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倪云华:如何开一场高效的会议?

倪云华新知 | 分享前沿、有用的创业和管理知识 2019/09/03 15:27

你好,欢迎来到团队管理课。

今天我们想聊一个在工作当中常见的话题,那就是会议。我想可能你在工作场合一天有很多的时间都花在各种各样的会议上面,但是根据调查,我们很多人的会议都是非常的低效的。

那到底我们在职场当中如何去更好地开好一场会议?今天我们就想简单地来聊一下这一个话题。

那一场会议的好坏其实有很多的决定因素,我想第一个重要的因素对一场会议来说,就是会议的议程。有时候我们认为一个小时的会议,那就是在会议室当中的一个小时。但其实对于会议的时间安排来说,它的时间涉及到会议前会议中和会议后。特别是在于会议前和会议后的时间很多时候都被大家所忽略掉了,但这确实是一场会议的重要的部分。

我们在会议前要做些什么样事情?在会议前作为会议的组织者,你需要把这场会议的所有的信息以及会议的议程,发给相关的参会人,让他们用各自的时间去了解这场会议要讨论的内容。那当他们到达了会场以后,他们所需要做的事情那就是决策,他们不需要花更多的时间去讨论思考或者了解背景信息。

所以会前是非常重要的一个时间段。会前也要告诉所有的人,参会的地点时间具体的议程和我们希望达成的目的。

那在会议的当中很重要的几个环节是在于:

第一,一场会议应该要有一个会议的组织者,还有一个会议的最终的决策者。这两个人的存在是分别代表:一个人可以让这个会议执行的更加流畅,一个人可以让这个会议有最终的结果。

如果当这场会议的所有参与方都不能最终的拍板的时候,那这场会议一定是无效的会议。同时在会议的现场你要注意的情况就是,其实从我个人的角度来说,我很不倾向所有的人带着电脑进入到会议室。因为带着电脑进入会议室就意味着每个人都在做自己的事情,而且同时像微信这种方式也是对于我们会议的效率非常具有损伤的。所以我不建议大家用电脑或者用手机在会场做不相关的事情。

那同时在会议的过程当中,我建议大家都要积极的发言。如果你发现某些人在这个会场当中他从来都不发言,那也许这个人根本就不需要参加这场会议。

还有一种情况就是我们要避免小范围的讨论,我们有时候看到很多的会议的场合,有很多人小声地在议论着会议的内容,那这样其实是没有效果的。应该让所有的人保持着和会议同样的节奏,这样才能达成我们预期的效果。

还有一种情况就是我们在讨论的过程当中发现一件问题,我们在这场会议没有办法达成最终的结论。那这个时候其实作为会议的组织者有必要告诉大家,我们把这个问题先搁置一下,我们放到下一场会议再进行继续的讨论。

所以在会场的过程当中一定要保证所有的人都关注到同样的事情,保证做到集中的决策和有效的执行。

等到会议结束以后很重要的一点就是,不是会议室的门关掉了这场会议就结束了,这场会议还在持续的进行当中。

我们通过会议的记录很重要的还要做到next,就是下一步这场会议我们达成了什么样的决策,最终有什么人需要去做什么事情,并且要把做的事情的结果向参会人进行汇报。所以在事后的这个过程的follow  up,其实也是非常重要的一个阶段。

那这样你在一场会议当中要兼顾到事前事中和事后,那这场会议就会做得更加的完整和高效了。

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