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汽配门店进出业务流程介绍

汽配经营与管理 | 让汽配经营更轻松 2020/03/31 09:31

新知达人, 汽配门店进出业务流程介绍


总流程介绍

此篇文档主要是描述汽配门店在 汽配云 在线管理系统运作下的业务架构、流程及商务要求。

此流程的源头以进库和出库为开始,其他的工作是以进库及出库单的生成而按先后秩序逐步进行,流程中的核心业务动作系统会自动产生指令,逐层围绕着不断产生的指令来将整个流程走完,做到环环相扣、互相监督工作进程,最后由财务统一监控。

所有的单号都由系统自动产生流水号。每个指令的完成者系统后台都有记录。


1 、进库流程

采购入库流程

步骤 1 :制订采购订单。

参与人员:协理员、销售经理、店长

协理员结合市场信息、库存情况、销售数据(系统可以提供所有销售数据供采购员查询也可设定采购订货公式自动提取)在系统采购模块中制定订单,(也可变通用笔记本记录),如有开通电商平台的供应商可直接在询配模块电商平台中做好在线订单,由销售经理进行价格、数量的确认后电话报货或系统下订。


步骤 2 :到货验收。

参与人员:协理员、销售经理、理货员

供应商收到订单后送货到公司(或自提),把送(提)货清单及相关的订单交由协理员在门店 到货区清点、验收 ,同时协理员也对货物进行查验,如果没有质量问题,由协理员对送货清单进行签收(备注:进货清单要求供应商留一份给门店进账用),如部分货物有质量问题的,当场拒收返回给供应商,并对送货清单进行修改,然后才签收。自提的如有质量问题的,可将有问题的货入三包废品库,过后协理员再统一退回给供应商。


步骤 3 :维护采购入库单。

参与人员:协理员(销售经理、店长)

协理员在系统中找到相关的采购订单或询配订单跟踪,先生成采购入库单(如是笔记订单的可直接一采购入库单),再同验收清单进行对比,如此次采购包含新品,应对新品的相关属性进行定义并核对,如缺货、少货、多货的商品进行修改。


步骤 4 :审批采购入库单。

参与人员:协理员、店长

维护好采购入库单后,进账员打印一式两份采购入库单,再与验收清单核对无误后在采购入库单上签名后送呈店长进行核查,店长核查无误后,确认支付方式,审核采购入库单。


备注:

采购入库单一式两份,一份业务联,一份财务联。

如果此次采购到货验收由理货员完成,理货员需在采购入库单“验收”一栏签名(正常情况协理员不在岗由理货员代理其工作)。


步骤 5 :发入步指令、打印及粘贴条形码、入库归位。

参与人员:协理员、理货员(销售人员协助)

当店长审核完采购入库单后,就可在系统中对该采购入库单发入仓同步指令。接下来,协理员打印及粘贴条形码,和理货员一起将产品 入库归位

备注: 本流程主要针对人员数量不多、仓管专职人员少的门店而设计,此种情形下,仓管员一般要兼任进账点货、拣货、提货人员角色,工作量大时,还需要销售的同事帮忙。

步骤 6 :采购入库结算。

参与人员:店长、财务人员、供应商

经过上述环节后,协理员将采购入库单据交给财务人员与供应商业务人员办理结算,财务人员需 确认采购入库单上是否有协理员的签名,系统单据店长是否审核了 。如此才能确认该单有效。如果此次结算方式为现金,财务人员在确认该采购入库单有效后,经请示店长后就可付款给供应商,并加盖现金付讫章, 供应商收到现金时,需在收款单据上的“收款”处签名,签名了的收款单据作为现金支付凭证存档 ;如果此次结算方式为挂账,而供应商要求签字确认时,进账员和财务人员可按门店相关规定,在供应商的送货清单或销售单上签字盖章,以证明该单未完成结算。最后,业务、财务各留一份采购入库单,供应商的提货清单也应留存给财务备查。

销售退货入库流程


步骤 1 :检查欲退货物是否属于可退范围。

参与人员:销售顾问、销售经理

客户退货回门店 到货区 后,销售经理在系统中查看该客户欲退货物的销售记录。确定是本门店销售后,判断是否有属于可退范围的货物,如果不是,退回给客户并说明原历;如果是,进入下一步骤。


