致远互联智慧公文 赋能政务办公安全更高效

致远互联 | 中国领先的协同管理软件提供商 2020/11/10 13:15

十八大以来,党中央、国务院把科技创新摆在国家发展全局的核心位置,围绕实施创新驱动发展战略作出了一系列重大决策部署。对于国资央企等大型企业来说,公文是企业正常运营的基础,企业的日常工作如重要通知发布、任务下达、工作请示、会议记录等都需依靠公文。出于对效率和安全的重视,也为了响应自主创新要求,国家多部门针对电子公文国产化,颁布多部指导文件,全面推进电子公文信息化建设工作。

那么公文到底是什么?在公文管理中又有哪些管理难点呢?

公文管理,顾名思义就是公文的产生、处理和管理的行为或过程。即从公文的形成、操作、处理、传输、储存到档案的转换或销毁、以特定的方法和原则制作、处理和保存公文。所以,从公文的定义我们可以看出,公文管理首先要完成的就是对公文文件的整个生命周期的管理。而公文管理的目的就是对收文、发文过程及行文规则进行规范化管理,以保证公文在处理过程中及时、准确、安全。

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公文管理在政府和国有企业是一个复杂的系统,因为涉及部门和人员极为广泛,同时,公文的起草和审核是否规范、数据格式是否统一,各单位的公文如何对接、如何签署才能保证公文的合法性和权威性,如何实施才能保证公文的有效性和安全性等等都是需要关注的内容。另外,为了紧跟办公方式的发展趋势,也需要手机或其他便携设备来支持布局文件,这也意味着移动化电子文档管理将是一种趋势。

致远互联电子公文解决方案以工作流为基础,可实现收文、发文管理过程的全面自动化,同时可灵活设置公文流程,并能自动进行流程跟踪、催办、查办、归类存档和检索等操作,使公文高效传递,便捷查阅,流转过程全程留痕、监控,打造了全面适配国产化、电子化、智能化、移动化的公文管理。

公文的全过程标准化、规范化管理

公文作为一种公务活动上传下达的表达方式,内容、格式、制定程序要严谨,必须符合法律和有关规章的规定,否则就是无效的。所以 标准化、规范化是公文管理的基础。 在致远互联协同运营平台电子化流程的灵活设置下,致远电子合同解决方案可以让各个规模的国企单位通过一个平台,统一撰文格式、流转路径,实现各司其职、各负其责、协调配合的公文流通状态。

电子公文的一体化、规范化管理。 致远互联电子公文解决方案遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则,提供公文档案库,实现电子公文的整理、收集、归档、借阅、保管,并提供对公文档案的操作日志,确保并有效维护电子公文的完整、真实、有效和安全。从文单制定,公文要素,收发转签阅,符合公文严谨严肃性,支持普通发文,联合发文符合公文多样性;公文流程灵活,规范流程与自由流程自由组合,实现公文运转的严谨性和安全性,也保证公文处理和办理的灵活性和人性化;公文交换实现协同系统内直接交换,以及高效实现与系统外的机构进行交换,支持与书生、方正等公文制作系统集成一体。

签章电子化,助力高效审批。 公文的签署过程,即办文环节,大多数领导还是习惯于纸质签发体验和观感,因此致远互联电子公文解决方案支持在文档的随意位置签批、盖章,延续了领导的纸质签批体验,但是又比纸质签批更加灵活可控。电子签章系统的接入是真正实现公文电子化的重要工具。能将散落在各个机构、各个部门的所有签章,借助安全认证进行信息电子化,进行使用、存管的全面统一。

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收发文、交换和文档管理一体化

除这些通用功能外,致远互联电子公文解决方案还提供了一些特色应用,让不同企业、不同行业都有各自不同的公文业务。

灵活定制公文处理流程 让公文管理更灵活、易用

每个企业的组织架构不同,公文种类不同,公文处理路径也不同,以大型企业集团为例。

集团企业由于组织机构庞大,涉及的公文种类非常多,基本全覆盖15种常用公文种类。集团企业组织架构也比较复杂,内部各个部门、各个分子机构之间有着密切的公文流转需求,但是又必须遵循特定的发文流程行文规范。比如在发文场景中,只有集团的一级部门(各大分子公司)、二级部门(人事行政、审计财务等)具备发文资格。但是特殊情况下,集团层面的项目组合工程部经过授权后,也可以具备发文资格。行文过程也是一样,一般来说,集团可以对下属分子机构行文,下属分子机构也可以互相行文,但是下属分子公司却不能越级行文,当然也有联合行文的情况。

集团企业的电子公文流通体系。 集团企业的公文管理非常复杂,在实现过程中首先要做的是,根据集团管理架构以及公文管理制度规范进行公文流程固化,形成电子化公文流通体系。致远互联电子公文解决方案,围绕组织内的公文管理中的收发需求,灵活搭建办公场景,从发文格式到发文路径,一条流程就能快速实现拟稿、会签,拓展应用场景,提高使用灵活性。根据不同发文需求,可以设置不同的发文流程,本系统支持自建流程和调用公文流程。公文流程中的节点权限也可根据实际需要由单位管理员在公文应用设置中设置。

