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数字化采购打通企业采购环节,实现合规提效两全其美

数商云 | 电商平台搭建及一站式方案服务 2021/06/16 11:27

风起云涌的数字化技术浪潮,给零售、金融、制造等多个行业带来了重大变革。随着技术的进一步发展,数字化变革的浪潮已经来到了采购行业的大门口。

采购行业是否会像零售业一样经历重大变革?采购行业的未来趋势将会如何发展?深耕全链数字化运营服务领域多年的数商云给出了答案。

首先,从政府采购说起。政府采购有几个区别于其他采购的特点,比如采购规模特别大、社会关注度高、参与方多等。诸多特点中,最引人注目的是其对程序要求非常高,即对合规性的要求已经达到了严苛的程度。

一个真实案例是一家著名空调公司因为招标文件中的一点小瑕疵而被废标,即使该公司的竞标金额比对手少四百万也无法挽回。这是在一般企业采购或者私人采购中不会出现的情况,政府采购对合规性要求之严格可见一斑。

数商云认为,政府采购时不只重视合规性,也关注采购效率。合规和效率在政府采购实践中形成一个交替往复的过程。合规性要求愈严格,效率愈低下;效率降低触底反弹,合规性松绑,效率略有提高却又滋生了腐败问题,从而进入下一轮合规约束,形成周期性的摆动。这种“一管就死,一放就乱”的怪圈,只有技术能够打破。

怎样实现阳光采购

如今,合规和效率已经不再单纯限于政府采购领域。企业采购同样关注一个问题:年薪十多万的采购面对百倍于自己薪资的采购金额,如何能够抵制诱惑?

目前,国际上风控或合规化分为三个阶段:事前防控、事中监督及事后检查。包括政策流程、预警机制、流程追踪、采购流程拆分等等。但是无论过程溯源,增设监督,抑或增加部门拆分流程,都免不了延长流程周期。保证合规性的过程却令效率大打折扣,可谓顾此失彼。

数字化流程控制,合规提效两全其美

如上图示意,传统采购流程看似简单,却弊病良多。数商云总结有以下几点:

1、传统采购的信息不够充足

无论是初期企业采购管理需求的制定还是供应商的筛选,都因为信息沉淀的不够,而不能择取最优。

2、环节打通不畅

采购者的效率低下多半是由于采购所涉及的各个环节信息不畅,不能连贯打通,导致众口难调,带来低效。

3.、所有流程依赖一个人/部门

无论是低效还是潜在的灰色风险,都是因为所有的流程贯穿都依赖于一个人/部门,没有监管和签收机制,分析和筛选的标准并无科学性所言。

所以,国内的采购行业亟待一次转型,实现企业数字化采购。

智能采购大大提高企业采购效率

智能采购一方面是数字信息化转型,另一方面是业务的信息化。

1、自行整合需求

通过政府采购采购人的采购行为,以及采购资金的历史数据的分析,它会给这个政府采购的采购人来定向的推荐一些产品或者服务。采购需求提出之前,需求方会利用信息库中的数据和目的,使用AI整合出最准确的决策。

2、强大的风险管控

数商云提出的数字化采购模式,将采购行为转移线上,通过权限管理,以PO单为基准,一个环节完成后触发下一个节点,激活节点权限,否则该节点人员无法参与采购流程,实现了采购过程人工无法干预。从而规避了传统采购中可能出现的不合规的环节。节点明确,能实现责任到人,对于企业和政府而言,省去了很多审计和复查的麻烦。

3、明显的效率提升

根据实际调查指出,58%的企业首席采购官关注采购效率问题。而数字化采购则有效的解决了这个问题,并同时实现了成本的控制。只需按照规则提前设定,通过电商下单即可实现订单全流程自动化流转,无需多人协助,即可实现智能采购全过程。

数字化浪潮下数字化采购趋势已经不可阻挡。大数据与AI甚至是区块链的结合运用将会打破传统合规性与效率之间的钟摆效应,兼具两者,企业采购可实现更为便利、安全、可靠的转变。

 

<本文由数商云•云朵匠原创,商业转载请联系作者获得授权,非商业转载请标明:数商云原创>

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