步骤 2 :判断欲退货物的性质,在系统中开销售退货单。

参与人员:销售经理、协理员

对于可退范围的货物,销售经理与协理员一起检验退回的货物,做鉴别、分类,如有分歧则要求店长共同来判别。原则要求可退的与不可退的分开、不可退的由销售经理与客户沟通返回,可退的又分正品、废品,统一由销售经理开销售退货单。

备注: 销售经理在开销售退货单时根据退货情况选择销售退货或库存退货;增加退货产品时根据产品情况选择正品仓、废品仓。


步骤 3 :送呈、审核销售退货单。

参与人员:销售经理、店长

销售经理打印一式三份销售退货单,送呈店长审批,店长无异议后在系统中对该销售退货单进行审核。(此权限也可不用经过店长直接由销售经理审核)

步骤 4 :货物入仓交接。

参与对象:销售经理、协理员、理货员

销售经理将审核好的销售退货单交给协理员,协理员和理货员一起对退货商品进行清点核对,核对无误后在销售退货单上签名确认交给财务人员。


备注: 本流程主要针对人员数量不多、仓库专职人员少的门店而设计,此种情形下,理货员一般要兼任拣货、提货角色,当汽配件较重时,还需要其他部门的同事帮忙。


步骤 5 :提货入仓。

参与对象:协理员、仓管员

协理员和理货员一起对退货商品区分正废品,有条形码管控的门店打印粘贴条形码。 正品检查其包装,对包装损坏的予以维护好后入正品库归位;废品入废品仓归位。


步骤 6 :销售退货结算。

参与对象:销售顾问、销售经理、财务、客户

经过上述环节后,客户就可到财务处办理退款结算, 财务人员需确认销售退货单是否审核算、打印出来的销售退货单据上是否有协理员的签名,如此才能确认该单有效。 如果没有协理员的签名,财务人员需核查哪个环节没有处理好。如果此次结算方式为现金,财务人员确认该销售退货单有效后,请示店长后就可退款给客户,并加盖现金付讫章,客户收到现金时,需在销售退货单上的“收款”处签名;如果此次结算方式为挂账,而客户要求签字确认时,财务人员可按门店相关规定将有协理员签名的三联销售退货单中的一联交给客户,以证明该单未完成结算。


应付账结算流程


供应商按合同向采购人员提出结账要求, 采购人员通知财务核对发票或清单及电脑账,核对无误后财务填写现金付款单交店长签名审批,供应商收款后在付款单收款栏签名。如是网银或银行转账需打印转账单据作为财务付款凭证。最后财务在系统做结算销账。

备注:采购人员门店基本上无固定人员,可分模块分给协理员、销售经理、店长负责。


2 、出库流程

销售出库流程(上门交易)


步骤 1 :根据客户需求开单。

参与人员:销售员、客户

门店销售员根据客户提出的需求开单,并详细说明产品产地价格情况。对于库存没有又要先开单、或者电脑账没有而实际存在的产品,可以使用急件开单的方法解决(备注:有关急件处理的后续环节,大家可参考本章的第 4 小节——《急件处理流程》。)。


步骤 2 :审核并打印销售单。

参与人员:销售员、客户

当客户确认所开单零件后,销售员就可以审核销售手推车单据了,审核后将销售单打印出来(一式三份)。如果此单是挂账单,客户需在销售单上签名确认,下一环节直接跳转到步骤 4 ;如果此单是现金单,下一环节按顺序来到步骤 3


步骤 3 :现金财务结算。

参与人员:销售员、客户、财务人员

如果此次交易使用现金结算,客户必须先付款才能领货。销售员把销售单交财务处,当客户付款后,财务在销售单上加盖现金收讫章交一联给客户,一联给仓库并留存财务联。


步骤 4 :仓库领货。

参与人员:销售员、客户、仓库人员

客户找仓管员领货,仓管员根据销售单仓库联拣货。


备注:

