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如何成为解决难题的高手?

内部审计智库 | 致力于内部审计的研究与实践 2021/10/11 16:50

在工作和生活中,我们经常面对纷繁复杂的问题。可是,你真的会解决问题吗?

解决问题的核心在于拆解,即通过优化思路,把问题化难为易,拆解并重构成具体可执行的步骤,然后逐一突破,轻松解决。

本文内容来自《拆解一切问题》(作者:横田尚哉),书中提供一种多维度拆解问题的新思维和方法论,面对问题,拆解问题,神奇好用,敬请enjoy~

来源:warfalcon 

遇到问题怎么办?

第一步:分析问题,把问题彻底拆分,逐个考虑每一个部分的作用和功能。

第二步 创构。为了得到关键性的解决方案,灵活运用相关领域知,创造条件,抓取改善点,激发创造力。

第三步 锤炼。为了得到优质的解决方案,在转换视角、制作清单的同时,逐一克服各种方案的缺点。

 

尺子思维:丈量问题的边界关键词:锁定

所有问题都由难题和疑问两个层级构成

不会解决问题的人止步于调查,会解决问题的人致力于思考

不会解决问题的人的思维模式,坚信标准答案肯定存在于某个地方,于是到处寻找这个标准答案。

精通解决问题的人会事先弄清楚眼前的问题到底属于“难题”还是“疑问”。也就是说,他可以根据具体问题具体分析、区别对待,针对不同的问题制定不同的解决方案。

如果只停留在“疑问”(有标准答案,只需要解答的问题)的层级,就毫无“解决”可言,只能将此过程视为一种单纯的解答工作,把这项任务放入待办工作列表即 可。一旦跨入了“难题”(比较棘手的,需要苦思冥想、绞尽脑汁的,必须创造性地解决的问题)的层级,我们就需要进行缜密的思考和整体性考量。

ISSUE五步高效流程

察觉→锁定→筛选→落地→评估

接下来,我们还必须理解解决问题的流程。如果将解决问题的过程进行拆分,那么大致可以分为以下五个步骤。这五个步骤密切相连,无论哪一个步骤欠缺了,都无法顺利解决问题。

第1步:察觉问题出现的征兆

认识问题是指认清当下的事态、目前的局面和状况。这一阶段最为关键,我们必须在问题萌生之际就能够有所察觉,以便在事情变得不可收拾之前,有足够的时间、精力和精准的对策控制事态的发展。

◎ 察觉问题的方法:定期检查

1.察觉暂时出现的现象

2.察觉偶然的现象

3.通过询问的方式察觉

在问题刚刚出现时,切勿错失良机,要及时发现问题出现的征兆和苗头,这些因素对于我们解决问题和掌控局面至关重要。这种征兆有时会转瞬即逝,有时则会以微小变化的形式“非显性”地呈现出来。因此,我们必须具备一双慧眼,时刻提高警惕,提升对问题征兆的辨识能力。

在问题的征兆尚未出现时,我们也可以通过走访询问和定期检查的方式进行识别,做足功课,加强戒备,防患未然,以便在问题出现时做好充分的准备,积极应对。

第2步:锁定问题改善之处

所谓锁定问题改善之处就是指将问题特定化,也就是将应该改善的要点固定化,避免这个点扩大成面,进而导致局面失控。为了确保在改进过程中不偏离既定方向,我们必须慎之又慎,清晰地列出应改进的要点,精准地锁定问题改善之处。

第3步:筛选解题路径

筛选解题路径也就是选择恰当、行之有效的解决方案。这个阶段要求我们能够找到有切实改进效果的应对良策。

有时我们可以从既有的方法中找到答案,有时必须苦思冥想,进行创新性思考,开辟一条全新的解题路径。

第4步:解决方案的适用性

无论多么巧妙的解决方案,如果不适用于“这一问题”,眼前的窘境就不会得到改善。因此,我们必须按照行动前的设想,着手寻求真正“对症而落地”的方案。

在这种情况下,我们需要最大限度地致力于寻找适用于解决某一问题的特定方案。当然,或许我们会遇到挫折、面临困境,但是这种不适和不便都是暂时性的。我们要尽力克服不适感,提升执行力。