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公文流程定制

跨部门、跨单位的公文传输和交换。 由于公文中存在跨部门、跨单位之间公文传输,致远互联电子公文解决方案通过提供统一的业务平台,不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作,完成向主送、抄送、抄报单位发送公文,以及接收单位对外来公文的签收,保证公文交换留存必须数据的情况下,完成系统自动送文,利用可定制交换流程环节的能力,实现企业电子公文交换实际场景中的灵活性。

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公文交换场景

全程监控的公文管理过程让操作安全、高效

组织规模越大,信息的流通过程越复杂,在整个流通过程中到底是谁修改了信息,一旦出现错误,又该怎么追责?所以,简单的公文在线,不能完全满足政务行业对公文管理准确、及时、安全、保密的需求。企业管理者而言需要时刻监督每个公文的处理情况,保证对公文整体过程的知情权,实现信息共享,便于领导从整体上进行宏观决策。公文的相关管理人员也需要能随时查看公文,以便当公文执行过程出现问题的时候,能及时进行联查和筛选,及时跟踪问题原因,解决问题。

致远互联电子公文解决方案,对公文收发过程动态监控,记录下公文的每次修改操作,谁修改的、修改的哪里一查便知,可以知进度、好干预,帮助企业完善追责体系,提高信息传达精准性。另外,办公效率智能统计,也减少了信息的搁浅,实现公文的全程监控,操作透明,高效省心。

收发过程动态监控,知进度、好干预。 致远互联电子公文解决方案可建立政务门户,形成公文信息督查窗口。公文由谁创建、谁查收、审批意见如何、修改信息等清晰记录,方便随时核查。公文的流转进度可以通过流程监控,停留在哪一个节点,都能及时获悉、及时督察督办。因此可以说公文管理的整个过程都有监控记录,公文下发过程中,在哪个节点、谁还没有操作都能清晰显示,另外,如果出现信息有误要收回、暂停扩散的情况,管理层可以随时通过系统强制收回,把信息快速控制在最小范围。

办文效率智能统计,减少信息搁浅。 利用智能报表对组织机构的办公效率进行监控,谁负责审批、处理时效如何都有记录,管理人员可以及时监控,掌握整个机构的信息流通效率。确保操作记录,让业务在电子环境下透明化,降低信息流通风险。系统自动汇总单位收发文情况,自动生成图形化报表,从不同角度展示公文流转情况,辅助领导进行管理分析,例如哪几类公文用得多、与哪个单位公文来往频繁、待办公文数量、已归档公文数量等,有效提升内部公文管理效益。

PDF智能转换,文件安全防篡改。 首先我们需要防止公文被非法截取,这是网络安全的问题,同时也需要考虑到,万一公文被非法截取的话,公文的安全如何得到保护,这就需要通过密码技术来解决。根据国家有关管理部门的要求, 正式公文必须采用硬件加密,含有国家机密的文件还必须采用国家制定的密码机。本系统采用离线式的数字签名技术,不仅易推广,也更加安全可靠。

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公文监控

移动端灵活应用 随时开启便捷审批

2020年1月以来,新型冠状病毒的疫情突然爆发,愈演愈烈,全国上下众志成城,仿佛正经历着一场没有硝烟的战争。在国务院及各地方政府的倡导下,各地纷纷颁布了延期复工的措施。为了在复工后尽量减少员工感染病毒的情况,远程办公成为了当下各行各业都开始实践的工作形式。致远互联电子公文解决方案实现移动端办文审批,帮助企业、公司突破了办公的空间、时间的限制。这样无论在哪里,手机就是自己的公文包,能够随时发文、查阅和信息共享的随时随地的进行。同时,企业已经可以直接用手机进行手写批注,符合传统公文管理习惯,这样在时间、工具限制就更小,从而显得更为智能。

移动端的灵活应用,能随时开启便捷审批。 致远互联电子公文解决方案集成至政务微信工作台,同时与微信互通,提供多端办文体验,不仅能使用PC端进行公文的处理,移动端也能方便地处理批件,让办公更加触手可及。数据自动同步到移动设备,手机、平板就能化身移动公文包,预览即可查看正文内容,随时随地审批、办理。例如根据公文文种,支持自定义审批流程、审批时效和成员的拟稿权限。审批超时自动发送催办提醒,有效避免审批遗漏问题。审批退回/通过皆可附上审核意见,修订记录可溯源。审批通过后,可进行模板套红和归档操作,归档后可在公文库中查询。

与其他业务应用天然连接,实现政令落地,高效指导业务。 致远互联电子公文解决方案的实施完全贴合日常公文管理过程,其收文、交换、发文这三大功能模块,将组织的业务信息串联起来,基于V5协同管理平台,公文应用与其他业务应用天然连接,实现政令落地,高效指导业务。致远互联电子公文解决方案帮助企业全面普及移动办公,让信息共享更自由。

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