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公司法务如何做好工作规划?(v2.0)

法务经理人 | 专注公司法务管理 2020/01/03 18:53

俗话说, 一日之计在晨,一年之计在于春 。春天是万物复苏的季节,也是适合做总结和规划的季节。

很多公司都会在年初的时候对过去一年的工作进行总结和分析,对于新一年的工作进行规划和展望。作为公司中的一个重要团队,法务团队当然也需要做工作总结和工作规划。

如何把年度工作规划做好?这是一个值得深入思考的问题。正好我最近作了一个工作规划,结合自己的经验和以及领导的点评,我做一下总结。

1. 法务规划要跟业务协同

在作出具体的规划前,我们 首先要搞清楚法务工作的大方向是什么 我认为法务工作的目标是要跟公司的战略目标和业务目标一致,积极促进公司战略和业务目标的达成,将实现目标过程中的法律风险最小化

所以法务要成为业务部门的合作伙伴,理解和认同业务部门的目标,并且运用自己的法律知识分析判断实现目标的过程中会有哪些风险,并对风险进行控制,采取控制措施。法务在做规划之前,可以先去跟业务部门探讨一番,或者拿到业务部门的规划后先研究一番再做法务的规划。

比如说公司今年的业绩目标是实现业务翻番,那么公司的合同数量肯定会提升,法务如何帮助业务达成目标?在合同流程上是否可以提高效率,对于有风险的条款,是否可以通过培训,传达到销售同事那里?抱着这样的态度进行思考,会发现有很多的事情可以做,而且这些事情对于公司来说都是有价值的。

比如说公司今年进行了战略调整,拓展到新的业务领域,法务可以提前研究这个业务领域的相关的法律法规是什么样,公司在开展新业务的时候如何做到合规经营,并且在业务开展和产品设计之前就可以先和业务部门进行沟通,规避风险和业务开展过程中的扯皮。

2. 法务规划要注重风险控制和预算管理

法务工作本身的目的就是做好风险控制。 在风险控制方面,能出成绩的就是从文化和流程入手,做好员工风险意识的培训以及流程和制度的建设。

预算和成本控制很重要。在大部分公司领导的眼中,法务是一个成本部门和费用中心。法务做好工作免不了需要外部机构的支持,但是如何控制好成本也是非常重要的。事情做好了,但是支出方面让领导不满意,也等于没有把工作做完美。所以法务也要做好合理的费用预算,考虑到各项可能的律师费和咨询费用支出。

说服管理层认可支出的必要性也是非常重要的。法务部再厉害,涉及到海外的专业的法律问题的时候,请律师肯定是必不可少的。 需要让管理层认识和认可外部律师的价值,并且要看到内部团队的管控工作。

3. 工作规划涉及到的模块

就事情的规划和人的规划而言, 事情的规划优先,人的规划服从于事情的规划。 对于人的规划就是分析要实现事情上的目标,需要多少人手和预算,就是要做好资源的分析。

事情的规划方面可以按照模块进行规划,比如说:

  • 合同管理:(合同评审流程/合同授权体系/合同的归档)

  • 诉讼和纠纷管理:(纠纷的统计、律师费的统计)

  • 海外风险的管理: (公司海外子公司所在地的营商环境的调查、海外子公司的公司治理、税务和劳动合规等)

  • 培训计划(对不同部门可以设置不同的培训主题)

  • 知识产权管理(申请和维护费用的预算、知识产权布局、知识产权的许可和收购等)

  • 合规管理:业务经营合规、数据和隐私合规、反腐败合规、贸易合规等

在必要的时候对于某些比较复杂的事项可以听取外部顾问的意见。

人的规划则涉及到团队配置的梳理,看看法务团队的规模和分工是否足以支持业务的发展和规划的落实,如果存在差距,则需要招募人员了。

4、法务规划要有前瞻性

所谓的前瞻性就是法务做规划的时候不能仅仅着眼于一两年的时间长度,而是要预计到未来五年甚至十年公司的走向。

比如说:

  • 未来几年公司上市过程中需要做好哪些准备?

  • 公司上市之后做一些投资并购需要哪些准备?

  • 如何帮助公司成为一个平台型的企业,并且帮助企业建立生态系统?

  • 如何为公司争取更有利的产业政策?

如果法务在做规划的时候对这些问题做了思考的话,就能有针对性的制定一些工作目标并且向公司争取资源。

我们拿产业政策的研究工作举例,这个对于大公司的发展而言也是非常重要的。 如果能够推动立法和产业政策向公司所在的行业倾斜,无疑会给公司带来很大的便利

这个工作具体怎么开展呢?一般这些企业都会参与一些行业协会,或者牵头成立更细分的行业协会,跟政府部门做好接触,通过政协委员或者人大代表提交提案,让政府部门能够倾听企业的呼声;同时跟研究机构合作,争取研究机构能够发出对他们有利的研究结果。像腾讯、京东、美团、大疆这些公司都有专门的研究机构或者政策顾问,这些大的创新公司的研究机构对于这些公司的发展都带来了很大的利益。

再比如说最新网络安全和个人信息保护也越来越受到重视,对于互联网和IT企业而言,如何做好这方面的合规,很大一部分的工作也会落到法务的头上。为了应对未来的监管趋势,法务也得做好这方面的法律研究以及内部流程和制度的设定。

科技型的企业则可以看看如何参与制定行业标准甚至是国家标准,将自己的专利变成标准的一部分,这个对企业来说也是非常有价值的工作。

5. 法务工作规划要运用SMART 原则

所有的工作规划最后都要落实为工作目标,并且分解为细分的工作任务来完成。在制定工作任务的时候有一个黄金的法则,就是叫SMART 原则。具体来讲,就是以下的五个要点:

S=Specific 表示目标必须是具体的,

M=Measureable 表示目标必须是可以衡量的,

A= Achievable 表示目标必须是可以达成的,

R= Relevant 代表目标必须是有关的,

T= Time based 代表目标必须有明确的截止期限。

新知图谱, 公司法务如何做好工作规划?(v2.0)

具体到工作任务的制定的时候,就是工作任务要具体,要有一个完成的时间节点,这样也才好对工作目标是否达成做评判。

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