第5步:积极评估改进效果

评估改进效果是指确认问题是否得到了彻底性解决。这种解绝不是停留于问题表面的紧急处理或追求短期内所呈现出来的暂时性效果,而是指问题从根本上得到全面而彻底的解决。最理想的状态是对改进效果进行深度调查和定量评估。当然,我们在实际工作中有时也会进行定性评估,这两种评估都是十分必要的,我们通过评估使 解决问题的过程形成了闭环。

通过三个关键步骤找到解决问题的办法

拆解清单

剪刀思维:分割杂糅问题关键词:分析

何谓分析?分析就是将构成事物的各个要素细分、拆开理解,明确问题的本质,遵循逻辑线索调查其内部结构和运行程序,对事物进行系统性整理,从而使其清晰地显现出某种特质或根本属性。

从语义上讲,“分”和“析”这两个字都有分解的意思。然而在工作中,并不是单纯通过“分解”就可以解决问题的。无论涉及问题的分析还是数据的分析,仅仅通过“分解”是无法认清本质的,必须达到“解析”的程度,才算真正意义上的分析。

分析的两个步骤:拆散+整合

也就是说,分析包括分解和解析两个部分。简而言之,就是先拆散再整合。我们务必精准把握这个词的真正含义,只有这样才能促使问题的进一步分解,而这一点将直接决定我们能否顺利解决问题。

例如,我们曾收集过一家企业各个营业点的销售数据资料并对其加以分析,具体步骤如下:

• 把收集到的数据按时间段进行分类;

• 只收集特定品种的商品;

• 按时间顺序进行排列;

• 制成能显示差异化的图表。

通过上述分析,我们能够清楚地看到产品的销售额有周期性下滑的趋势,并能够详细掌握在哪些时间段会出现销售额下滑的情况,而这些都能够为制定新的营销战略提供有价值的参考

种下一棵“问题树”

分析问题的第一步便是将问题拆分。其要点主要有两个:一是整理;二是对细节进行分解。

先要明确问题涉及的全部对象,也就是解决问题的范围,接着要将对象分门别类,再把它们逐一细化,为分析工作做好准备。

拆分问题的细致程度是类似的——都要将问题拆分到能够处理的最小单位。

在处理较复杂的问题时,我们就需要拆分出很多“零件”,分析工作将花费大量的时间。

我们在处理大型的、复杂的项目时,可以采用项目管理的结构化方法。控制系统不仅要对其自身进行整合,而且要对相关项目组织和人员进行有效整合。这就是所谓 “完全整合”,它包括对进度、资源和成本的整合,对计划和控制的整合,对组织的整合,对所有项目系统的整合,以及将上述各项与人力系统的整合。

实现整合的主要方法是结构化,它包括项目结构化和组织结构化。这种结构化不仅能够提供整合的框架,还有助于推动项目的设计与控制,以及人力资源的管理。结构化是进行有效项目管理的核心和关键。

在有具体时间限制的情况下,我们往往还没有将问题分解到最小单位便急于分析,这会导致无法精准地确定问题的改善之处,这一点尤其值得大家注意。

工作中常见的分解结构包括工作分解结构(以下简称为WBS)、组织分解结构(以下简称为OBS)、项目分解结构(以下简称为PBS)等。

捕捉关键性功能,解锁问题本质

我们在解决问题的过程中可以发现事物的各种功能,有的更加接近事物的本质,有的更加接近处理事物的方式,其性质千差万别,程度各不相同。因此,为了找到更接近本质的东西,我们有必要按照一定逻辑对自己的思路进行系统而全面的整理。

我们在整理思路时遵循的逻辑是“目的—手段”。试想一下,如果我们发现某个功能是实现其他功能的手段,那么在脑海中就自然会萌生这个疑问:“这是为了什么?”

