注。

1、款到发货型采购

款到发货型采购通常约定款到发货,增值税和所得税纳税义务判断关键在于实际收款时间和合同要求的付款时间之间的比较,通常按照孰早原则处理。

2、预付款型

很多采购需要提前支付预付款,供应商收到预付款不需要交纳增值税和所得税,因此购买方只能以收据入账,等待供应商发货时确认收入交税方能取得发票。

3、分期付款型

分期付款通常约定款项的分期延后支付,增值税和所得税都要求按照合同约定确认纳税义务,无论到时候是否实际收到款项,均应以合同时间为准。至于实务中款项未到,供应商是否提前开具全部发票,取决于双方在合同中的约定,并无固定常规。

四、合同中关于违约条款的描述

违约条款是为了防止双方在合同交易的关键要点中出现问题而特别列出的防范性条款,采购合同的防范性条款通常包括以下三部分:

1、货物质量、数量和发货时间的违约条款;

2、付款时间和数量的违约条款;

3、发票问题的违约条款。

财务人员应对于违约条款特别予以关注,因为合同的后续管理和实施都需要财务的监控,稍有不慎可能陷于被动。


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