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「DRASTIC强力会议法则」帮你解决“无效会议”!

吕子杰有话职说 | 厨师有菜谱,职场有职谱。 2021/03/05 12:26

新的一年开始,工作又进入了繁忙的状态。对小莉而言,工作中最让她苦不堪言的就是每天开不完的会。随便一个会议往往就要耗费几个小时,更惨的是,有些时候一天里还不只一个会。两、三个会议开下来,一天的时间就没了。每天一堆的会议,却常常没有结论,一堆人白白浪费了那么多的时间,效率极其低……

以上这样的问题,似乎在大多数企业里频频上演,职场中的你是不是也“中招”了? 如果你与小莉一样头痛“开会”,那么你需要问问自己: 你真的知道怎么开会吗?

新知达人, 「DRASTIC强力会议法则」帮你解决“无效会议”!

想把会议开好,或许“ DRASTIC强力会议法则 ”可以帮助你。

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“DRASTIC强力会议法则”,主要分成两大部分: 一部份是日常会议的管理型态,一部份是管理会议的进行方式。

日常会议的管理型态,主要在区辨公司日常会议的会议功能、进行方式的差异,包括周会、月会、季会、年会等等。管理会议的进行方式,主要在强调让会议有效的最重要的三件事。

日常会议的形态

首先,我们先看“DRASTIC强力会议法则”第一部分——日常会议的管理型态。

很多公司周有周会、月有月会、季有季会、年有年会,但是会开了十多年,却不知道或是无法分辨这些会议的差异与目的。

DRASTIC之“行动”

在“DRASTIC强力会议法则”中,D是指周会最重要的一件事情——行动。

周会的目的,是明确与检查“行动”。 一般周会的时间,建议最好在2个小时以内,不需要太长。

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1)周会由主持人开场后,就由各部门与会者快速地进行报告。 报告的重心主要在:上周完成与未完成的工作事项、主要的问题点与方案对策、本周的主要工作重点、需要协调的工作内容。

每个部门快速的说明,建议时间在5分钟左右,不需要做展开。除非需要大家都知悉的内容,否则一般不必深入探讨。

2)部门报告完成后,根据各部门需要协调的内容,由主持人确认彼此是否明确与达成一致。

3)最后,处理临时动议事项或是公司整体宣告事项。

做完这些事情,周会就可以结束会议。

DRASTIC之“报告”

在“DRASTIC强力会议法则”中,R是指月会最重的事情——报告。

报告什么?

报告公司整个月的整体经营状态。

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在月会中需要让与会者知道公司整体的经营状态,一般数字的呈现是非常重要的部分。 通常建议把月度会议的时间控制在4个小时左右。 月会的报告可以分为两大部分:

第一部份,报告每个部门月度的经营状态。 报告内容可以直接关联到部门的关键绩效指标,用数字来呈现工作的成果。跟周会报告类似,不过需要从月的角度来说明达成状态、差异原因与对策。另外也要说明次月的主要任务。

另外一部分,主要是针对部门的项目型工作进行报告,同样需要针对项目进度、现况、问题及对策进行说明。

针对需要其他部门支持的部分,以上两大报告部份都必须进行明确的说明、讨论与确认。

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除了这两项报告以外,与周会相比,月会还有两个差异点: 一是讨论主题议题。 每次月会都应该有主题议题的讨论,主题议题来自于企业高层对于经营的思考与反馈,针对公司整体的运营状态提出1-2个关键议题,并进行工作层面的讨论。 二是针对本月公司的经营、部门的表现、人员的状态,管理层应该给予点评、表扬与赞赏。

很多公司的月会都在谈事,但月会其实是公司管理层凝聚人心的重要手段、方式与时机。不要看轻月会沟通的价值。

DRASTIC之“调整”

在“DRASTIC强力会议法则”中,A指的是调整。

在季度会议中,调整是最重要的工作。 调整目标的效度、调整工作的方式等等。

企业目标被认定后不应该轻易调整,但当发现执行与现况有落差的时候,就需要进行调整。当然,调整未必就是调整目标,也可调整执行的方式,帮助达成目标。

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一般来说, 建议企业每个季度要安排1天的季度会议。 在分享公司经营状态与市场动态后,应该由每个部门就“经营目标与行动方案的调整”进行探讨及确认。当部门的目标与行动方案完成调整后,相关部门的配合也需要进行同步的调整。

另外,在季度会议中一般容易忽略“市场动态”议题,虽然说市场动态与预测应该更快速的反应,可能在周、月会中就需要探讨,但是 在季会中需要对市场动态进行更系统化与全盘化的预测。 这会有助于部门目标与工作的调整。

DRASTIC之“年度经营战略”

在“DRASTIC强力会议法则”中,S是指年度经营战略。

这里所指的年度经营战略,并不是要求企业用2天的年会时间讨论年度经营战略,毕竟战略的制定,需要更高层次的判断与更深入的讨论。所以,这里所指的年度经营战略,是指 企业需要用2天的时间集中探讨——“如何将企业的年度战略,合理地转换到部门的落地计划”。

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所以,企业每年都需要用2天的时间进行企业年度会议。

在年度会议中,除了总结去年的工作、转换今年的战略外,还包含对战略型项目的探讨、目标的确认与整体激励表现的讨论。

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管理会议的方式

最后,在“DRASTIC强力会议法则”中,管理会议的方式——TIC分别为:

T代表清晰的目标。 每个会议在开始前都需要有一个清晰的目标,即对达成结果的预设。

I代表讯息的整理。 会议前就需要汇整相关的讯息。会议后要把结论进行整理。

C代表对会议、议题的控制与结束。 会议中要控制每个议题的讨论,在确定无法产生结论时,对议题进行搁置。适度控制会议的进程,能让会议更有效。

总之,善用“DRASTIC强力会议法则”,能让“开会”变得更有效。

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