我们应该优先考虑更接近于问题本质的功能。

例如,在“提高照明度”的案例中我们可以尝试着进一步思考功能性问题。如果问及为什么要在店内提高照明度,我们会发现这是为了提高店内所展示商品的被发现率。

因此,我们更想达成的关键性功能并不是提高照明度,而是使被展示商品更加显眼,即提高商品的被发现率。这样看来,我们没有必要过分拘泥于提高照明度这件事。

这就意味着,如果即使不提高店内的照明度,也能够找到其他提高商品被发现率的方法,我们就可以尝试切换。

而且,如果还要继续问为什么要提高商品的被发现率,我们就会发现它的真正目的在于增加品牌与顾客的接触点。

通过反复进行以上发问和思考的训练,我们可以将各种各样的功能整理成一个图表,这个图表被称为“FAST图表”。

拆解清单②

针线思维:链接碎片化问题关键词:创构

解决问题的过程中需要将碎片化的灵感串联起来。

为了能够成功地进行创新,必须具备三个要素。创新三要素是指创新的技术、环境和动机。

创新的条件1:知识储备

创新思维分为五种类型——经验型、分析型、类比型、印象型、偶发型。

创新的条件2:丰富的经验

我们应该聚焦于如何逐步增加优质的经验,如何让头脑变得更加灵活,如何让思维的运转变得更快等关键问题。

创新的条件3:激发灵感的环境

在日常工作中,我们要创造能够激发想象力、更加容易闪现灵感的环境,这种环境包括物理环境和心理环境两个层面

拆解头脑风暴法

奥斯本检核表法的改良版

心理学家罗伯特·艾伯尔(Robert Eberle)改进了奥斯本的检核表法,将基本问题压缩为七个,分别取问题的首字母组成一个新的词汇——SCAMPER,也就是我们常说的奔驰法。

与解决问题相关的七个问题如下所示:

• 是否有替代品;

• 能否进行组合;

• 是否可以应用;

• 是否可以修正;

• 是否有其他用处;

• 是否可以削减(或消除);

• 是否可以反过来(或重新部署)。

锤子思维:“实锤”疏忽问题关键词:锤炼

把“荞麦面团”揉搓365次

经构思得到的解决方案必然以适宜的形式回到实践中去,经过再次耐心的审视和推敲,才能最终得以确定。这个过程就是我们所说的“锤炼”。

据说荞麦面团要经过365次揉搓才能呈现出最佳的味道,我们对于“新鲜出炉”的构想和创意也应当如此锤炼。

鸡蛋里面挑骨头

如果总一味地从同一个角度出发思考问题,是无法找出所有缺点的。因此,我们不仅要从正面观察,还要从侧面、上面、下面等不同的角度审视问题,时不时地回过头来想一想“或许还能从哪里找到缺点”。我们应该抱着这种辩证的、怀疑的态度,就如同在鸡蛋里挑骨头那般挑剔,苛刻地审视整个创意,努力寻找其中的疏漏。

恰恰就在这个时候,我们有必要对自己初始的构想和创意持怀疑和否定的态度。我们要追求的正是这样一种谨慎的态度——不断地挑剔细节、寻找失误、弥补疏漏。

思考其他可能性

解决存在死角这一问题的方法有六种,分别是:缺点消除法、缺点减少法、缺点改变法、缺点交换法、缺点加工法和缺点接受法。

平行思维:六顶思考帽思考法

六顶思考帽思考法是由“创新思维学之父”爱德华·德·博诺(Edward de Bono)博士开发的一种思维训练方法,或者说是一个全面思考问题的模式。它提供了“平行思维”的工具,以避免将时间浪费在互相争执上。此方法强调的是 “能够成为什么”,而非“本身是什么”,是寻求一条向前发展的路,而不是争论谁对谁错。

运用六顶思考帽思考法,会使混乱的思考变得更清晰,使团体中无意义的争论变成集思广益的探讨,使每个人变得富有创造性。六顶思考帽思考法在寻找方案缺点环节中能够发挥巨大的作用。

螺丝刀思维:拧紧大脑的发条,让拆解成为一种习惯关键词:完善

只要在解决问题的过程中经过分析、创构、锤炼这三个步骤,即使对于非常棘手的问题,我们也能够构思出巧妙的解决方案。

如果能够改善这个解决方案的不足,能够预想实施阶段潜在的障碍并且有办法将其彻底消除,那么这个方案就是可以付诸实施的最佳方案。

经过以上三个阶段后,我们便可以将方案运用到解决实际问题中去。如果这个方案确实能够达到预期效果,那么问题就能迎刃而解。

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