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企业费用为什么一定要区分可控与不可控?内附案例讲解 收藏

熊林企管咨询师 | 但行好事,莫问前程。 2021/10/09 13:38

企业费用要区分哪些是可控,哪些是不可控的,哪些是固定,哪些是被动的,这个和我们整个视角有一定的关系,可控和不可控都是相对而言,比如说房租,房租对于做零售的店长或店里相关的员工来说,他们肯定是不可控的,因为租金是刚开始就谈好的。

对于谁可控?对于做市场的人员,他们是可控的,比如说市场部的人员,他们去找店面谈,然后把店面拿下来,在他们谈的过程当中,是可控的。

所以可控和不可控是相对而言,对于哪些功能可控,哪些人可控,哪些不可控,这一部分我们做好区分。

我们在做绩效的时候,有个指标叫可控费用率啊或者叫可控费用额,为什么要考可控?因为员工能够影响,他能够控制,或者说他能够去决策的,我们就可以去考核他或者说激励他。

固定被动,也是站在不同的维度来看,哪一些是相对固定的费用,哪些是相对标准的费用,比如说固定费用里面可能有一些摊销,对一些固定资产的摊销,折旧等等,这一些我们有可能把它做成一个固定,然后其他的有可能波动,或者说有可能变化的把它当作是变动费用。

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通过能对应的把它对应上,不能对应的做到及时,然后想办法干掉其他费用。

然后让费用在财报上面及时体现出来真实的状况。

接下来就是罗列相应的科目,罗列科目,主要是两个,一个是维度,一个是层级,我们在列表里边和财报是不一样的,财报记收入就只是记一个营业收入有多少。

我们计收入就要多维度的记录,比如说产品的维度,ABCD 不同的产品各有多少收入,客户ABCD,各帮我们创造了多少收入,不同的市场,有多少不同的部门有多少,通过不同维度的分析或者说记录,我们知道哪些产品卖的好,哪些产品卖的不好,哪些客户功效大,哪些功夫客户功效小,哪些市场规模大,哪些市场空间大,哪些市场空间小,哪些部门创造的收入多,哪些部门创造的收入少?

这些是为我们的经营决策能够做很好的保障,成本其实也是一样的,综合成本是怎么样的,每个产品的成本是怎么样的,甚至到每个制程当中,这一些成本是怎么样的,比如说在生产部门有很多的支撑,每一个支撑它的成本是高还是低,这一些我们也可以来做相应的成本分析。

甚至在某个项目,按项目的成本是高还是低,然后第三个费用也是可以分不同的类别、不同的客户、不同的订单、不同的部门,不同的项目,这样在算的过程当中,我们就能够算的出来,哪些客户帮我们创造的价值更高。

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这些价值高的客户,我们要维护好,他们是VIP,甚至是VIP里最重要的客户,要把企业更多的一些资源或者配套服务给到这些客户,差的客户,我们要采取什么样的方式?哪些市场是规模大的?如何去挖掘,通过不同维度的记录,不同维度的分析,更好的去挖掘空间,更好的去管理好成本和费用。

最终让企业的经营更加的清晰,更加的科学,更加的合理。

分层级就是我们在建这些科目的时候,要分一下,哪些是属于一级科目,哪些二级科目,三级科目,因为如果是说全部都列在同一个级别,看起来会非常累。

有一个学员,他们花了一个星期的时间,老板加上三个财务人员,把整个公司的数据结构进行统一的梳理,梳理完了以后,他专门跑到上海跟我沟通,他说,我们这个数据梳理的逻辑和框架,你觉得怎么样?

我看了以后,问了他一个问题,我说李总你看了以后,你觉得怎么样?李总说其实我们花了很多的时间,也花了很多的精力,但是发现一个问题,看着还是有点累。

我说,当然累,他整个一张纸下来,没有分五百多行,五百多行想一想,如果说把数据填进去了以后,看起来绝对会很累的。

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所以我们对数据要进行层级管理,有一级科目、二级科目、三级科目,那我们就可以隐藏到二级三级科目以后,看一级科目,看整个数据框架和数据结构,然后框架里边一级科目,间隔有点大,我们就可以点开二级科目再看一下,问题在二级科目里边,再点开可以看到三级科目,当然也可以用表格切套的方式,主表体现主表的内容,还有分表,这一个分表是属于成本分析,这个是属于费用分析,这个成本分析是针对这一个产品的成本分析,或者对于这一个产线的成本分析等等。

通过报表的切套,然后让整个数据说话,这个是分层级。

这一两步都设计完了以后,架构有了,科目也有维度,也有层级。

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那接下来就是第三步,就是收集数据,收集数据的时候要注意对我们数据源的处理需要进行相应的备份。

有些数据,可能来自于你的ERP,有些可能来自于一些手工记账本,有些来自于生产部门,有些来自于品质、自于财务、自于人事,那这些数据在汇总之前一定要做备份,因为到时候如果是说数据上面有任何问题,我们可以通过备份的数据去查找原因。

所以先收集好相应的数据,收集好了这些数据了以后进行整理,归类、合并、分解,哪些需要计提,哪些需要分摊,收入和成本之间是不是一一对应关系,这些费用是不是能够做到及时,有没有出现那种波动特别大的,这个月的费用是一百万,刷一下那个月的费用出现了六百万,那我们就要查一下,为什么这个月这么低,那个月六百万的原因是哪几个科目高了,或者哪几个费用比较高,我们要看这个费用需不需要摊销,需不需要分解。

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这一些是我们在做数据,理清数据整理的时候需要做到的,然后做到了以后,在做一些分析,这些数据的匹配怎么样,对应关系怎么样,及时性又如何,按照我们刚才说的收入成本费用,进行分析。

第六步就形成了相应的报表,上面的收集、整理、分析没有问题的,我们把数据放进去,数据放进去开始是一个额,然后就可以算率,成本率、毛利和毛利率、费用率等等。

比如说人均怎么样,人均的费用,人均的工资等等这些我们也可以算人,人效、人均销售额或者说人均毛利我们可以算效。

扩展也是我们今年最重要的一个数据的升级,数据的升级主要体现什么?原来我们只是把数据进行上半部分的一个结构,上半部分的结构主要就是收入成本,费用到账面利润,这一个上面六项。

收入、成本、毛利、费用、税费,利润的一个分析和直接的体现。

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