本流程主要针对人员数量不多、仓库专职人员少的门店而设计,销售员为销售经理、销售顾问。仓库人员为协理员、理货员。

此处出仓使用的是“被动”模式,即销售员开具销售单后,仓库人员才开始出仓作业,而在实际操作中,为了节省销售时间,在销售员开单过程中,仓库人员就可先期拣出销售员与客户确认好的商品。当销售单据开好,客户付款后就只需验货核对了。

如果销售单上的支付方式是“现金”,仓管员还需核对销售单是否盖有现金收讫单,如果没有则要求客户先办理付款手续。


步骤 5 :客户验收提货。

参与人员:客户、协理员

当客户需要的货物拣齐后,协理员验货无问题后查验下销售单的结账方式(挂账客户必须要有签名;现金客户必须要确认财务己收款。)无误后交接(为保证出仓数据的准确性,在仓库环节拣货人和验货人可相互协调,主要要注意商品的名称、车型、产地、数量)。客户验收后,就可带货离开了。


销售出库流程(送货上门)


步骤 1 :根据客户需求开单。

参与人员:销售员、客户

接到客户电话后,销售员根据客户提出的需求开单,对于库存没有又要先开单、或者电脑账没有而实际存在的产品,可以使用急件开单的方法解决(备注:有关急件处理的后续环节,大家可参考本章的第 4 小节——《急件处理流程》。)。


步骤 2 :审核并打印销售单。

参与人员:业务员、客户

当客户确认所开单零件后,确认客户的支付方式,销售员就可以审核销售手推车单据了,审核后将销售单打印出来(一式三份)。


步骤 3 :仓库发货。

参与人员:销售员、客户、仓库人员、送货员

销售员把三联销售单交给仓管员发货,理货员根据销售单拣货,当客户需要的货物拣齐后,协理员验货无问题后把销售单交给送货员并与其商品交接。


备注:

在此流程中的送货员可以外请人也可是销售员或仓库人员等门店内部人员兼。但不论人员如何安排,在出仓过程中的数据无误必须要两人以上对单据及产品核对过。

②此处出仓使用的是“被动”模式,即销售员开具销售单后,仓库人员才开始出仓作业,而在实际操作中,为了节省销售时间,在销售员开单过程中,仓库人员就可先期拣出销售员与客户确认好的商品。当销售单据开好后就只需验货核对了。

步骤 4 :送货至客户处。

参与人员:送货员、客户

送货员把货物送至客户处,交给客户销售单据并与其核对。如果此次销售客户有货不要,或者货物有质量问题,可按照门店相关规定在销售单上进行修改。如果此次交易只结算了部分现金,客户需按照双方约定在销售单上注明己结多少未结多少并签名确认。现金单收款即可。


步骤 5 :回到公司办理现金缴纳或退货等手续。

参与人员:送货员、财务人员

送货员返回到门店后,如果此次交易客户有货退还,销售员需依据销售退货流程开销售退货单。挂账客户,必须把客户签名了的销售单交给财务保存。现金客户,需拿着相关的销售单和销售退货单到财务处做现金收银结算。


备注:

如果销售单支付方式选择了挂账,而客户又做了部分或全部现金结算,财务人员在做现金收银前,需先到客户的应收账款明细中,找到该销售单做应收款结算。

销售退货开单的后续处理环节,大家可参考《销售退货入库流程》一节。

财务人员在与送货员结算时需注意挂账销售单据是否有签名,销售退货单是否有协理员签名。


采购退货出库流程


步骤 1 :开采购退货单。

参与人员:采购员、供应商

采购员与供应商沟通,提出要求处理不能二次销售的和滞销的部分产品,达成共识后可以退的货,在系统中开采购退货单。采购员核对采购退货单信息无误后,打印一式三份(业务联、财务联、供应商联)送呈店长审批。


步骤 2 :审核采购退货单。

参与人员:采购员、店长

采购员将采购退货单信息请示店长后,如店长无异议,采购员就可根据退货时间安排在系统中审核该采购退货单了。

步骤 4 :仓库发货。

参与人员:采购员、仓管员

采购员把审核打印的采购退货单交给仓库人员拣货,仓库人员根据单据拣货,当货物拣齐,协理员验货无问题后,交给采购人员与供应商对接。


备注:

本环节主要针对人员数量不多、仓库专职人员少的门店而设计,此种情形下,仓管员也可在采购员开具退货单的同时拣货。但绝不能少验货核对环节。

采购人员与供应商对接方式有二,一是供应商人员在门店当面对接。二是物流送货地接。不论何种对接方式,采购人员都要及时跟踪对接情况。


步骤 5 :退货给供应商。

参与人员:采购员、供应商

进账员把货物交接给供应商,供应商核对无问题后如果该张采购退货单的支付方式是“现金”,供应商需将现金退还给财务;如果该张采购退货单的支付方式是“挂账”,供应商应按照双方约定在采购退货单上签名确认。最后,采购退货单一联留给供应商,一联留做业务存根,一联留财务做账凭证。


3 、库存调整流程

盘点处理

正常盘点

须在所有进出库业务停顿期间进行。协理员按一定的规则范围打印盘点清单,将盘点清单上账面数部分裁剪下来。理货员持清单进行盘点,并将实际数填写在清单实际数一栏,盘点完毕交给协理员,协理员将裁剪下的拼接回去,如有差异的,要求理货员重盘有差异的品种。如重盘还是对不上,则需排除是否有隔天未发货的销售单等原因。如确定是有差异了,则作盘点调账处理并追究责任。


非正常盘点

在业务进行过程中如发现某种零部件账面与实际库存不符(比如仓库发不出货或数量不足等),通知协理员即时打印该零部件的盘点单,排除各种原因,如确实有差异,则作盘点调账处理并追究责任。


调仓处理

因实际情况(比如发现某个仓库货品太多、归仓原则发生变化、入错仓库、正品调废品等)需要调整某些货物的仓库。

如在同一仓库中需要调整货架位,则由仓库人员员根据调整后的货架位直接在系统中修改货架位。


4 、急件处理流程

急件(采购)处理

销售时发现库存不足,对需求的产品生成急件采购需求,进账员在系统中查询到急件采购处理需求,经店长批准后,打电话向市场同行进行采购,采购回来的货物清点后,在系统中进行急件采购处理,生成急件采购单,产生应付账,打印签字后交财务留存。


急件(盘盈)处理

销售时发现某些产品电脑账面库存不足,而实际库存充足,此时销售人员可使用急件开单,协货员查询到急件盘盈需求后,在系统中进行急件盘盈处理。


急件(移货)处理

销售时会发现一些产品库存不足以开单,而这些产品已经采购回来但未最终入库,此时可先使用急件开单,待产品入库后,在系统中进行急件移货处理。


附:岗位角色功能点列表

说明:① 本表列出了门店岗位角色需要关注的功能点,打勾代表该功能点是此角色需要关注的;② 具体实施时,实施人员或门店可结合实际情况灵活调整。③ 在保障流程的顺畅实施,需对有人员休息等原因不在岗时,有相对应的人员角色替代。④ 在门店新开账套时,必须按要求设置好系统参数和辅助资料(具体请参考 汽配云 在线管理系统操作说明书)


岗位角色


功能点列表


店长

销售经理

销售顾问

协理员

理货员

财务人员

公司

消息

出谋划策





配件资料


连锁管理







部门管理






仓库






用户管理






系统权限分配






联系人档案


车辆档案










销售

客户档案


销售手推车

销售单

销售缺件


报价订单



销售退货


报销单


销售报表




库存

入仓单







出仓单







盘点清单




盘点调整单



调拨出库




仓库移货




模块管理




库存浏览

状况浏览

修改货架





产品合并





数据导出






物流发运单

套件组装



套件拆装



报表中心









采购

供应商档案

采购订单


采购入库

急件处理



采购退货

采购订货公式



报表中心



资金

应收账款

信用管制



预收账款





收款作业





应收汇总



应收明细



现金收银





应付账款

预付账款





付款作业





应付汇总





应付明细





现金付款






其他收入





费用支出





银行转出账





账户





支付方式





报表中心





询配

网上对账单


电商平台


询配产品高级版


订单跟踪


退货跟踪


车型配置查询


询配网





设置

流动级别






邮件管理






配件价格参数设置






配件整批调整






配件辅助资料






合并配件信息



系统设置






商品类别




回收站









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